מה לא בסדר עם שולחן מבולגן?

כל יום יותר ויותר מידע נזרק אליך. דואר חדש, דוחות של ועדות שונות, חשבוניות, הצעות, ועוד כל מכה את השולחן שלך מספר פעמים ביום. אתה עסוק מדי כדי להתמודד עם זה מיד אז זה רק מתחיל להתערבל. שולחן העבודה שלך מתחיל להיראות כמו אזור מלחמה.

הבעיה כאן היא לא כי השולחן שלך הוא מבולגן. הבעיה היא שחומר חשוב הולך לאיבוד. זה גם נקבר על ידי חומר חדש מגיע, או שזה בחומר החדש, אבל לא שם לב.

- <->

כתוצאה מכך, אתה מבלה יותר מדי זמן על דברים שהם פשוט דחופים ולא אלה חשובים.

כאשר הבוס שלך רוצה לדעת כמה מהר היא יכולה לקבל את הדו"ח עבור סגן הנשיא, אתה לא רוצה להגיד לה שאתה לא שם לב תזכיר שהיא שלחה לך לבקש את הדו"ח. גם הבוס שלך לא יהיה מאושר לשמוע כי הפריסה של קו המוצרים החדש הוא מאוחר כי אתה מגדיר את זה בצד וזה קיבל מכוסה שכחת את זה.

אנשים יגידו לך את הדרך הטובה ביותר לפתור בעיה זו היא שולחן נקי. אחרים אומרים בלגן הוא בסדר. ללא שם: מי צודק? לא זה ולא זה. ושניהם.

שולחן עמוס, מוח מטושטש

לא מזמן, היה ביטוי פופולרי. "שולחן עמוס הוא סימן למוח מטושטש. "הביטוי הזה עורר תעשייה שלמה שנועדה לסייע למנהלי עסקים לנקות את שולחנות העבודה שלהם כסימן לחדותם הנפשית.

ללא ספק ראית סרטים שבהם הבוס יושב במשרדו על גבי גורד שחקים במרכז העיר.

הוא יושב מאחורי שולחן זכוכית ללא מגירות. הקישוטים היחידים הם העט המרשים שנקבע לחתימת מסמכים חשובים וטלפון או אינטרקום כדי שיוכל לתת הוראות.

על יד אחרת …

אנשים רבים רואים שום דבר רע עם ערימות של נייר מכסה את שולחן העבודה, אפילו נשפך על הכיסא המושבים הרצפה במשרד. הם מצטטים מודעות כמו'שולחן עמוס הוא סימן גאוני' ו'שולחן מבולגן הוא רק סימן לשולחן מבולגן. "כולם מכירים מישהו ששולחנו הוא כזה. אתה לא רואה איך הם יכולים אפילו לדעת אם שולחן העבודה הוא מתכת או עץ. עם זאת, כאשר אתה שואל אותם משהו, הם הולכים ישר לערימה, עלה דרך 2 או 3 גיליונות, ולמשוך את מה שביקשת.

-> ->

מה עובד בשבילך

שני הצדדים נכונים. הבעיה אינה נכונה. הבעיה היא אשר תהפוך אותך יעיל יותר. ישנן כמה הנחיות בסיסיות החלות על שתי הגישות, אבל המפתח הוא לעבוד באופן המאפשר לך להיות היעיל ביותר. כמעט כולם צריכים להיפטר חלק העומס על גבי השולחן שלהם, אבל לא יותר מאשר פריט אחד על השולחן שלך בכל פעם לא יעבוד עבור רבים מאיתנו.

אנשים רבים עובדים על מספר פרויקטים בו זמנית (או כמעט באותו זמן).סוגים יצירתיים מרגישים צורך לקבל השראה סביבם. אנשים בעלי אוריינטציה מפורטת זקוקים לכמויות של חומר עזר קרוב. יש אנשים שמרגישים את ערימות העבודה גורם להם להיראות עסוק, ובכך, לשמור אותם בטוחים יותר בעת פיטורים. אחרים מרגישים שולחן נקי מראה עד כמה הם יעילים בשעה מקבל את העבודה.

