5 הבדלים בין פרויקטים לעסקים כרגיל

האם אתה באמת עובד על פרויקט? או מה אתה עושה חלק מהפעולות היומיומיות של העסק שלך?

כשאני מדבר עם אנשים בצוותים, הם לעתים קרובות אומרים לי שהם לא בטוחים אם הם עובדים על פרויקט או "פשוט" עושה עסקים כרגיל הפונקציה. שני התפקידים נדרשים בארגון תקף באותה מידה, אבל זה יכול לעזור להבין מה אתה עובד על כך שאתה יכול לראות טוב יותר איפה זה מתאים בארגון הכולל.

בואו נבהיר את ההבדל, כך שאתה בטוח במה הפרויקט הוא ומה הוא חלק מהעסקים כרגיל. ישנם חמישה הבדלים עיקריים בין עבודה בפרויקט לבין עבודה כרגיל. לעתים קרובות אתה רואה "עסקים כרגיל" מקוצר כמו BAU.

1. פרויקטים לשנות את העסק; BAU מזהה שינוי

ראשית, יש הבדל באופן הטיפול.

עסקים כרגיל פעולות לנהל את העסק. הם מאירים את האורות. הם משרתים לקוחות, והם פוגעים במטרות. צוותי BAU גם הם הראשונים לדעת מתי התהליכים העסקיים הקיימים אינם פועלים ואינם מתאימים עוד לתכלית. כאשר זה קורה, צוותי BAU הם אלה שמזהים את הצורך בשינוי.

מנהל, במסגרת סקירה אסטרטגית, יכול להציע מה השינויים צריך להיעשות עבור חטיבה או יחידה עסקית להגיע למטרות שלהם. או, ניצוץ בהיר במחלקה עשוי להציע הצעה לשינוי דרך תוכנית הצעה לעובד.

בקצה השני של הספקטרום, ייתכן שיהיה מקרה עסקי מלא המיוצר על ידי מנהל בכיר כדי לספק שינויים הנדרשים כדי לסייע חלוקתם להגיע למטרות שלהם במשך השנה.

זה לא רק ייעול תהליכים עסקיים. מי שעובד בתפקידי BAU עשוי גם להבין ששינוי הוא חיוני בשל שינויים במסגרת הרגולציה או כחלק מהמצב התחרותי של הארגון.

צוות Frontline לעבוד כדי לספק אסטרטגיה והם יודעים מה הם רוצים להיות שונים כדי להגיע לשם.

פרויקטים הם מנגנון ליישום השינוי. הפרויקטים מספקים שינוי וכלה בפונקציות BAU באמצעות ניהול פרויקטים. נברר מה עוד ניהול הפרויקט. ארגון הפרויקטים פועל על מנת לספק את השינוי שזיהו צוותי אוניברסיטת בר-אילן. זה קורה פעם זה עבר תהליך אישור הפרויקט שהוא בדרך כלל מקרה עסקי ואישור ההנהלה הבכירה.

זה לא אומר כי אנשים בתפקיד הפרויקט לא יכול אי פעם להציע שיפורים בפועל העסק, אבל הם יעשו זאת תחת תפקידם כעובד ולא כחלק מתפקיד הפרויקט שלהם.

פיצול זה, שגם אתה תשמע מסכם כמו "לשנות את העסק, לנהל את העסק", הוא מורגש בסוף פרויקטים מדי.השינוי שהפרויקט מיישם הוא לספק פלט. זה יכול להיות פיסת תוכנה חדשה, בניין, שירות חדש או משהו אחר. צוות BAU אחראי לקחת את זה ולהשתמש בו טוב כדי לספק הטבות עסקיות. במילים אחרות, הפרויקט מספק את היכולת לקבל הטבות, ואת פעולות BAU להשתמש כי היכולת לקבל את היתרונות בפועל.

2. פרוייקטים ניהול סיכונים; BAU מקטין את הסיכון

עבור פונקציות עסקיות כרגיל כדי להיות יעיל, תמצא כי צוותי BAU מבקשים להקטין את כל הסיכון לפעולות. הוצאת אי-הוודאות מהעסקים ליציבות ארגונית טובה יותר ולתהליכים חוזרים היא דבר טוב.

