מתכונן לביקורת פיצוי עובדים

האם החברה שלך עומד לעבור ביקורת פיצויים עובדים? הכנות לביקורת יכול להיראות מרתיע, במיוחד אם המבטח שלך מתכנן לבצע ביקורת פיזית בחצרים שלך. מאמר זה מתאר כמה צעדים אתה יכול לקחת את זה יעזור להפוך את התהליך קל ומהיר.

תזמון הביקורת

המבטח שלך פיצוי עובדים צפויה ליזום את תהליך הביקורת מיד לאחר פקיעת מדיניות הפיצויים שלך.

- <->

אתה עשוי לקבל מכתב מהמבטח שלך או משיחת טלפון מהאדם שהוקצה לנהל את הביקורת שלך. המבקר שהוקצה שלך צריך לתזמן את הביקורת בכל פעם שנוח לך. התאריך צריך להיות מספיק רחוק אל העתיד, כי יהיה לך מספיק זמן לאסוף את המידע המבקר יהיה צורך. בקשו מהבקר לספק לכם סיכום של הנתונים שהוא ידרוש לצורך ביצוע הביקורת.

שים לב כי המבקר שהוקצה לך יכול או לא יכול להיות עובד של המבטח. כמה מבטחים לשמור על מחלקת הביקורת הפנימית מאויש עם העובדים שלהם. אחרים מעבירים את פונקציית הביקורת למשרדי ביקורת עצמאיים. התהליך צריך להיות זהה אם הביקורת מבוצעת על ידי עובד של המבטח או של קבלן.

רשומות אתה צריך

המבקר יצטרך מידע פיננסי שונים לתקופה המכוסה על ידי המדיניות להיות מבוקרת. הנה סוג המידע שתתבקש לספק:

-> ->

• חשבונאות חשבונות
• טפסים מסים, במיוחד טפסים 941 ו - 944, מעסיקים החזר מס פדרלי (רבעוני ושנתי, בהתאמה)
• רשומות של תשלומים במזומן
• תשלומים עבור שירותים הניתנים על ידי עצמאי קבלנים. המבקר יצטרך לוודא כי עובדים אלה אינם עובדיך.
• תשלומים עבור שירותים הניתנים על ידי קבלני משנה
• תעודת ביטוח עבור כל קבלן משנה ששכר
• W-2 ו 1099 טפסים
• תיאור תפקיד עבור כל עובד. ודא שהוא מתאר במדויק את חובותיו של העובד.
• תיאור הפעילות העסקית שלך
• רשומות שכר עבור תקופת הפוליסה. על המבקר לאמת את כל מקורות התשלום הניתנים לכל עובד (שכר, מענקים וכד). '
• מגבלות שכר החלות על נושאי משרה, שותפים, בעלים פרטיים וכו ', אשר מכוסים תחת המדיניות
• גיליון העבודה שלך לדירוג החוויות

לאחר איסוף הנתונים הדרושים, יהיה עליך לארגן אותו. שים את כל רשומות המשכורות שלך (כגון טפסים W-2, דלי תשלום, ורשומות נוספות) יחד, כך שהמידע נגיש. כמו כן, במקום אחד כל מידע הקשור לקבלני משנה, לרבות סכומי תשלום ותעודות ביטוח. המאמצים שלך ישתלם, מה שהופך את הביקורת קלה ומהירה.

מה כלול בתשלום?

הפרמיה של העובדים שלך פיצוי מחושב על ידי הכפלת שיעור פעמים המשכורת שלך, ולאחר מכן חלוקת התוצאה על ידי 100. NCCI ורוב עובדי המדינה פיצוי הרשויות מתייחסים המשכורת כמו תגמול . מונחים אלה משמשים לעתים קרובות לסירוגין. שניהם מתכוונים לערך הכספי של השירותים שהעובדים שלך מספקים לארגון שלך.

