תוכנית ניהול בעלי העניין בניהול פרויקטים

בניהול פרויקטים, תוכנית ניהול בעלי עניין היא מסמך רשמי המתאר כיצד מחזיקי העניין יהיו מעורבים בפרויקט. בעל עניין הוא אדם או קבוצה שיש לה אינטרס בפרויקט. על ידי חשיבה מתי ואיך בעלי העניין יהיו מעורבים, צוות הפרויקט יכול למקסם את ההשפעה החיובית של בעלי העניין על הפרויקט.

מה הם בעלי העניין?

בעלי עניין יכולים להיות פנימיים וחיצוניים לארגון.

דוגמאות של בעלי עניין פנימיים כוללים מנהלים ויחידות עסקיות כגון חשבונאות וטכנולוגיית מידע. יחידות עסקיות בדרך כלל יש נציגים על צוות הפרויקט. בעלי עניין חיצוניים יכולים להיות קבוצות עניין, עסקים וארגונים אזרחיים. זה נדיר עבור בעלי העניין החיצוניים להיות מיוצגים על צוות הפרויקט. עבור סוכנויות עם סמכות רגולטורית, תעשיות הם רגולציה הם בדרך כלל את קבוצת בעלי העניין החיצוני החשוב ביותר עבור כל פרויקט. אם בעל עניין מזוהה על ידי צוות הפרויקט, בעל עניין זה צריך להרהר בתוכנית ניהול בעלי העניין.

זה לא מעשי עבור צוות הפרויקט מורכב חברים המייצגים כל קבוצת בעלי העניין. במקרים רבים, זה בלתי אפשרי. עם זאת, צוות הפרויקט צריך קלט וקנייה מבעלי עניין לפרויקט כדי להצליח. לדוגמה, ארגון ממשלתי רוצה לשפץ לחלוטין ולעדכן את תוכנת התוכנה הקניינית הנפוצה ביותר שלה.

כמעט כולם בארגון משתמשים בדרך כלשהי. כל סוג של משתמש לא יכול להיות מיוצג ישירות על צוות הפרויקט, כך הצוות קובע דרכים לאסוף קלט מבעלי עניין ומחליט על דרכים להודיע ​​לבעלי העניין על מצב הפרויקט. שיטות אלה של איסוף אסטרטגיות קלט ותקשורת מתועדים בתוכנית ניהול בעלי העניין.

ההבדל בין תוכנית ניהול בעלי עניין ותוכנית תקשורת

יכול להיות כמות משמעותית של דימום מעל בין תוכנית ניהול בעלי העניין של הפרויקט תוכנית התקשורת. הפונקציות שלהם דומים מאוד. תוכנית ניהול בעלי העניין היא רחבה יותר בכך שהיא מאפשרת קלט לפרויקט, כמו גם מתאר פלטי. תוכנית ניהול בעלי עניין צרה יותר בכך שהיא מתייחסת רק לבעלי אינטרסים, בעוד שתוכנית תקשורת יכולה לכלול קהלים רחבים יותר.

תוכנית ניהול בעלי עניין מתפתחת במהלך פרויקט

תוכנית ניהול בעלי העניין נשמרת בדרך כלל על ידי מנהל הפרויקט. עם התקדמות הפרויקט, מנהל הפרויקט בודק את תוכנית ניהול בעלי העניין ומביא אותה מעת לעת לצוות הפרויקט על מנת לבחון עדכונים. הפרויקט עשוי להיראות שונה מאוד באמצע ציר הזמן שלו מאשר בשלבי התכנון, ולכן חשוב לוודא כי המסמכים המנחים של הפרויקט משתנים אם הנסיבות מחייבות.

דוגמה כיצד תוכנית ניהול בעלי העניין עובד

הנה דוגמה כיצד תוכנית ניהול בעלי העניין יכול להשתנות במהלך הפרויקט. סוכנות ממשלתית יוצרת פרויקט שלטון. כאשר זה מתחיל, חסות הפרויקט ומנהל הפרויקט לבוא עם רשימה של בעלי העניין לשים לתוכנית ניהול בעלי העניין.

אחת המשימות הראשונות של צוות הפרויקט היא לבשר את התוכנית. לאחר מספר חודשים, חבר צוות הפרויקט מזהה בעל עניין שאף אחד לא חשב עליו בתחילת הפרויקט. מנהל הפרויקט מוסיף את בעל העניין החדש לתוכנית וקורא לפגישת צוות הפרויקט כדי לדון כיצד לערב את בעל העניין החדש. לאחר הצוות מחליט מה לעשות, מנהל הפרויקט יודיע חסות הפרויקט.

ברור, תוכנית ניהול בעלי העניין הוא מסמך חי. כאשר הפרויקט משתנה, תוכנית ניהול בעלי העניין יכול לשנות את זה כדי לשרת טוב יותר את הצרכים של הפרויקט. עם תוכנית ניהול בעלי העניין הזריז, צוות הפרויקט יכול לאסוף כראוי קלט משוב של בעלי העניין, כמו גם לשמור אותם בעלי עניין הודיע.