כתיבה עבור עסקים - ניהול ומנהיגות

מטרת הכתיבה העסקית היא להעביר מידע למישהו אחר או לבקש מידע מהם. כדי להיות יעיל כתיבה עבור העסק, אתה חייב להיות שלם, תמציתי, ומדויק. הטקסט שלך צריך להיות כתוב בצורה כזו כי הקורא יוכל להבין בקלות את מה שאתה אומר או לשאול אותם.

הרבה כתיבה לעסקים היא מרושל, כתוב גרוע, מאורגן, מזוהם עם ז 'רגון, וחסר.

לעתים קרובות הוא ארוך מדי או קצר מדי. כל התכונות הללו תורמות לכתיבה עסקית לא יעילה.

אם אתה כותב הצעת מכירה, הודעת דוא"ל לבוס שלך, או מדריך הוראות עבור חבילת תוכנה, ישנם צעדים מסוימים עליך לבצע כדי להיות יעיל. בצע את חמשת השלבים הבאים:

-> <9>>

1. ארגן את החומר שלך
2. שקול את הקהל שלך
3. רשום את המחשבות שלך
4. הגה את החומר שלך
5. ערוך את החומר שלך

לא לארגן את החומר שלך זה לא זורם היטב וזה לא הגיוני. כתיבה יכולה להיות פשוטה או מסובכת. בעת כתיבת הודעת דוא"ל על מפגש צוות, זה פשוט כמו איסוף המחשבות שלך. מצד שני, אתה כנראה צריך לפתח מתווה מורכב מראש של החומר המוגמר אם אתה כותב את התוצאות של המשפט פרמיית התרופות. לא משנה מה המשימה, ללא רמה מתאימה של הארגון (אפילו לארגן את המחשבות שלך), אתה לא יכול לכלול את כל מה שאתה צריך או לא מצליחים לתת חשיבות לנושאים החשובים ביותר.

השמטות או מיקוד לא נכון יהפכו את כתיבת העסק שלך לבהירה פחות.

דע את הקהל שלך

לפני שתתחיל לכתוב, לחשוב על קהל היעד שלך. לדוגמה, מצגת על תוכנית 401 (k) החדשה של החברה שלך עשויה להיות בעלת אותו מתאר כאשר היא ניתנת לסמנכ "ל הכספים שלך וכן לעובדים, אך רמת הפרטים שתכלול תשתנה.

אתה גם צריך לשקול את הטון. דוא"ל מהיר לצוות שלך, להזכיר להם את picknick החברה השנתית, לא יהיה את הטון אותו הטעם שלך לגבי הדו"ח השנתי של החברה שלך.

כמו כן, זכור כי תוכל לתקשר בצורה יעילה יותר לקהל שלך אם להתמקד במה שאתה רוצה שהם ישמעו ולא על מה שאתה הולך להגיד.

מילה על כתיבה טובה

סופרים טובים יש סגנונות שונים של כתיבה. כמה מעדיפים לכתוב הכל החוצה ואז לחזור ולערוך. אחרים מעדיפים לערוך כשהם הולכים יחד. לפעמים הסגנון המועדף שלהם משתנה בהתאם למה שהם כותבים.

כפי שאתה כותב (או בעת עריכת) להיות מודע אורך. אתה צריך להשתמש מספיק מילים כדי להפוך את המשמעות ברורה, אבל לא להשתמש במילים מיותרות רק כדי להפוך אותו פרחוני. כתיבה עסקית צריכה להיות ברורה ותמציתית, לא verbose ופורח.זכור, אף אחד בעסקים יש זמן לקרוא יותר מאשר הצורך.

מצד שני, לא להפוך את חתיכת קצר מדי. עליך לכתוב מספיק כדי שהמשמעות שלך ברורה ולא תבינו. תארו לעצמכם אם חתיכת ציוד במחסן היה שכותרתו "בשימוש אבל טוב". לא ברור אם פירוש הדבר שהציוד נעשה שימוש רב, או שציוד הציוד כבר לא חדש, אבל עדיין פונקציונלי.

כמה מילים נוספות היו יכולות להפוך את המשמעות ברורה. כמו כן, להימנע משימוש בז 'רגון או קיצורים כי הם יכולים להיות דברים שונים לקוראים שונים. ללא קשר לסגנון הכתיבה שלך, כל הכותבים צריכים הגהה ולערוך את כל החומר שנכתב, אפילו מיילים.

הגהה ועריכה

ללא קשר לסגנון הכתיבה שלך, כל הכותבים צריכים לגהה ולערוך את כל החומר שנכתב, אפילו מיילים. לאחר שסיימת לכתוב, הגהה את העבודה שלך. ייתכן שיהיה עליך לערוך אותו. הגהה היא קריאה מחדש של מה שכתבת כדי לוודא שכל המילים בראש שלך עשו את זה נכון על הנייר. בגלל שהמוח שלנו עובד מהר יותר מהאצבעות שלנו, אתה יכול להשמיט מילים, להפסיק את הסיום, או להשתמש בהומניה הלא נכונה (שם, "שם" במקום "שלהם"). הגהה תופס את השגיאות האלה. ברור, הגהה של קו אחד דוא"ל קל ופשוט להציץ מעל זה תוך כדי הקלדה עשוי להיות מספיק.

עם זאת, אם אתה כותב מדריך הוראות, הגהה שלך יהיה יותר מסובך לקחת יותר.

לאחר הגהה החומר שלך, הגיע הזמן לערוך. לפעמים הגהה ועריכה ניתן לעשות בו זמנית, אבל זה יעיל יותר כאשר הם נעשים ברצף.

הסיבה שאתה עורך הוא לתקן או לשנות את מה שכתבת כדי להפוך את צליל החומר (ולקרוא) טוב יותר. בעת כתיבת העסק, זה אומר לתקן את השגיאות ולהפוך את הטקסט ברור וברור ככל האפשר.

אתה לא כותב רומן

כאשר אתה כותב עבור העסק אתה לא כותב את "הרומן האמריקאי הגדול הבא". הכתיבה שלך צריך להיות תיאורי לפי הצורך, אבל אתה לא צריך לצייר תמונות מילה חיה באמצעות הרבה מילים גדולות של דיבור. אם אתה מתכוון "בתי זכוכית", אל תכתוב "מגורים זגוגיות", כתוב "בתי זכוכית".