ברוקר סוכן נדל"ן סוכן פרוצדורות דוא"ל

אם אתה אוהב אותי, אתה משתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך בתור רשימת מטלות, ואתה מנסה לשמור על זה נקי. לחלופין, ייתכן שאתה בצד השני עם תיבת דואר נכנס בולט כל הזמן. אתה צריך להיות מודע לחשיבות של הדוא"ל בעולם העסקים של היום, וכיצד ניתן לקרוא על מנת לייצר הודעות דוא"ל משנים בעבר.

הממשלה יש כללים דוא"ל. :

בהליכים בבית המשפט הפדראלי, הודעות דוא"ל עשויות ומן הסתם יידרשו להימסר בגילוי קדם משפט.

-> ->

מאז מספר רב של פעילויות עמילות הנדל"ן הם בדרך כלל נשלטת על ידי כללים פדרליים, כגון EPA הוגן דיור, אתה לא יכול להתעלם מהעובדה שאתה יכול בסופו של דבר בבית המשפט הפדרלי פעולה ויהיה צורך לייצר רשומות דוא"ל.

אל תהיה "Shredder וירטואלי!":

זה יהיה מצב מאוד לא נוח להתייצב בפני שופט פדרלי שחושש כי אתה או הסוכן שלך אולי בכוונה מחק הודעות דוא"ל הקשורות לעסקה.

אל תאמינו כי התירוץ "מערכת הגיבוי שלי מעל כתב את הקבצים" יביא לך את הקרס. האופי של רוב מערכות הגיבוי הוא סוף סוף למחוק את הנתונים הישנים ביותר לאחר תקופות קבועות או מספר מסוים של גיבויים.

אתה צריך מדיניות נכתב:

הגן על עצמך ועל התיווך על ידי פיתוח של מדיניות שמירה על דואר אלקטרוני בכתב, אשר מפרט בבירור את ההליכים להגשת הודעות דוא"ל הקשורות לעסקאות. הקפד לציין כי זה כולל את כל הודעות האימייל, נכנסות ויוצאות.

כמו עם המדריך שלך נהלים וכל המסמכים מסוג זה, יש כל סוכנים חדשים לחתום כי הם קראו, להבין, ויהיה לציית להליכים אלה דוא"ל. מדי פעם מפגשים פגישות שבהן אתה חוזר על נהלים אלה ומורה כיצד לעמוד בדרישות.

מודפס הוא טוב - דיגיטלי הוא יותר טוב:

אתה יכול פשוט לציין כי כל דוא"ל להיות מודפס והכניס את הקובץ העסקה. אם זה נעשה דתי, במקרה הגרוע ביותר הוא צורך להעתיק כמה מאות עמודים להצגה לבית המשפט.

גישה טובה יותר היא גם ארכיון הודעות דוא"ל בפורמט דיגיטלי כלשהו, ​​בין אם זה על כונן קשיח חיצוני, CD או DVD. עם עלות נמוכה של תקליטורים ו- DVD של, העברת קבצים הצבת את הדיסק בקובץ העסקה הוא הליך מצוין.

יתרון צד זה קוראים מהלקוח המבקש עותק של הצהרת HUD שלהם. זה פשוט פשוט פופ את הדיסק ואת הדוא"ל אותו.

העברת הודעות דוא"ל לסוכן:

למרות ש- Outlook הוא פתרון הדוא"ל הדומיננטי שם בחוץ, יש לך סוכנים המשתמשים ב- Eudora, מערכות מקוונות בחינם ועוד. עם רמות משתנות של ידע וכל המערכות האלה, מקבל את הודעות דוא"ל לתוך לטווח ארוך לשחזור פורמט ומיקום דורש קצת תכנון.

שיטה אחת היא להעביר את כל הודעות האימייל לעסקאות שהועברו או להעתיק לכתובת דוא"ל של עסקה. עם SmithToJones @ YourDomain. com, הסוכן יכול להעביר נכנסות ו "עותק / עותק מוסתר" מיילים יוצאות לכתובת העסקה. עכשיו הם נמצאים במקום אחד שבו התיווך יכול לנקוט בפעולה בארכיון מתאימה.

תבנית קובץ דיגיטלי של דואר אלקטרוני בדוא"ל חשוב:

אל תופיע בבית המשפט עם תקליטור של הודעות דוא"ל בפורמט שלא ניתן לקרוא. עם שינויי תוכנה ומערכות הפעלה המשתנים בתדירות גבוהה, שלח הודעות אימייל לארכיון בפורמט מקובל, שאמור להיות בסביבה במועד מאוחר יותר.

עד כה, הפורמט הנפוץ ביותר הוא Adobe Acrobat. pdf (מייצג "פורמט מסמך נייד"). Adobe גרסאות חדשות תמיד היה מסוגל לקרוא קבצים ישנים יותר, אז אתה לא צריך להישאר עם ארכיון חסר תועלת בעתיד.

אני משתמש ב- Gmail לעסקים ומשולב עם Evernote וקובץ PDF יש לי את כל הודעות האימייל של העסקה במסמך יחיד לאחר הסגירה.

איך לעשות הכל עוד ימין ועדיין לאבד את העסק שלך:

כמו מתווכים נדל"ן ובעלי החברה עם סוכנים, יש לנו אחריות על איך הם לנהל את פעילותם.

זה באמת לא משנה אם אנחנו רק לבחור את הטוב ביותר ואת קפדני ביותר סוכני או. כולם עושים טעויות. אל תיתן טעות יעלה לך קנסות גדולים, או אפילו את העסק שלך, כי התיווך שלך לא יכול לייצר הודעות דוא"ל הקשורות לעסקה.

שיטות ונהלים לטפל בארכיון דואר אלקטרוני הם לא יקר, וזה לא ייקח מאמץ עצום כדי לפתח ולנהל את ההליכים הדרושים כדי לקבל את התפקיד הזה חשוב תחת שליטה.