פרויקטים, מעצם טבעם של היותם ייחודיים ולא בטוחים, דורשים אלמנט של סיכון. החברה עושה קצת קפיצה אל הלא נודע רק על ידי ביצוע הפרויקט, כפי שהוא מציג שינוי ומספק משהו שלא היה שם קודם.

צוותי הפרויקט, לפיכך, מתקרבים לסיכון בדרך אחרת לצד האוניברסיטה של ​​הארגון. מנהלי פרויקטים מבקשים לנהל סיכונים, חיוביים ושליליים, כדי לקבל את התוצאות הטובות ביותר. זה עשוי לכלול סיכון מקטין לנסות להגביל את הסבירות שזה יקרה, אבל זה כולל אסטרטגיות אחרות לניהול סיכונים גם כן.

אין זה סביר כי אתה אי פעם לכבות את הסיכון על פרויקט אבל אתה יכול להיות מסוגל לעשות את זה מסיבות מבצעיות טובות לעבודה BAU שלך.

3. פרוייקטים הם זמן כרוך; BAU מתמשך

פרוייקטים יש התחלה, באמצע וקצה. זהו מחזור חיי הפרויקט. למעשה, המאפיין המובהק ביותר של הפרויקט הוא שהוא מסיים. מנהל הפרוייקט וצוות הפרויקט עובדים על הפרויקט במהלך תקופה זו. לאחר מכן הצוות פורק במהלך מסירה קרוב שלב בסוף.

BAU לא מפסיקה. אתה יכול, כמובן, לסגור את הפונקציה או להפסיק תהליך אם זה כבר לא נדרש עבור העסק - למרות שזה יהיה מנוהל כפרוייקט! . הפונקציה BAU מייצרת עבודה מתמשכת ללא תאריך סיום צפוי.

4. פרויקטים יכולים להיות באותיות רישיות; BAU לעתים קרובות לא יכול להיות

פרויקטים יכולים להיות באותיות רישיות ולעתים קרובות BAU לא יכול להיות - אתה מסתמך על הוצאות התפעול עבור העסק המתמשך שלך כרגיל העבודה. במילים אחרות, הטיפול החשבונאי בפרויקטים ובמשימות "אחרות" שונה.

מימון הפרויקט מתייחס לעתים קרובות להכנסת נכס לשירות, כלומר, ניתן להוון את העלויות. במקרים מסוימים, בהתאם למקום שבו אתה נמצא בעולם ואת תקנות החשבונאות המקומיות שלך, אתה יכול גם לקחת עלויות הפרויקט מתחת לקו.

עלויות BAU נחשבות בדרך כלל אופקס (הוצאות תפעול) ומעקב אחר חשבונות רווח והפסד של החברה.

מימון פרויקטים ומימון עסקי, באופן כללי, הוא אזור מאוד מיוחד ולכן זה תמיד הכי טוב לקחת ייעוץ מומחים האוצר שלך לפני ביצוע כל פסקי הדין על מה צריך ומה לא להיות מהוון בארגון שלך. כללי חשבונאות שונים ממדינה למדינה, ואפילו מארגון לארגון שבו עסקים בודדים יש תהליכים מסוימים ודרכי לעשות דברים.

אם יש ספק, תמיד לבדוק!

5. פרויקטים מעורבים צוותים בין-תחומיים; BAU מעסיק צוותים תפקודיים

לבסוף, יש הבדל גדול באיפור של צוותי הפרויקט. פרויקטים נוטים לערב צוותים רב תחומיים של מומחים שהובאו יחד כדי לספק פלט מסוים. לדעת איך להניע צוות הפרויקט חשוב כי לפעמים פרויקטים להתחיל בלי המטרה להיות מועבר לכולם. אם לאנשים אין הבנה ברורה של מה הם עובדים על, אז הם נוטים לא לעשות את העבודה הטובה ביותר שלהם.

