הדרך הטובה ביותר לפצות עובדים על המילים שלהם

מהי הדרך הטובה ביותר לפצות את העובדים עבור קילומטראז עבור העסק שלהם נהיגה? שוחחתי על השאלה הזאת עם קרייג פאוול, מנכ"ל Motus, Motus מספקת פלטפורמת ניהול הרכב והחזר כספי המבטיחה החזרים הוגנים ומדויקים לעובדים ניידים.

מהן האפשרויות להקמת מערכת נהיגה עבור העסק שלי?

עובדי החברה הופכים ניידים יותר ויותר, עם יותר עובדים נהיגה עבור עסקים על בסיס יומי.

-> ->

יש לך שתי חלופות לעסק שלך: תוכנית צי של מכוניות בבעלות החברה, או תוכנית החזר עבור עובדים המניעים את המכוניות שלהם.

תוכנית צי (מכוניות בבעלות החברה) היא אופציה מושכת למעסיקים שצריכים לספק תחבורה לפונקציות ספציפיות, כגון משאיות שירות, טנדרים, רכבי אספקה ​​או בעלי דרישות ציוד אחרות. תוכנית צי נותן את השליטה העסקית שלך פיקוח על דברים כמו ביטוח רכב אחזקה ואת היכולת לבחור את תכונות הרכב כי החברה מוצאת חשוב. אלה כוללים תכונות כגון מיתוג החברה, רכיבי בטיחות telematics כדי לקבל תובנה 24/7 לאן הם נמצאים כלי הרכב שלהם הם מונעים.

- <- <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< מכירות ושירותים עסקיים.

החזר מספק גמישות בחירה עבור העובדים, דורש ניהול פנימי פחות, ואינו דורש עלויות מראש או לנקז על ההון. מה חשוב להחליט באיזו מערכת להשתמש?

ללא קשר לדגם - צי או החזר - עליך לפצות את העובדים כראוי עבור השימוש העסקי הקשור לכלי הרכב שלהם, או לעמוד בתוצאות, כגון ביקורות IRS יקרות, או גרוע מכך, תביעות. עבור תוכנית צי,

שאל את עצמך את המטרה העיקרית של התוכנית - כעובד perk (תועלת) או כדי לספק את הצרכים העסקיים של תחבורה. אם המטרה העיקרית שלך היא לספק כלי עסקי, זה אמור לאפשר לך להפחית את הוצאות הצי על ידי החזרת העלויות הכרוכות בשימוש אישי של העובדים ברכב.

עם תוכנית החזר,

אתה יכול לבחור דמי ביטוח רכב שטוח, תוכנית סנט לכל קילומטר, או את שיעור קילומטראז תקן IRS לפצות את העובדים שלהם. אבל כל שלוש אפשרויות אלה יכולים לגרום לחברות לאבד אלפי דולרים לעובד כל שנה, כי הם לא מדויקים חשבון עבור כל עלויות הנהג הפרט, כגון מחירי הגז משתנים ומספר קילומטרים מונע.

מה זה FAVR ומדוע היא האלטרנטיבה הטובה ביותר עבור החזר קילומטראז?

FAVR הוא הליך הכנסה IRS כי החזר עובדים ללא מס עבור עלויות קבועות ומשתנות הקשורות נהיגה עבור העסק. עלויות קבועות עשויות לכלול דמי ביטוח, רישיונות ורישיונות, ואילו עלויות משתנות כוללות דלק ותחזוקה. FAVR הוא הפתרון החזר המדויק ביותר משום שהוא מספק החזר מותאם אישית לכל עובד נייד על בסיס עלויות המקומי של האדם קילומטראז עסקים, אשר יכול להשתנות חודש עד חודש.

אבל, הקלטה מדויקת של כל עלויות קבועות ומשתנות יכול להיות מורכב כדי לנהל - ולכן רוב המעסיקים לא להשתמש בו. מעסיקים רבים בוחרים במקום עבור קצבאות רכב פשוט יותר כמו "גודל אחד מתאים לכל" גישה (500 $ לחודש לכל עובד, למשל). אבל שיטה זו אינה מסבירה את העובדה כי אין שני נסיעות עסקים זהים, ולכן אין שני עובדים צריך להיות החזר באותו סכום. תוכנית סנט לכל קילומטר החזר הוא הוגן אבל עדיין לא מדויק.

מדוע שיעור הקילומטראז 'הסטנדרטיים של ה- IRS אינו החלופה הטובה ביותר?

רוב החברות להשתמש שיעור הקלות עסקים IRS לחשב מה כל עובד צריך להיות משולם בחזרה. אבל שיעור ה- IRS אינו שיעור החזר נדרש משום שהוא מבוסס על העלות הממוצעת הארצית של הפעלת רכב במהלך

הקודם

שנה.

שיעור ה- IRS הוא ממוצע עלויות בזמן-אמת, תוך שימוש בנתוני שנים קודמות, ולא בשיעור החזר בפועל. העובדים יכולים לבלות יותר על נסיעות מאשר הם להיות החזר עבור, או שהם יכולים להיות over- החזר אם מחירי הדלק נפלו - ולא תתבצע התאמות מה הם משלמים כי זה היה מבוסס על מספרי השנה שעברה.

מה רוב החברות להשתבש כשמדובר קצבאות רכב שטוח לעומת החזר?

