דרכים לעצבן את בעלי העניין בפרויקט שלך

כמנהל הפרויקט, חלק מהעבודה שלך היא לוודא כי בעלי העניין - זה צוות הפרויקט שלך לקוחות מפתח וספקים - לקבל את מה שהם צריכים מן הפרויקט. בעלי העניין שלך צריכים להיות אלוף המפתח שלך. הם צריכים לתמוך בך, לעזור לך להשיג את מטרות הפרויקט ולוודא שכולם מושכים באותו כיוון.

אבל זה קל לעצבן אותם. וכאשר זה קורה, הם יכולים להפוך לאנשים שלא רוצים שום קשר עם הפרויקט שלך יותר.

זה סיכון עצום עבור מנהל הפרויקט כי אתה צריך את העזרה והתמיכה כדי להצליח. ללא הקלט שלהם, ייתכן שלא תוכל לספק את הפרויקט שלך.

להלן דרכים לעצבן את בעלי העניין בפרויקט שלך ומה אתה צריך לעשות במקום.

תקלה בתקשורת

התקשורת צריכה להיות כ 80% ממה שאתה עושה כמנהל הפרויקט. כאשר אתה לא אומר את הצוות שלך, ספקים או לקוחות מה קורה, אז הם מהר לקבל מוטרד. גרוע מכך, הם נוטים למלא את הפערים עם ההסבר שלהם על מה שקורה, וזה כנראה לא מדויק יכול להיות ממש מזיק למוניטין של הפרויקט.

-> ->

האם במקום זאת: הכינו דוחות פרוייקט ברורים. פגוש אותם באופן אישי ובקבוצות, ושמור אותם על כל צעד ושעל. לשים יחד תוכנית תקשורת הפרויקט ולבצע ניתוח בעלי העניין, כך שאתה יכול להבין מי צריך לשמוע מה ומתי הם צריכים לשמוע את זה.

השתמש בכלים אלה 15 כלי תקשורת כדי לעזור להעביר את המסר שלך על פני.

לא לשאול את דעתם

תקשורת היא דבר אחד, אבל זה נוטה להיות על עדכוני סטטוס ומעקב אחר הפרויקט. אתה צריך לעשות יותר מזה כדי לעסוק בהם בפרויקט.

זה יכול לעצבן אנשים כאשר הם מומחים לנושא מסוים באזור מסוים, ואתה לא שואל את הקלט שלהם על משהו שהם מוסמכים מאוד להגיב על.

מנהלי פרויקטים יכולים ליפול למלכודת של האמונה כי הם צריכים לעשות הכל ולעשות את כל ההחלטות עצמן, אבל זה לא המקרה בכלל.

האם במקום זאת: שאל את דעתם על איך להתמודד עם בעיות הפרויקט כפי שהם מתעוררים. קח את דעתם בחשבון. אתה לא צריך לעשות את מה שהם מציעים, אבל זה עוזר לבנות מערכות יחסים אם תקשיב.

אתה יכול לעשות זאת באמצעות פגישות הפרויקט ולהיות זמין להקשיב כאשר הם מגיעים אליך עם הצעות. אם זהו הצוות שלך, ודא שיש להם הזדמנות מספקת להציב את דעותיהם.

להאמין הכישורים שלך לתת לך מעצמות

להיות PMP ® לא עושה אותך מנהל הפרויקט הטוב ביותר בעולם (אם כי זה עשוי לעזור קצת). החזקת תעודה של PRINCE2® Practitioner, או APMP או כל ייעוד אחר לניהול פרויקטים אינו גורם לך מעבר לנזיפה.

מדברים על הכישורים שלך כל הזמן ואיך הספרים לעשות דברים היא דרך בטוחה כדי לעצבן את בעלי העניין שלך. הם לא רוצים לשמוע על הציונים הגדולים שלך בבחינה או איך אתה מיישם את המתודולוגיה על הפרוייקט שלהם. למעשה, כל מה שהם רוצים הוא כי הפרויקט הולך טוב. לא אכפת להם איך מגיעים לשם, רוב הזמן.

אל תניחו כי בגלל שיש לך הכשרה וידע איך לעשות ניהול סיכונים, למשל, כי אתה לא תיתפס על ידי סיכון הפרויקט.

