5 דרכים לשפר את ניהול הוצאות העובדים

האם חשפת לאחרונה חורים גדולים בתקציב שלך רק כדי לגלות שהם יותר ויותר עקב הוצאות עובד לא מנוסות? חשבונות חשבון חברות הם תכונה נהדרת של עסקים, אבל יכול גם להיות שלהם נזק אם לא מנוהלים כראוי. בין אם אתה מבזבז את מחלקת הנהלת חשבונות או שעות ניהול רודפים אחרי דוחות הוצאות או לאבד אלפי דולרים בהוצאות כי לא ניתן להצדיק, אתה צפוי לסבול כמה בעיות תזרימי מזומנים גדולים במוקדם או במאוחר.

מתוך תמריץ התנהגויות טובות יותר לשיפור המגבלות, הנה כמה דרכים לשפר את ניהול ההוצאה הכוללת שלך.

1. חשבונות הוצאה.

   אם אתה מתקשה להצמיד בדיוק מה חשבונות חשבון משלמים עבור, הגבלת מספר חשבונות פעילים היא אחת הדרכים לשמור על עלויות לצאת מכלל שליטה. השתמש ספק כרטיס אשראי התומך יצירת כרטיסי עובדים עם כובעי הוצאה ספציפיים, או מספק חשבונות מזומנים עם תשלום לכל תשלום. אם העובד זקוק להוצאות מעבר לסכום שנקבע, נדרש קבלות והצדקות להוצאות החשבון. ייתכן שתרצה לקחת את זה צעד נוסף על ידי קביעת הקצאות על ידי מיקום העובד או קביעות כדי לשמור על תהליכים מובנים ומובנים כמו החברה שלך גדל.

2. לספק תמריצים לעידוד מעקב אחר הוצאות.

   מעקב אחר הוצאות הוא עוד אחריות העובדים שלך אולי לא רוצה לקחת על עצמו. הוספת ניירת עוד בזמן שהם כבר על נסיעות עסקים יכול להיות מתסכל, אז לתת להם תמריץ לעשות זאת. לספק תוספת perks או per diem תשלומים עבור קבלת זמן קבלת, אולי בצורה של מחלקה או תחרות החברה כולה. כמה perks לשקול יכול לכלול מתנות קטנות, הכרה העובד או ארוחות צהריים. סקר את העובדים שלך כדי לגלות מה ההטבות שהם רוצים לקבל ולאחר מכן ליצור סטנדרטים וספים להנפקת פרסים כך העובדים יודעים מה לכוון.

3. להבהיר הוצאות מקובלות ובלתי קבילות.

   מה אתה חושב הוא חשבון עובד מקובל ומה עובד חושב יכול להיות שני דברים שונים. במקום שיש ויכוחים עם עובדים על הוצאות מיותרות, ליצור מדריך תפעולי להגדיר בדיוק מה אתה מחשיב הוצאות מקובל עבור עלויות נפוצות כגון ארוחות צהריים, ארוחות ערב, ואספקה ​​עסקית. זה צריך לכלול מגבלות מקסימליות על הוצאות כגון כרטיסי טיסה, ארוחות או בתי מלון ושדרוגים כתובת ותוספות כי העובדים שלך עשוי להתפתות להוסיף לחשבון ההוצאות שלהם. סביר ומוצדק ומוסבר במונחים הכי ישירה וברורה.

4. סנכרן את הצהרות כרטיס האשראי עם תוכנת הנהלת חשבונות.

   תוכניות רבות בחשבונאות למשוך כרטיס עסקאות ישירות מן כרטיס האשראי בחזרה בסוף אז אתה לא מבלה כמות משמעותית של זמן התאמת קבלות לעסקאות.אתה יכול גם לדרוש עובדים להשתמש מעקב הוצאות ודיווח תוכנה, כך שהם יכולים לסרוק ולהתאים קבלות בזמן אמת. זה יעזור לשמור על הכל מתואמת - ולעזור לך לאתר כל הפרה של חוקי ההוצאות מקובל.

5. הגבלות על הוצאות אוטומטיות.

   השתמש ניהול מערכות ניהול המאפשרים לך להגדיר פרמטרים בעלויות הוצאות, קטגוריות, והוצאות בלתי קבילות. כאשר אתה מטפל בעלויות אלה באופן אוטומטי, אתה לצמצם את כמות הזמן שאתה מבלה עובד על המערכת. אם יש נושאים מרכזיים, המערכת מביאה את תשומת הלב שלך ללא צורך בקלט שלך על בסיס יומיומי. תן לעובדים את ההזדמנות לראות איך התוכנה עובדת כך שהם מבינים איך תהיה מעקב אחר ההוצאות שלהם. זה אמור לעזור להפחית באופן דרמטי את מספר העובדים הפרת כללי ההוצאות.

לבסוף, אל תשכח כי כמה עובדים עשויים פשוט לא "לקבל את זה". אתה יכול לשקול ביטול חשבון ההרשאות חשבון של עובדים אשר ממשיכים להפר את חוקי החברה במקום דורשים ההוצאה הראשונית שלהם של הוצאות.

רק על ידי החזר הוצאות מקובלות, אתה צריך כמעט לחסל את פוטנציאל הפרות. כמובן, יש לזכור כי עובדים אשר חייב להיות הוצאות גדולות לא יכול להיות משאבים אישיים לעשות את זה, עובד עבור החברה שלך לא צריך ליצור נטל מופרז על העובדים שלך. על ידי מציאת נקודת מפגש הרמונית, החברה שלך, העובדים שלך וניהול הוצאות שלך צריך למצוא את כל אמצעי פרודוקטיבי יותר.