קצבאות רכב שטוח הם פשוט לא הוגן כשמדובר החזר עובדים החיים במקומות שונים. לדוגמה, עובד אחד יכול לחיות באזור שבו מחירי הגז הם 12 סנט זול יותר מאשר המחירים בעיר הבאה על איפה עובד אחר. כמו כן, עלויות קבועות של נסיעות עסקים, כגון מחיר של ביטוח רכב פרמיות ומיסים, שונים במידה ניכרת לפי מיקום. עלויות נסיעה אחרות גם להשתנות. לדוגמה, פרמיות ביטוח הרכב להשתנות מאוד על ידי המדינה, מ 825 $ ב שרלוט, צפון קרוליינה ל 3 $, 150 ב דטרויט, מישיגן. מסים עבור אותו $ 21, 000 עלות סדאן $ 249 בנבאדה, אך יכול לעלות ככל 1 $, 689 ברוד איילנד. עלויות התיקון השנתיות אינן זהות בכל מדינה, או ממוצע של 393 דולר בניו ג'רזי, אך רק 270 דולר בוורמונט. לשלם את אותו שיעור שטוח לעובדים החיים במקומות שונים מתעלם אלה שונות לחלוטין. בגלל קצבאות המכונית מטופלים כמו פיצוי, הם גם חייבים במס הן המעסיק שמשלם מסים FICA (ביטוח לאומי מסים Medicare), ואת העובד שמשלם הן FICA ומס הכנסה. משמעות הדבר היא כי החברה משלמת את סכום דמי הביטוח בתוספת תרומת מס FICA הקשורים, בעוד העובד לוקח הביתה את סכום דמי הביטוח, פחות מסים על הכנסה התרומה שלהם FICA.ב ללא תשלום החזר מודל ללא תשלום כמו FAVR, העובד "לוקח הביתה" בדיוק את הסכום המעסיק reimburses.

מה טעויות לעשות חברות בטעינה לשימוש אישי של רכב צי?

מעסיקים מסוימים מאפשרים לעובדיהם להשתמש בצי כלי הרכב בבעלות החברה כמו הטבה לשימוש הנהיגה האישי שלהם. אבל, אתה תהיה מופתע כמה חברות לא מבינים את השימוש האישי הזה הוא חייב במס לעובד. חברות גם אין דרך טובה כדי לחשב את הסכום כל נהג צריך להיות מחויב עבור הטבה זו במס.

לעתים קרובות ארגונים פשוט לגבות סכום שטוח כדי לכסות את השימוש האישי על פני כל הנהגים שלהם, ללא קשר כמה קילומטרים אישיים הם נוסעים. זה יכול להצליח להיות יתרון כספי גדול עבור עובדים המשתמשים בצי כלי רכב די הרבה לשימוש אישי. אך עובדים המניעים כלי רכב של צי אך ורק לשימוש עסקי ולשמור על המכוניות שלהם לשימוש אישי מחוץ לתנאי העבודה עשויים להיות מופרזים יתר על המידה.

מה קורה אם העסק אינו משלם במדויק את עובדיו?

באופן לא מדויק reimbursing עובדים עבור הוצאות נסיעה הקשורות לעסקים עולה חברות רבות אלפי דולרים מדי שנה (כ $ 3, 000 דולר לעובד בכל שנה, כפי שחושב על ידי Motus). עם זאת, זה

כלום

לעומת עלויות תובענות ייצוגיות. בשנים האחרונות, העובדים בהצלחה לתבוע את המעסיקים עבור עד 7 $ מיליון דולר כדי לפצות על שיטות החזר הוגן. במדינת קליפורניה, תביעות אלה הופכות במהירות את הכלל, לא את החריג, כי קליפורניה קוד עבודה קוד 2802 הוא קפדני במיוחד.

קוד קליפורניה מבטיח כי

"מעביד ישפה את העובד על כל ההוצאות או ההפסדים הדרושים לעובד כתוצאה ישירה מביצוע תפקידו. "

זה היה לפרש בדרך כלל על ידי המעסיקים להיות מוגבל לעלויות של ציוד או כלים המשמשים את העבודה, אבל עכשיו נעשה שימוש יותר ויותר במקרים החזר קילומטראז '(רדיו שאק ו צעצועים" R "אותנו דוגמה). תוכניות צי גם לבוא עם סט משלהם של אתגרים כשמדובר במדויק לחייב בחזרה את העובדים לשימוש אישי של כלי רכב אלה. השימוש האישי ברכבי החברה חייב להיות מתועד כראוי והעובדים יחויבו בחזרה לשימוש אישי. מתחת לדווח קילומטראז אישי מעמיד חברות בסיכון של ביקורת IRS יקר עלול לעלות לחברה החסומים chargebacks. מה הם כמה משאבים שיכולים לעזור לעסק שלי?

העסק שלך יכול להשתמש באותה טכנולוגיה זה העצמת מקום העבודה הדיגיטלי החדש כדי לעקוב אחר הוצאות העסק שלהם קילומטראז. הנה כמה דוגמאות: מכשירים חכמים שמאופיינים ב- GPS כדי לאסוף ולאחסן מידע על נסיעות עסקיות לעובדים

אפליקציות לנייד

כדי להפוך את המעקב אחר מספר העובדים למקצוען ולדווח במדויק על כל העסק המדויק של העובד, הנסיעה לעבודה stomach

בעזרת היישומים הניידים והפלטפורמות המתאימות לנייד, באפשרותך לבטל משימות ידניות עבור מנהלי התקנים כדי להגביר את הפרודוקטיביות, להפחית עלויות ולהבטיח תאימות ל- IRS - כל זאת תוך השגת תובנות לגבי התנהגויות נהיגה ויעילות כוח עבודה נייד.