מה מנהל הפרויקט יודע על איך לעשות עבודה

מנהל הפרויקט הוא יותר ויותר אחד התפקידים החשובים ביותר של היום מלא יוזמה, העולם של עבודה קבוצתית. אחרי הכל, פרויקטים נמצאים בכל מקום בארגונים שלנו.

מעצם הגדרתה, פרויקט הוא כל העבודה שאנו עושים פעם אחת; זה זמני וייחודי. אנו מפתחים מוצרים חדשים בפרויקטים. אנו מיישמים תוכנות חדשות כגון תכנון ארגוני של הארגון שלנו או של תוכנת ניהול קשרי הלקוחות שלנו באמצעות צוותי הפרויקט.

-> ->

אפילו העבודה של חדשנות ופיתוח אסטרטגיה וביצוע מתבצעים בצורה של פרויקטים.

אנשים אשר תפקידו של מנהל הפרויקט בארגונים שלנו הם חיוניים להישרדות של החברה שלנו ואת ההצלחה. הם מאפשרים לתאם ולבצע את העבודה, והם עושים זאת על ידי החלת המדע והאמנות כאחד.

-> ->

מנהלי פרויקטים מנוסים מיומנים לסייע לקבוצות לקחת רעיונות מורכבים המוצר מפרטים או דרישות הלקוח ולשבור את הרעיונות לתוך חתיכות לעיכול של עבודה. הם מתאמים את המשאבים ואת זרימת העבודה; הם מנהלים ומדווחים על תקציבים וחשוב, הם מובילים ומדריכים את חברי הצוות שלהם באמצעות החלטות קשות ובעיות מאתגרות.

מנהלי הפרויקטים הטובים ביותר הם משאבי פרודוקטיביות יקרים, והלקחים שהם לומדים והמיומנויות שהם מטפחים חלים בקלות על כולנו בעבודה "לא מספיק שעות ביום".

תשע שיעורים על פרודוקטיביות מהעולם של ניהול פרויקטים:

1. התכנון המשולם בזמן משלם דיבידנדים. בעולם המהיר שלנו, יש לנו נטייה בולטת למהר לתוך יוזמות מבלי לקחת את הזמן כדי להבהיר ולתכנן. מנהל הפרויקט שלך מבין כי הזמן המושקע בתכנון מראש משלם את הצוות בחזרה עם חיסכון בזמן בצורה של פסולת מופחתת חוזרת בעתיד.

בקורסים שלי MBA על ניהול פרויקטים, נקודה זו חוזרת על עצמה שוב ושוב על ידי התלמידים, המתארים את נקודת המבט החדשה שלהם על היתרונות של השקעה מספיק זמן מראש הבהרה ותכנון. כפי שלמדתי מאבי לפני זמן רב כשעבדתי על פרויקטים לשיפור משק הבית, "למדוד פעמיים, לחתוך פעם אחת. "

2. אמנת ברורה היא לא יסולא בפז. מסמך האמנה בניהול פרויקטים הוא למעשה הודעת הלידה של היוזמה החדשה. הוא מתאר את מטרת הפרויקט ופרמטרים תזמון מפתח. הוא מזהה תפקידים מרכזיים, כולל: הלקוח, מנהל הפרויקט, נותן החסות של הפרויקט וחברי צוות הליבה. גרסאות מורחבות של האמנה יכולות לכלול רשימה של בעלי עניין מרכזיים וציפיות נוספות לפרויקט. המסמך משותף לכל הארגון, ומבטיח שכולם מבינים את החשיבות של יוזמה זו ושל האנשים המעורבים בה.זה מזעזע נטישה ובלבול מניח את היסודות לשיתוף פעולה נרחב.

אתה יכול לאמץ את הרעיון של האמנה לכל פעילות על הצוות שלך כאמצעי ליידע את כולם ולהעצים חברי צוות אחראי. שמור את זה פשוט טיוטה הכרזה קצרה מתאר את היוזמה.

להסביר את המטרה, לזהות את המשתתפים העיקריים ולבקש תמיכה של כולם. הצוות שלך יעריך את שיתוף המידע שלך.

3. דע מי נגע ביוזמה שלך ומערב אותם! מנהלי פרויקטים מנוסים מבינים עד כמה קריטי לזהות ולפעול עם כל הצדדים (בעלי העניין) מושפעים על ידי יוזמה. בעל עניין לא ידוע עשוי להיות אדם לא משתף פעולה. כדי לסייע בזיהוי בעלי עניין, צור תמונה או מפה המתארים את כולם שהושפעו או קשורים לפרויקט שלך. זה כולל מנהלים לספק משאבים, מחלקות כי יהיה לשנות תהליכים בגלל היוזמה שלך וכמובן, הלקוחות שלך. מעורבות נכונה של בעלי עניין, בזמן ובעקביות מפחיתה בלבול, משפרת את שיתוף הפעולה ואת המהירות בפתרון בעיות.

החל את השיעורים של מנהלי פרויקטים לניהול בעלי העניין עם התוכניות והפעילויות שלך. צייר תרשים של אנשים נגע היוזמה להיפגש איתם כדי לקבל תמיכה שלהם קלט. הקפד לשמור אותם כראוי את הלולאה תקשורת כפי שתואר בסעיף 9 להלן.

