כיצד סמנכ"לי כספים במיקור חוץ מינוף שירותי הנהלת חשבונות מקוונים

פתרונות הנהלת חשבונות מקוונים לנצל את סביבת מחשוב ענן לאסוף ולקשר את המידע כי העסק צריך לנהל את הכספים שלה. פלטפורמות תוכנה אלה לפשט את תהליך הנהלת חשבונות, למזער את משך הזמן על הזנת נתונים ולהגדיל את היעילות על פני הלוח. בעלי עסקים רבים סמנכ"לי כספים מנצלים את היתרונות הללו על ידי ביצוע תהליכי יישום חכם כדי ליצור את הסביבה המושלמת לטיפול היומיומי.

->

מצא את התוכנה הטובה ביותר

הצעד הראשון בהגדרת סביבת הנהלת חשבונות מקוון אידיאלי הוא לקבוע איזו פלטפורמת תוכנה יש את הכלים הנכונים עבור החברה. מנהלי הכספים צריכים להכיר את האפשרויות השימושיות ביותר ולפתח רשימה של פלטפורמות המציעות את התכונות הטובות ביותר. עסקים קטנים משתנים בגודל, היקף וצרכים, לכן חשוב להתייעץ עם מנהלי החברה מראש כדי לקבוע בדיוק מה הכלים הדרושים כדי להתמודד עם תנודות מתמיד בנתונים הכספיים שלהם.

שיקולים נמצאים בשפע בשלב זה, אבל כל דבר, החל תכונות ותועלות על שירותי התמיכה המוצעים על ידי פלטפורמת החשבונאות יש להעריך. חברות רבות דורשות הרבה התאמה אישית או אולי צריך את התוכנה בקנה מידה להציע דיווח מקיף יותר בהמשך הדרך. צרכים חשבונאיים עבור היום, כמו גם בעתיד יש לנתח לפני החתימה על הקו מקווקו.

-> ->

לפשט את שכר

שכר הופך להיות יותר ויותר מסובך כמו עסקים קטנים להרחיב ולקחת על עובדים נוספים. זמן מעקב מידע חייב להיות מועבר מחלקת שכר כדי להפיק את הדוחות הדרושים כדי לתת לעובדים פיצוי מדויק. Online bookkeeping כלים יכולים לקחת את הנתונים נכנסו מעקב ומעקב אחר תוכנות ולתרגם אותו לפורמט שניתן להשתמש בו כדי להכין בדיקות ישירות מהתוכנית.

זה מגדיל את הדיוק ומבטיח כי כל העובדים מקבלים תשלום בזמן, בכל פעם ללא מחלקת החשבונות צורך לבזבז שעות עבודה על שכר בכל שבוע.

הרבה זמן מעקב יישומים גם מחבקת את מערך נרחב של אפשרויות והטבות זמין באמצעות קישוריות ניידת. יש זמן מעקב תוכניות המאפשרות למשתמשים להזין זמן מהשדה, באמצעות יישומים ניידים ואפילו באמצעות הודעות טקסט SMS. סמנכ "ל הכספים יכול להגדיר תהליכי אישור מרובים עבור חברים שונים, תוך קידום הסיוע בנתונים ובפרטים המשופרים בזמן שהוגש למעקב.

ניהול נתוני מכירות

עסקים קטנים להתמודד עם זרם מתמיד של נתוני המכירות. חשבוניות נכנסות ויוצאות, תשלומים, הזמנות רכש, הגשמת הזמנות ומידע משלוח כל מכילים נתונים כספיים חיוניים היוצרים חלק גדול של התמונה כשמדובר תזרים מזומנים.אי מעקב אחר מספרים אלה במדויק ובזמן סביר עלול לגרום לבלבול החוסם את יכולת החברה לקבל החלטות לגבי צמיחה עתידית.

Online הנהלת חשבונות התוכנה מנהלת את כל הנתונים החיוניים כפי שהוא מגיע כך למנהלי החברה תמיד יש תמונה ברורה של כמה כסף זמין בכל זמן נתון.

על ידי מתן דרך מהירה ומדויקת לקבוע את הסטטוס של הזמנות וחשבוניות בודדות, הפלטפורמות האלה חוסכות זמן בכל שלב לאורך משפך המכירות. כמה פתרונות תוכנה מציעים את האפשרות של הפקת חשבוניות באופן אוטומטי ולשלוח אותם ללקוחות לפרוק את מחלקת המכירות אפילו יותר.