העלויות הכלולות גמול להשתנות במקצת ממצב למדינה. עם זאת, הם כוללים בדרך כלל את הפעולות הבאות:

• שכר ברוטו ושכר, כולל שכר רטרואקטיבי ושכר
• עמלות. סך זה כולל עמלות שנתקבלו על ידי עובד וכל משיכה כנגד עמלות.
• בונוסים, כולל תוכניות בונוס מלאי
• חופשה, חופשה וחולה
• תשלום שעות נוספות. ב כל המדינות למעט כמה, שכר כולל שעות נוספות מחושב על שיעור הזמן הישיר. לדוגמה, נניח שעובדת השעון הרגילה של העובד היא 20 $ לשעה. אם העובד שילם 600 $ עבור 20 שעות נוספות, אתה יכלול רק 400 $ של תשלום שעות נוספות.
• תשלומים שנעשו על ידיך כי אחרת היה נמנע שכר העובדים כנדרש על פי חוק עבור ביטוח לאומי, מדיקייר או תוכנית פנסיה
• תשלום לעובדים על בסיס אחר מאשר בזמן העבודה. דוגמאות הן חתיכות, שיתוף רווחים או תוכניות תמריצים.
• תשלום או הקצבה של כלי עבודה או כלי עבודה ידניים המשמשים את העובדים כדי לבצע את עבודתם
• שכר דירה של דירה או בית שסופק לעובד. כמו כן, הערך של לינה וארוחות אחרות שקיבל העובד כחלק משכר עבודתו
• תשלומים הנובעים משכר ברוטו של עובדים בגין תוכניות פרישה, קפטריה או חיסכון
• שכר לעובדים של קבלני משנה לא מבוטחים (ראה הערות מתחת)

מה לא כולל משכורות?

ישנן מספר עלויות שאינן נכללות בדרך כלל כאשר משכורות מחושב לצורך דירוג ביטוח תגמול עובדים. אם כי אלה משתנים לפי מדינה, הם כוללים לעתים קרובות את הפעולות הבאות:

• טיפים ותגמולים אחרים שקיבלו עובדים
• פיצויי פיטורין (למעט זמן עבודה)
• הנחות על סחורות שנרכשו מהמעסיק
• החזר הוצאות עסקיות
• תשלום עבור שירות צבאי פעיל
• קצבות אחידות

סיווגים

אחת המשימות העיקריות של המבקר היא להבטיח כי העסק המבוטח מסווג כראוי. סיווג עובדים פיצוי מערכות נועדו לסווג את עסקים , לא עובדים בודדים. המבקר יסקור את פעולות החברה שלך כדי לקבוע אם הסיווג הבסיסי המצוין במדיניות שלך נכון.

הסיווג הבסיסי הוא הסיווג שמתאר בצורה הטובה ביותר את העסק הכולל שלך. זה לעתים קרובות זהה סיווג ממשלתי (הסיווג שהוקצו המשכורות ביותר). לדוגמה, נניח שאתה מפעיל חנות מכונות. חלק מהעובדים שלך לעבוד עם מחרטות בעוד אחרים פועלים מקדחה או מכונות הטבעת חותמת. הפעילויות הספציפיות שמבצעים העובדים שלך עשויות להשתנות מעובד לעובד.עם זאת, כולם מתאימים את הסיווג הבסיסי שלך, Machine Shop.

עובדים מסוימים עשויים לבצע משימות הדורשות סיווגים נפרדים. לדוגמה, בחנות שלך מעסיק עובד פקידות המבצע את עבודתו במשרד סגור מחוץ לעובדים אחרים. עובד זה יהיה ככל הנראה מוקצה סיווג פקיד משרד עובד ולא חנות.

סיווג עובדים פיצוי מערכות מורכבות ביותר. המבקר שלך יכול לסווג מחדש את העסק שלך באופן שאתה לא מבין או שזה לא הגיוני לך. במקרה זה, פנה אל המבקר לקבלת הסבר. אם אתה עדיין מבולבל לגבי השינויים, שאל את הסוכן או הברוקר לקבלת סיוע.

פגישה עם המבקר

כדי לבצע את הביקורת, המבקר יצטרך להיפגש איתך או עם נציג מהימן של המשרד שלך. אם אתה מסמיך משימה זו למישהו אחר, ודא כי הוא או היא:

• מכיר את העסק שלך היטב
• מבין את כל השלבים של פעולות המשרד שלך
• יודע מה משימות מבוצעות על ידי כל עובד
• מבין את החברה שלך מדיניות הפיצויים של העובדים, כולל הסיווגים שהיא מכילה
• מבינה את הרשומות הפיננסיות של המשרד שלך, כולל נתוני שכר, כך שהוא או היא יכולים לענות על שאלות של המבקר

בעת פגישה עם רואה החשבון המבקר, אתה או הנמען שלך צריך להיות שיתופי ו לענות על השאלות של המבקר, כמו גם אתה יכול. אל תציע מידע שלא נדרש.