4. צוותים להיות פרודוקטיבי מהר יותר עם אימון. מנהלי פרויקטים מיומנים בהקמת צוותים פרודוקטיביים ליוזמות זמניות ומיוחדות, לעתים קרובות עם אנשים שמעולם לא עבדו יחד. הם מבינים את האתגרים של הרכבת קבוצה והעברתם משלב ההכנה לשלב הביצוע, והם מאמנים את הקבוצות שלהם באמצעות אתגרים אלה. הם שמים דגש מיוחד על סיוע לכולם להבין את התפקידים שלהם על פיתוח סטנדרטים לדיון, דיון והחלטה. הם מציעים משוב רב לחברי הצוות והם מטפחים תרבות של אחריות לביצועים.

אם אתה מוביל פונקציה או הרכבה של קבוצת עבודה כדי להתמודד עם יוזמה חדשה, לא להניח הצוות שלך יהיה פרודוקטיבי במהירות רק בגלל שאתה הוציא אמנת והסמיך אותם כדי לקבל את העבודה. במציאות, קבוצות ליצור מהר יותר וללמוד לבצע כאשר הם מודרכים ומאמן.

5. העבודה של הערכת סיכונים לעולם לא מפסיקה. מנהלי הפרויקטים הטובים ביותר מבינים שכל עבודתם עוסקת בניהול סיכונים. הם חסרי רחמים בכל שלבי הפרויקט בעבודה עם הצוות שלהם כדי לזהות סיכונים פוטנציאליים ולפתח אסטרטגיות למיתון או הימנעות סיכונים.

לשלב טכניקות זיהוי סיכונים וסיכונים לתוך העבודה שלך. הקפד לזהות אנשים האחראים לזיהוי סיכונים, ולפתח תוכנית הקלה על הדאגות הגדולות. בין אם אתה עובד במכירות, תמיכת לקוחות או פעולות, תכנון סיכונים וניהול סיכונים פעיל יחסוך כאבי ראש, זמן וכסף.

6. גישה אחת או כלי אינו מתאים לכל. מן הפרקטיקות זריז לנתיב קריטי או טכניקות ניהול שרשרת קריטית שרשרת, הגישה הנכונה תלויה במגוון גורמים, כולל: אופי הפרויקט; הניסיון וההשכלה של חברי הצוות על גישות שונות וגישה למשאבים תומכים. מנהלי פרויקטים גדולים לבחור את הגישה שהם מאמינים מפות הטוב ביותר למצב ולסביבה.

כמנהלים, לעתים קרובות אנו נתקעים ב rut על מתקרבים לעבודה של הצוותים שלנו. במציאות, ישנם נתיבים מרובים לפתרון כל בעיה. תהליכים ניתן לייעל, גישות חדשות או טכנולוגיות חדשות ניתן לאמץ. היו גמישים ומעודדים את חברי הצוות שלכם לזהות גישות שונות לעבודתם ולפתרון בעיות. תן להם אוטונומיה לאמץ את הגישה שהם מאמינים הכי מתאים למצב.

7. שינוי קורה, אבל זה חייב להיות מנוהל כדי למנוע כאוס. כל מנהל פרויקט מנוסה מבין כי השינוי הוא בלתי נמנע במהלך כל פרויקט נתון. במקום להתנגד לשינוי, הם מפתחים תהליכים וכלים כדי להעריך, להחליט ולתקשר שינויים בתכניות קודמות.

שינוי בלתי מבוקר לתוכניות קודמות מזרז תוהו ובוהו ובלבול. לאמץ את המנהלים של מנהל הפרויקט וליצור ולשתף תהליך ניהול שינוי המאפשר לאנשים להציע רעיונות, לקבל אישור ולאחר מכן לתקשר את השינויים.

8. מנהיגות היא יצרנית הבדל בביצועי צוות הפרוייקט . מנהלי הפרויקט החזקים ביותר לובשים כובעים מרובים, ותפקיד המנהיג הוא אולי החשוב מכל. הם מבינים שהם אחראים על מתן חזון ברור, הגדרת כיוון ויצירת ומסגור הסביבה הדרושה כדי שהצליח. הם מבטיחים כי ערכים ברורים לביצועים ואחריות נקבעים ואוכפים, והם משתמשים במיומנויות אימון כדי להדריך למידה ושיפור מתמשכים.

זה קל להיתפס בזרם אינסופי של משימות מולך ואת הצוות שלך. זכור כי הצוות שלך צריך אותך להוביל, לא לעשות את העבודה עבורם. הקפד לגשת כל יום כהזדמנות לתמוך, מדריך ומאמן.

9. תקשורת רק את עוצמת הקול ואת התדירות הנכונה . כאשר מדובר במידע על מצב היוזמה, מנהלי פרויקטים אפקטיביים מבינים את הצורך להתאים לצרכים של בעלי עניין מרכזיים. המנכ"ל אינו מעוניין ברמת הפירוט הנדרשת על ידי מנהל האיכות. בעל עניין רחוק אינו זקוק לעדכונים יומיים.

עבוד כדי להעריך את הצרכים האמיתיים של הקהל שלך לפרטי מידע ותדירות ולהתאים את העדכונים בהתאם. אתה תיצור רצון טוב ולמזער את משך הזמן להפיק דוחות ועדכונים שאף אחד לא קורא או צריך.

השורה התחתונה עכשיו:

יש יותר מאשר כמה שיעורים גדולים על פרודוקטיביות, ניהול ומנהיגות ללמוד ממנהלי פרויקטים גדולים. להחיל את השיעורים בחוכמה ואתה תשפר את הפרודוקטיביות האישית שלך ואת הצוות ואת הביצועים.