לפקח חשבונות זכאים ו חייבים

זה אפשרי עבור העסק להיראות רווחי על הנייר אבל להיות נאבקים או נכשל במציאות. זוהי בעיה נפוצה בפני חברות עם תהליכי הנהלת חשבונות לא יעיל כי לא מראים את הסיפור האמיתי מאחורי תזרים מזומנים. באמצעות כלי מקוון כדי לעקוב אחר הסטטוס של שני חשבונות payable חשבונות חייבים מסיר בלבול מראה שבו הפעולה צריכה להילקח כדי לשפר את הבריאות של החברה כספים.

הגדרת תזכורות והתראות דוא"ל מאיצה את תהליך הגבייה על חשבונות חייבים ומזכירים בעלי עסקים ומנהלים בעת קבלת תשלומים.

כך קל ליצור לוח תשלומים מאוזן שמחזיק את החברה באדום במקום להרוס את התקציב שלה.

עודד את השימוש בנייד

גישה מרחוק היא חלק גדול ממה שהופך את הנהלת החשבונות המקוונת ליעילה כל כך. כל אחד מן סמנכ "ל הכספים לכוח העבודה הנייד יכול לגשת לנתונים החיוניים של התוכנה ולהקלט מכל מכשיר, ללא קשר למיקומם הנוכחי. כאשר כולם בחברה מקבל על הלוח עם ההקלטה המכירות וההוצאות כפי שהם קורים, זה צריך ליצור עלייה גדולה דיוק על פני הלוח. עובדים עושים עסקים מחוץ למשרד כבר לא צריך לחכות לחזור למחשבים שלהם כדי להקליט נתוני העסקה. במקום זאת, הם יכולים להזין את כל המספרים באמצעות אפליקציה בהתקנים הניידים שלהם המשתלבת עם תוכנת הנהלת החשבונות הראשית ומספקת את המידע ישירות לענן.

סנכרון עם הבנקים

זה קל מדי לשכוח לרשום פיקדון או נסיגה של פנקס עסקים ולקבל הפתעה לא נעימה כאשר ההצהרה החודשי מגיע. בעיה זו ניתן להימנע על ידי הגדרת תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט באופן אוטומטי לקבל נתונים פיננסיים ברגע שמתרחשות עסקאות בנקאיות. הסכומים הדולריים המדויקים נרשמים באופן מיידי ונגישים מלוח המחוונים, שיטה שלא רק משפרת את הדיוק, אלא גם מיותרת לבלות זמן בכל חודש במיון של דפי נייר כדי לוודא שהספרים מאוזנים.

שמור על תקשורת פתוחה

פתרון אמין לניהול חשבונות מקוון צריך לאפשר למנהלי מערכת ליצור הרשאות התחברות שונות, כך שראשי מחלקות, מפקחים ועובדים בחברה יוכלו לגשת למידע ולשנותם. כלי ניטור מאפשרים למנהלי הכספים לבדוק שהכל פועל בצורה חלקה ולהגיב לשאלות באמצעות אפשרויות שיתוף פעולה בתוך היישום.זה שומר על זרימת מידע חינם בין כל הצדדים המעורבים בהחלטות הפיננסיות של החברה ומסיר מחסומים העומדים בדרכה של פעולה יעילה. אם צריך לשנות את הצרכים העסקיים, סמנכ"ל הכספים וספק השירות זמינים תמיד כדי לסייע בשיפורים.

לנצל את הדיווח

יצירת דוחות נתונים כספיים ללא סיוע של תוכנה הוא תהליך מפרך הקושרים לעסקים קטנים עסקים שיכולים להיות פרודוקטיביים יותר במקום אחר. העיכוב בין איסוף הנתונים לבין הידור של דוחות ידניים אלה יוצר את הסיכון שהמידע עלול להיות מיושן עד לסיום הדוח. פלטפורמות הנהלת חשבונות מקוונות כוללות כלי דיווח לכמה מהערכים העסקיים החשובים ביותר:

• מכירות משוערות
• הכנסות והוצאות
• תזרים מזומנים
• רווח והפסד

מכיוון שכל הנתונים שהוכנסו למערכת מתואמים באופן מיידי , כל דו"ח חדש משקף את השינויים האחרונים של הכספים של החברה. סנכרון בין פלטפורמות הוא אחד היתרונות העיקריים של מערכות הדיווח המקוון אבל זה לא היחיד. לוחות מחוונים מקיפים יכולים לצבור נתונים, לשפר את הדיווח ולאפשר למנהלי הכספים לגשת אל מחווני הביצועים העיקריים של החברה, מבלי אפילו אתחול המחשב. קישוריות ניידת ביישומים חשבונאיים היא בכל מקום ומאפשרת למשתמשים לא רק להציג אלא גם לערוך, לתפעל ולנתח את כל הנתונים החשובים בכל מקום ובכל פעם יש צורך.