צוותי הפרוייקט מורכבים מאנשים הממלאים תפקידים מסוימים. אלה לא כותרות עבודה אלא עמדות בתוך הפרויקט עם אחריות נפרדת. התפקידים העיקריים בצוות הפרויקט הם:

• נותן חסות לפרויקט
• מנהל פרויקט
• ספק בכיר (הארגון האחראי על ביצוע העבודה, אשר יכול להיות צוות פנימי כמו IT או קבלן חיצוני או ספק) (לקוח זה יכול להיות לקוח פנימי, כגון מנהל מחלקה אחר, או בארגון שירותי לקוחות, הלקוח שעבורו אתה מעביר את הפרויקט)
• מקצועני נושא (אנשים שהובאו לצוות או למשך כל הזמן של הפרויקט או חלק ממנו אשר משתמשים במומחיותם לתרום להצלחת הפרויקט).
• למידע נוסף על התפקידים בצוות הפרויקט.

עבודת BAU, לעומת זאת, מנוהלת על ידי צוותים פונקציונליים. הם מומחים בזכות עצמם אך מקובצים יחד כחטיבה ובדרך כלל עם חפיפה פחות פונקציונלית פחות מחלקות אחרות מאשר צוותי הפרויקט.

זה בדרך כלל ברור מאוד מה הם אמורים להיות עובד על המטרות של הצוות. יהיו להם מטרות ברורות וחזון לתפקיד שהחוג משחק בחברה. דוגמה תהיה צוות שירות לקוחות, אשר עובדים כחלק מחטיבה שירות לקוחות גדול יותר טיפול שיחות ואימיילים מלקוחות על המוצר שלך.

זה מסובך: יש חפיפה. לדוגמה, מנהיג צוות של אותו מוקד טלפוני הוא מומחה בתחום שלהם. הם עשויים להיות seconded על צוות הפרויקט לנהל חבילת עבודה ואת המשאבים הקשורים לספק חלק בפרויקט הקשור קשר עם הלקוח. אבל בעבודה הפרויקט שלהם, הם לוקחים את התפקיד של נושא משנה מומחה, לא צוות שירות לקוחות ראש. כחבר צוות הפרויקט, הם יהיו אחראים לחלקם של תקציב הפרויקט ויש להם מידה גבוהה של שיקול דעת סביב איך העבודה מתבצעת כדי לעמוד ביעדי סוף. הם עשויים שלא לקבל את זה בתפקיד BAU שלהם.

הסכסוך בין BAU לפרויקטים

עבודת הפרוייקט ועבודת BAU יכולים לשבת יפה זה ליד זה, אך לעתים קרובות יותר מאשר לא קיים מתח. זה קורה כי פרויקטים מנסים לשנות את הסטטוס קוו. הסטטוס קוו עובד די טוב, ואנשים לא, על פי רוב, כמו שינוי, אז תמיד יהיה קצת מתח שם.

שנית, כאשר אתה מבקש מאנשים להצטרף לצוות הפרויקט שלך, הם עלולים לסבול מקונפליקט של נאמנויות.האם האחריות הראשונה שלהם לעבודה היום או לפרויקט? מטרות ברורות ומחויבות חזקה לפרויקט מהנהלת יכול לעזור כאן, כמו גם שמירה על קווי תקשורת פתוחים, כך שהם יודעים מה החברה ואת סדרי העדיפויות הצוות צריך להיות.

שלישית, שמירה על העסק פועל תמיד העדיפות. זה יש השלכה על צוותי הפרויקט אשר עשויים לראות את המימון שלהם לחתוך, משאבים המפתח חזר בחזרה לתפקידים BAU ו timescales מתעכב כי העבודה לעשות עם שמירה על פעולות היומיום של הארגון הולך מושך להתמקד.

מנהלי פרויקטים יכולים לקבל מתוסכל עם זה אבל זה תמיד הולך להיות ככה, וזה צריך להיות. אין טעם לספק פרויקט פנטסטי אם החברה הלכה לפשוט בינתיים ואין אף אחד נשאר להשתמש במה שבנית!

עם ההנחיות האלה בחשבון, זה צריך להיות קל לראות אם אתה עובד על פרויקטים או BAU או שניהם.