כמו עסקים רבים, המשרד שלך יכול לשכור חברת הנהלת חשבונות מחוץ לאתר לטפל הפונקציות שלך חשבונאות שכר. האם מנהל החשבונות שלך צריך להיפגש עם הביקורת בשמך? התשובה היא לא. מנהל החשבונות שלך יכול לספק למבקר את הרשומות הכספיות שהוא או היא צריכה לעשות את הביקורת. עם זאת, המבקר יצטרך לבקר בחצרים שלך כדי לבצע ביקורת פיזית.

קבלני משנה

מדינות רבות יש חוקים המטילים אחריות על קבלנים המעסיקים קבלני משנה לא מבוטחים. חוקים אלה יחולו עליך אם העסק שלך פועל כקבלן, וקבלנות משנה עובדות עם אחרים.

לדוגמה, נניח שהחברה שלך, ABC Construction, שוכרת קבלן משנה בשם P & J אינסטלציה לביצוע עבודות צנרת בבניין שבו אתה שופץ. עובד של P & J נפגע בעבודה, ומנסה להגיש תביעה פיצויים עובדים. עם זאת, P & J לא רכשה כיסוי עובדים פיצוי. ברוב המדינות, העובד הפצוע יכול לבקש הטבות במסגרת מדיניות הפיצויים של העובדים.

מבטחים נדרשים על פי חוק לספק הטבות לעובדים של קבלני משנה לא מבוטחים. כך, המבקר יבדוק את מסמכי המס שלך ויחפש 1099 טפסים שהונפקו לקבלני משנה. הוא או היא יבדקו אם קיבלת תעודת ביטוח מכל קבלן משנה ששכרת. אם קבלן משנה כלשהו ששכרתם לא סיפק הוכחה לביטוח תגמול עובדים, יגיש לכם המבקר פרמיה נוספת בגין הכיסוי הביטוחי של הקבלן.

השיעור המחויב עבור קבלן משנה לא מבוטח תלוי בסוג העבודה שבוצעה על ידי קבלן המשנה.לדוגמה, אם קבלן המשנה ביצע עבודה קירוי, אזי שיעור עבור סיווג קירוי ישים ישמש. התעריף יחול על כל או חלק מהעלות של העבודה בקבלנות משנה. אם הכסף ששילמת לקבלן המשנה היה עבור עבודה בלבד, אזי העלות הכוללת (חלקי 100) תשמש כבסיס לפרמיה.

קבלן לעומת קבלן משנה

אם העסק שלך הוא לא קבלן, אתה אחראי על פציעות שנגרמו על ידי עובדים של קבלנים עצמאיים לך לשכור? התשובה היא בדרך כלל לא. הקבלן מפעיל עסק עצמאי משלך. לפיכך, הקבלן אחראי על מתן הטבות לעובדים פיצויים לעובדיו הפצועים.

לדוגמה, נניח שאתה בעל חנות קמעונאית. אתה שוכרים ריצוף נהדר, קבלן ריצוף, כדי לקרוע רצפת לינוליאום ישנה בחנות שלך ולהחליף אותה בחנות חדשה. אתה מתאר את התוצאה הרצויה לך (קומה חדשה) ו Fabulous עושה את העבודה. מפקח נהדר מפקח על עובדי הריצוף. הממונה קובע לוחות זמנים לעבודה ומכתיב כיצד העובדים מבצעים את עבודתם. אם עובד מדהים נפגע בעת התקנת הרצפה החדשה שלך, נהדר (לא המשרד שלך) צריך להיות אחראי על העובד.

ישנם כמה מצבים שבהם חברה יכולה להיות אחראית לפציעות של עובדים של קבלן עצמאי. לכן, אתה צריך להתעקש כי כל קבלן עצמאי אתה לשכור לספק ראיות כי הם רכשו עובדים פיצוי ביטוח.