מסמכים מקוריים עבור עסקאות חשבונאיות

בכל פעם חברה עושה עסקה פיננסית, איזה סוג של נייר נתיב נוצרת. נתיב הנייר נקרא מסמך מקור. אם עסק קטן כותב המחאה מתוך חשבון ההמחאה שלו עבור ציוד משרדי, למשל, מסמכי המקור הם המחאה ואת הקבלה למשרד הקבלה.

מדוע מסמכי המקור חשובים

מסמך המקור חיוני לתהליך הנהלת החשבונות והחשבונאות מאחר והוא מהווה עדות לכך שעסקה פיננסית התרחשה.

אם חברה מבוקר, מסמכים המקור לגבות את החשבונות החשבונאיים ואת ספר החשבונות הראשי כמו שביקורת הביקורת שאין לערער.

שמירה על מסמך המקור עבור העסק הוא בדיוק כמו שמירה על קבלות עבור פריטים לניכוי מס עבור המסים האישיים שלך. אם המסים שלך מבוקרים, הם מספקים את ההוכחה שביצעת את הרכישות האלה. אותו הדבר נכון לגבי העסק שלך, אבל בעסקים, אתה לא לשמור קבלות רק עבור הוצאות לניכוי מס. אתה שומר מסמכים מקוריים עבור כל עסקה פיננסית.

-> ->

מה מסמכי המקור מספקים

מסמך מקור מתאר את כל העובדות הבסיסיות בעסקה, כגון כמות העסקה, למי בוצעה העסקה, מטרת העסקה ו מועד העסקה.

להלן מספר דוגמאות למסמכי מקור:

ביטול ההמחאה
חשבונית
קבלה לקופה
קבלה ממוחשבת
הודעת זיכוי עבור החזר לקוח
כרטיס זמן לעובד
להחליק הפקדה

הזמנת רכש

כיצד לטפל במסמכי מקור

מסמך המקור צריך להיות נרשם בכתב העת המתאים חשבונאות בהקדם האפשרי לאחר העסקה. לאחר ההקלטה, יש למסור את כל מסמכי המקור במעין מערכת שבה ניתן לאחזר אותם אם וכאשר הם נדרשים. במקרים מסוימים, זה עשוי להיות חשוב גם כדי לספק את שרשרת המשמורת כדי להיות מסוגל לקבוע כי מסמך המקור המדובר נשאר בשליטה שלך.

מסמכי מקור מול עותקים

ברוב המקרים, צילומים של מסמכי מקור מקובלים מבחינה משפטית. שירות מס ההכנסה, למשל, קיבל צילום של קבלות מאז 1997, כל עוד הם קריאים, מכילים את כל המידע הקיים במקור, ובמסגרת תהליך הסריקה מציגים את המידע בפורמט זהה מְקוֹרִי.

קבלת חומרים שציינה את החפצים שנרכשו ואת המחיר ששולם, אך זה נסרק ללא שם הספק לא היה כשיר. מסמך המציג את כל המידע בקבלה המקורית, אבל זה היה retyped בפורמט Word או Excel גם לא זכאי.

תקן IRS - שלם, קריא ורבייה מדויקת של המקור - הוא אותו תקן המשמש עסקים רבים וסוכנויות ממשלתיות.מוסדות אחרים, לעומת זאת, להוסיף דרישות כלליות אלה.

אוניברסיטת וושינגטון, למשל, מקבלת רק כתחליף לצילומי המסמכים המקוריים שנסרקו בצפיפות מינימלית של 300 נקודות לאינץ '(dpi), ומוצגת בפורמט PDF או TIFF; הוא אינו מקבל צילומי JPEG.

אם אתה מתכנן לסרוק מסמכים חשבונאיים או משפטיים כדי לאפשר אחסון, בדוק עם המוסד הרלוונטי כדי להיות בטוח שהם יקבלו את המסמכים בפורמט שאתה מתכוון להשתמש בו.