זה קורה לטובה! אז עדיף להיות צנוע ומסור, לשים את הכישורים שלך כדי להשתמש טוב באופן מעשי תוך לא להאמין שהם להגדיר אותך מעל עמיתים שלך.

האם במקום זאת: הכישורים שלך צריך בשקט לתת לך את הביטחון לעשות את העבודה שלך כמיטב יכולתך, אבל תמצא כי אנשים רבים שעובדים כמנהלי פרויקטים מחזיקים אישורים. למעשה, אנשים רבים שעובדים בתעשיות מומחה מחזיקים אישורים עבור חברות רבות, אישורים בתחום המומחיות שלך, בין אם זה אדריכלות, חשבונאות או ניהול פרויקטים, הם פשוט גורם היגיינה.

אל תצפו בעלי העניין שלכם להתרשם ולא מדברים עליהם כל הזמן. להפגין את הכישורים שלך באמצעות אספקת הפרויקט היטב מראה כיצד אתה מיישם את הידע שלמדת בכיתה.

שינוי המועד האחרון

כאשר כולם חתמו על פרוייקט אבני דרך ויודעים מה קורה כאשר אתה יכול לעבוד בהרמוניה כמו צוות אחד.

כאשר אתה משנה את מועדי ולא לספר לאף אחד, זה כאשר אנשים מתחילים להתרגז.

קרא הבא: מהו פרויקט אבן דרך?

שינוי התאריכים יש השפעה עצומה על עבודה של אנשים אחרים. הם אולי הזמינו חופשה זמן סביב העבודה הקריטיים שלהם על הפרויקט. ייתכן שהם היו צריכים למלא משאבים בצוותים אחרים, כי מישהו נדרש על הפרויקט בזמן מסוים. אם תשנה את התאריכים בלי להבין את כל הרקע הזה, אז אתה יכול לשים את הפרויקט בסיכון.

האם במקום זאת: נותני חסות הפרויקט שלך יבין אם אתה לא יכול להכות את אבני הדרך הסכימו. דברים משתנים. יש פריטים חדשים שנוספו לתוך היקף הפרויקט שלך או דברים שנלקחו. אבל זה לא התפקיד שלך להסכים על שינויים מועדים בלבד.

עבוד עם צוות הפרויקט שלך כדי להבין את השפעת השינוי. ואז להציע פתרון חסות הפרויקט שלך, להסביר את הרציונל מאחורי שינוי התאריכים. ודא כי כל בעלי העניין מודעים לשינוי וכיצד הוא עשוי להשפיע על עבודתם. לאחר מכן, בהסכמה של כולם, בצע את השינוי ועדכן את תיעוד הפרויקט שלך. אתה לא צריך פשוט לבצע שינויים תאריכים מבלי לתת את שאר הצוות יודע קודם.

מבזבזים את זמנם

מפגשים! כולנו אוהבים אותם, נכון? הם צריכים להיות יעילים, מנוהלים היטב ושימוש רב בכל הזמנים של כולם. אבל זה לא תמיד כך. פעמים רבות בעלי העניין מתלוננים כי הם בזבזו את זמנם בפגישות. לא היתה אג'נדה, או שההחלטה שהם ציפו שייעשו לא נעשתה משום שהאנשים הלא-נכונים היו בחדר.

יש לך גם הזדמנויות אחרות לבזבז את זמנם - זה לא רק פגישות. אל תעמיס את תיבת הדואר הנכנס שלהם על ידי הצבת אותם עותק של הודעות דוא"ל כאשר הם לא צריכים להיות.

האם במקום זאת:

בעלי עניין על פרויקטים יש עבודה אחרת לעשות גם, אז הם צריכים להשתמש הזמן שלהם בתבונה. ודא כי הפגישות שלך יש סדר יום. לתכנן אותם, להזמין את האנשים הנכונים וודא שאתה מעקב אחר כך. קרא הבא: 6 דרכים להתכונן לפגישת פרוייקט.

שלח רק הודעות דוא"ל לאנשים הרלוונטיים. אם אתה צריך cc מישהו, ודא כי הם מבינים מדוע חשוב להם להיות מודעים, ולהימנע "חשבה" כל חשש ככל שאתה יכול.

רק להיות מודעים לעובדה כי אנשים אחרים עסוקים וכי הפרויקט שלך לא בראש סדר העדיפויות שלהם כל הזמן (אם זה בכל עת).