שלב את כל התוכניות

הנהלת חשבונות באינטרנט הוא מועיל ביותר כאשר מקושרים ליישומים אחרים כי העסק משתמש לניהול פעולות. הבאת זמן מעקב, שכר, ניהול מלאי ותוכנות אחרות באמצעות פלטפורמת אינטגרציה מאובטחת מפשט את זרימת הנתונים ומבטיח כי המידע נגיש באמצעות תוכנית הנהלת חשבונות באינטרנט הוא תמיד מדויק.

כמו עם אוטומציה, אינטגרציה מקלה על יעילות מוגברת יכול לחסוך לעסק כמות משמעותית של כסף על ידי צמצום הזמן המושקע בציד פיסות מידע שהיו מפוזרים בעבר ברחבי מחלקות. אינטגרציה גם חותך הרבה משימות כניסה חוזרות נתונים, מקטין את שיעור השגיאה ומאפשר לחברות כדי לייעל את הדוחות כדי להכיל את הסכום הגדול ביותר של פירוט.

אחד מרכיב קריטי של שילוב פלטפורמת החשבונות הוא הבנה הראשונה מה התוצאה הרצויה לפני יישור מערכות. על ידי לדעת מה הדרישות החשבונאיות, מנהלי הכספים יכולים להעריך בצורה מדויקת יותר את הרלוונטיות של תכונות רבות והטבות של תוכניות שונות כדי להבטיח שהם באמת לענות על הצרכים של החברה. לדוגמה, עלות העבודה דורשת מערכות מרובות לדבר אחד עם השני על פני שכר, מעקב אחר זמן ומערכות ספר ראשי. אם עלות העבודה היא עיקרון מרכזי של דיווח, אז אם זמן מעקב היישום מסנכרן את הנתונים שלה לשירותי עיבוד שכר הוא שיקול ספציפי וחשוב.

התאמה אישית של סביבת העבודה

חברות המציעות פתרונות אינטגרציה כוללות לעתים קרובות התאמה אישית כחלק מהשירותים שלהם.מנהלי הכספים יכולים לנצל את זה כדי ליצור פלטפורמה מרכזית המותאמת במיוחד לצרכים של החברה. כל עסק דורש התקנה מסוימת במונחים של זרימת עבודה, טופסי הזנת נתונים וחיבורים בין יישומי תוכנה. את הפלטפורמה עצמה צריך להיות קל מספיק לכולם להשתמש ללא צורך הכשרה מקיפה. Online bookkeeping יכול להיות משולב בצורה חלקה לתוך סביבה זו, כך שהוא הופך להיות כלי קבוע בניהול זרימת הנתונים.

זכור כי ההתאמות האישיות עשויות לחייב התערבות של שירותי IT מאומנים לפי הצורך כדי להגדיר את הקישוריות, לוודא שהנתונים מסונכרנים כראוי והדו"חות מדויקים. יש לתמחר תמיכה זו כאשר בוחנים את העלות של יישום פתרונות חשבונאיים חדשים ושירותי הנהלת חשבונות מקוונים, משום שבסופו של דבר יהיה צורך בכך לא רק במהלך ההתקנה אלא גם בעת שינוי, במהלך הצמיחה וכאשר צוות הנהלת החשבונות דורש מידע ודיווח חדשים. חברות גישה זו במגוון דרכים.

עסקים קטנים עם תקציב מוגבל ו CFO השבר על ההגה חשבונאות עשוי להעדיף לשמור על קשר עם הבעלים הבלעדי שיכול להיות גמיש על שיחה לפי הצורך. אלא אם כן הצרכים נרחבים, החיוב עבור שעות העבודה יהיה סביר יותר לטובת תקציבים עסקיים קטנים יותר מאשר שכר חודשי. לעומת זאת, עסקים גדולים יותר או עסקים עם צרכים חשבונאיים מסובכים עשויים להרוויח יותר מ שמירה על חברת IT על שכר כדי לשרת את הצרכים המתמשכים שלהם. במצבים מוגבלים, עסקים מסוימים הם המתאימים ביותר על ידי בעל תמיכה פנימית IT אדם על הצוות. זה בדרך כלל המתאים ביותר עבור עסקים שיש להם איש IT כבר על צוות שיכול לקחת על עצמו מערכות אחריות נוספות.

על ידי מתן CFOs, בעלי עסקים ועובדים סביבה משותפת שבה לעקוב ולנהל כספים, הנהלת חשבונות באינטרנט כתובות רבות של בעיות של דיוק ותקשורת שיכולים לגרום לשגיאות מזיקות. יישום נכון יוצר פלטפורמה שהופכת את האופן שבו עסקים מטפלים במימון ומציעים סביבה אידיאלית לפריון ולצמיחה.