מה שחשוב הוא לעשות מה עובד בשבילך.

איך לאלף את המפלצת

בין אם אתה הולך על שולחן העבודה זכוכית סטרילית, או פשוט רוצה להביא קצת יותר סדר לתוהו ובוהו של שולחן העבודה שלך, יש כמה הנחיות בסיסיות:

באמת רוצה לְשַׁפֵּר.

אני לא ממליץ על גישה חמורה באמת כי יש לעשות. למרבה הצער, זה משאיר תירוצים להיות קל מדי על עצמך. זה ניסיון להפוך את שולחן העבודה שלך פחות עמוס ויעיל יותר תלוי בך עושה מאמץ רציני.

• שמור, זרוק או זוז.
  מצא שלושה מכולות. תווית את הקטן ביותר "לשמור". תווית הגדולה "לזרוק". יש עוד מיכל שכותרתו "לזוז". הדברים החיוניים באמת ילך לתוך המיכל לשמור שלך להיות מיון מאוחר יותר. כל דבר שאתה רוצה לקחת הביתה או לתת במתנה הולך לתוך "להעביר" מיכל. כל השאר נכנס לתוך מיכל לזרוק. (באופן אידיאלי, מיכל ההשלכה שלך יהיה שני חלקים.חלק אחד יהיה אשפה להיות להיפטר, השני יהיה מוצרי נייר, אשר ניתן למחזר.)
• התחל עם הישן ביותר.
  אתה יכול לספר על ידי התבוננות בהם איזה ערימה היא העתיקה ביותר. בדרך כלל, זה הכי רחוק מהכיסא שלך. זה יהיה הכי קל לזרוק פריטים מערימה זו.
• להעריך כל פיסת רק פעם אחת
  תסתכל על כל פריט בערימה. להחליט איזה מיכל זה יהיה להיכנס. אתה לא יכול להגדיר אותו בחזרה על השולחן שלך מאוחר יותר, אתה צריך להחליט עכשיו. שים את הכל לתוך אחד משלושת המכלים. אין אפשרות אחרת.
• שאל את עצמך …
  השאלה הראשונה היא "האם יש לי את זה במקום אחר, או שאני יכול לקבל את זה ממישהו?" אם יש לך עותק של הדוא"ל שלך, או בדו"ח, או על השולחן של האדם שהכין את ניתוח השוק, וכו ', אתה לא צריך לשמור עותק נוסף. תזרוק את זה. ואז לשאול "למה אני צריך את זה?" אם התשובה היא א) לנקוט פעולה על זה, ב) לעשות משהו עם זה כאשר אני מקבל מידע נוסף ממישהו, או ג) להתייחס כמו שאני עושה עבודה אחרת, לשים אותו לתוך ערימת לשמור. (לאחר שתפטרו את העומס, תוכלו לסדר מחדש את ערימתכם בשלוש הקטגוריות האלה, אז תרגישו חופשיים להפריד ביניהם עכשיו, זה יחסוך זמן רב לאחר מכן). אם תשובתכם היתה כל דבר אחר, זרקו את הפריט.
• להיות אכזרי. תהיה אמיץ.
  כפי שאתה התקדמות דרך כל ערימה, להתקרב קרוב דברים שזה עתה הגיעו, להיות אכזרי בהחלטות שלך. אל תיקח אסירים. אם אתה באמת לא צריך את זה, לזרוק אותו. ולהיות אמיץ. אל תמשיכו למשהו רק מפני שמישהו עשוי לשאול אותך משהו על זה יום אחד. אל תבנה מבצר נייר כדי להגן על עצמך.
• -> ->
  ניהול הנושא

שולחן העבודה שלך לא חייב להיות סטרילי ונטול לחלוטין נייר, אם כי זה יכול להיות אם זה עוזר.המטרה שלך היא לארגן את שולחן העבודה שלך, כך שהוא ממקסם את היעילות שלך. אם זה אומר עוד כמה ערימות על השולחן שלך מאשר האדם הסמוך, זה בסדר - בתנאי כל מה שאתה שומר עוזר לך לעמוד ביעדים שלך של יעילות מוגברת.