מהו תשלום החזר במקום העבודה?

החזר הוצאות היא שיטה לשלם לעובדים בחזרה כאשר הם מבלים את הכסף שלהם על הוצאות הקשורות לעסק. הוצאות אלה מתרחשות בדרך כלל כאשר העובד נוסע לעסקים, אך יכול להתרחש במצבים אחרים הקשורים לעבודה.

הוצאות נסיעה יכול לכלול לינה, טיסות, תחבורה הקרקע, טיפים Bellhops, ארוחות, והוצאות נלוות אחרות העובד עלול להיתקל בזמן על הכביש.

הוצאות עסקיות אחרות יכולות לכלול פריטים כגון לקחת לקוחות או עובדים פוטנציאליים לארוחת צהריים, רכישת ספרים או חומרים חינוכיים אחרים כי המעסיק מכסה או הוצאות נסיעה למחזר החברה רכוש.

סוגי ההוצאות שהארגון ישלם ימצאו במדיניות העסקית, הבידורית, וההוצאות הכלליות הניתנות להחזר כספי של המדריך למשתמש. להכיר את המדיניות של החברה שלך, כי המעסיק שלך יכול לכסות הוצאות מגוונות כמו ניקוי יבש וחברות כושר על נסיעות ממושכות.

בידור הלקוח על נסיעות עסקים היא הוצאה נוספת להחזר, אבל לדעת את המדיניות של החברה שלך, כך שאתה לא יעלה על כל גבולות ההוצאות. אתה רוצה להפגין אירוח ונימוס מבלי לחרוג התקציב של המעסיק שלך עבור הוצאות כאלה.

פופולרי עכשיו הם כרטיסי אשראי החברה כי הם מופקדים על אנשים בכירים ברמת עובדים לעובדים אחרים אשר חייבים לנסוע לעתים קרובות עבור העסק.

במקום לשלם עבור הוצאות עם הכסף שלהם, העובדים לחייב את כל מלבד מקרי ו עצות כרטיס האשראי של החברה.

זוהי גישה נוחה להחזר הוצאות עבור העובד כמו חשבונות כרטיס האשראי לתעד את ההוצאות המדויקות ללא העובד צורך לשמור קבלות ולמלא דוחות הוצאות הנסיעה.

מילוי דוח החזר הוצאות

במקרה של שימוש בכרטיס האשראי של החברה וכסף מזומן, העובדים יצטרכו למלא דוח החזר הוצאות עם החזרה מהטיול. עם כרטיס האשראי של החברה, הם יצטרכו להסביר פחות מאשר חיובי ברור המופיעים על כרטיס האשראי ביל (הרבה יותר קל מאשר למלא דוח חשבון מאפס). הם גם לגבות את החברה על מקרים נוספים שהם שילמו עבור הכסף שלהם או כרטיס אשראי.

כאשר עובד משלם במזומן, הוא או היא יצטרכו לרשום, ולעיתים להצדיק, כל הוצאה עבורו נדרש החזר. אלה נבדקות על ידי חשבונאות כמו גם הצהרות של חברת כרטיסי האשראי. הוצאה בלתי מוצדקת, או הוצאה שאינה נכללת במדיניות החברה, אינה מקבלת תשלום - ומכאן הצורך לדעת את מדיניות החברה בנוגע לנסיעות עסקים.

רוב החברות לקבוע תאריך שבו דוחות החזר הוצאות חייב להיות מוגש על מנת להבטיח כי העובדים הם החזר עבור חשבונאות נאותה. העובדים צריכים לפעול לפי הכללים האלה בזהירות כמו ארגונים מסוימים לא להחזיר את ההוצאות כי הם פנו לאחר המועד האחרון. דע את הכללים של החברה שלך.

שיטה נוספת לתשלום הוצאות נסיעה לעובד הוא עם per diem.

שאלה יוצאת דופן של הקורא הקשורה להחזר הוצאות

שאל הקורא: "לנציגי המכירות שלנו יש שטחים גדולים (מדינות מרובות) ותיירות באופן שגרתי, לעיתים קרובות נדרשים לילות .זה הובא לידיעתי באמצעות מחלקת החשבונאות, כי נציג מכירות לקח איתם חיית המחמד במסע כזה וגבה את דמי המחיה של המלון לכרטיס האשראי של החברה, וטענה שהמלון לא יפריד את האגרה והיא תיכננה להחזיר את החברה. אני המום ומחפש הצעות כיצד להתמודד עם המצב הזה. האינסטינקטים שלי HR לומר לי לכתוב את העובד הזה על שימוש לרעה של קרנות החברה, אבל אני מקבל התנגדות של ניהול מכירות שרוצים אותי לעשות מדיניות ספציפית לחיות מחמד.

"השימוש שלנו בכרטיס האשראי של החברה קובע בבירור," כרטיס זה ישמש להוצאות החברה בלבד.

שימוש אישי בכרטיס עלול לגרום לחילוט הכרטיס או לסיום, בנוסף, נציגי המכירות יהיו להיות אחראי על חיובים בלתי מורשים.' האם כתבת על נושא כזה בעבר? "

HR תגובה:

הנה מה שאתה צריך לשקול. האם העובד הלך לחשבונאות והסביר את הבעיה כי המלון לא היה מסוגל להפריד את חיית המחמד? או, האם היא נתפסה על ידי בדיקה זהירה של הוצאותיה בחשבונאות?

ראשית, קשה להאמין כי המלון לא היה מסוגל להפריד את חיית המחמד. שנית, אם המלון לא היה מסוגל להפריד את החיוב עבור חיית המחמד, איך היא ידעה מה להחזיר את החשבונאות? אם היא מתכננת לשלם עבור חיית המחמד רק אם היא נתפסת, ולא להציע מרצון לשלם, בהתחשב במדיניות שלך, היא ראויה להליך משמעתי. זה יהיה תלוי גם איך יש לך התייחסו למצבים דומים בעבר. האם עובדים אחרים החזירו לחברה הוצאות שונות ולא קיבלו כל פעולה משמעתית? לעתים קרובות כאשר אתה מסתכל לתוך המצב, תמצא כי יש את המדיניות מצד אחד, וכיצד היא יושמה וליישם מאידך גיסא. אתה לא רוצה להתייחס לאדם זה באופן שונה מאשר עובדים אחרים טופלו בעבר.

פעולה משמעתית אינה תקפה אם עובדים אחרים פשוט החזירו את החברה בעבר להוצאות דומות. זכור כי אני לא עורך דין אז זה רק דעתו של עמית HR.

ביצוע מדיניות נסיעה לחיות מחמד אינו מומלץ כי זה דוגמה של החברה להתערב ו overreaching לתוך חייו האישיים של העובד. אם העובדים רוצים לשלם עבור חיית המחמד שלהם לנסוע איתם, זה לא דאגה של החברה.

כל עוד חיית המחמד אינה משפיעה על העלות של המקום שבו הם נשארים או על יכולתם להשתתף במטרות העסקיות של הטיול, זה לא העסק של המעסיק. העובד צריך, כמובן, לשלם את כל דמי נוסף של חיות מחמד נסיעה.

מדיניות הנסיעות שלך מבלבלת מעט, ויכולה להשתמש בחיזוק בחלק "אחראי על חיובים בלתי מורשים" כאשר המדיניות כבר הצהיר כי רק הוצאות החברה מותר.

עוד:

10 טיפים כדי להפחית את העלות של נסיעות עסקים האם העובדים צריכים לשתף חדרים?

כתב ויתור:

שים לב כי המידע שסופק, תוך כדי סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, ממשלתי או ממשלתי בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.