אנשי צוות סקירה כללית ומדיניות קובץ לדוגמה

קובץ כוח אדם הוא תיעוד שמור של המעסיקים על ההיסטוריה ועל הסטטוס של כל יחסי העבודה עם עובד בודד. המעסיק שומר על תיעוד התעסוקה בקובץ כוח אדם משלוש סיבות.

• המעסיק רוצה לקבל מידע מדויק ומאורגן כאשר אתה צריך גישה למידע מכל סיבה שהיא. שינויים במגעי חירום, כתובות עובדים, מעקב אחר הערכות ביצועים, מכתבים משמעתיים, הכרה בעובדים וחומרי יישום לתעסוקה הם דוגמאות לסוגי המידע שהמעסיק ירצה לגשת אליהם במהירות.

• המעסיק צריך לשמור תיעוד על נושאים כוח אדם כגון בחירת עובדים, ביצועים, היסטוריה עבודה, רציונליות פיצוי, ויישומים קידום פנימי, כדי שם רק כמה.
  תביעה EEOC, תביעה או אפילו צורך להצדיק את העדר העלאה או קידום לעובד דורשים המעסיק אספה ושמר סוג זה של תיעוד העובד.
• כמה רשומות עובד נדרשים על ידי ממשלות פדרליות או המדינה למעסיקים לשמור. ארגון מידע העובד בקובץ כוח אדם הגיוני לגישה ולציות משפטי ונכונות.

-> ->

סוגי קבצים אישיים

מעסיק מעסיק בדרך כלל מספר סוגים של קובצי כוח אדם, לשימוש עסקי, לשמירת סודיות העובד, לפרטיות רפואית ולציות לחוק. אני לא מודע לכל חוק שאומר כמה קבצים המעסיק נדרש לשמור.

עם זאת, ישנם חוקים רבים, וישנם שיטות עבודה מומלצות לעובדים לשמירת סודיות העובדים, אשר קובעים את התוכן של קבצי כוח אדם ויש להם גישה למידע זה.

אלה הם קבצי כוח אדם רוב המעסיקים בארה"ב לשמור. (חוקים וחוקים ברחבי העולם עשויים להיות שונים.)

• אנשי מקצוע קובץ: זהו קובץ העובד העיקרי המכיל את ההיסטוריה של יחסי העבודה.
• קובץ שכר: אתה רוצה לשמור קובץ נפרד עבור כל בעיות שכר לגבי שכר והטבות.
• קובץ רפואי של העובד: חוק ביטוח בריאות פדרלי וחשבון משנת 1996 (HIPAA) מחייב מעסיקים להגן על רשומות רפואיות של העובד כסודי.
• I-9 טפסים של עובדים: אתה צריך לשמור על קובץ נפרד עבור כל עובד (לא לעובד) I-9 טפסים מאז אתה לא רוצה עובדי הממשלה, אשר מורשה לבדוק את הטפסים תחת מגוון של הנסיבות, מסתכל דרך הראשי שלך, סודי עובדים קבצים.

עובדים גישה לקבצי כוח אדם

העובדים מורשים לגשת לקובצי העובדים שלהם בהדרכה ופיקוח של צוות משאבי אנוש.קובצי כוח אדם נחשבים לרכושו של המעביד אשר באחריותו לשמור עליהם ולשמור עליהם.

דוגמה לדוגמא מדיניות קבצים

להלן דוגמה לקובץ מדיניות של אנשי צוות לשימוש בחברה שלך. הוא דן בקבצים השונים המומלצים ומי צריך לגשת לכל קובץ.

מדיניות לדוגמא

החברה מחזיקה שלושה עובדים עבור כל עובד.

קובץ אדם נשמר עבור כל עובד (שם החברה שלך). תיקי כוח אדם אלה מכילים מסמכים סודיים ומנוהלים ומתוחזקים על ידי צוות משאבי אנוש.

גישה לקובץ זה מוגבלת לצוות משאבי אנוש ומניחה שכל מנהל של העובד שומר את התיק שלו במסמכים הרלוונטיים לביצוע עבודתו של העובד.

מסמכים אופייניים בקובץ כוח אדם כוללים את טופס ההעסקה, טופס ליצירת קשר עם המשפחה, תיעוד תפעולי של פעולות משמעת, קורות חיים, מדריך עובדים ומעסיקים לחתום על גיליונות, מידע אישי שוטף והפניות לעבודה.

לא כל קבצי כוח האדם מכילים את אותם מסמכים, אך לכל קובץ צוות יש כמה מסמכים זהים.

קבצי שכר מתוחזקים גם הם; קבצי שכר כוללים היסטוריה של משרות של העובד, מחלקות, שינויים פיצוי, וכן הלאה. הגישה לקובץ השכר מוגבלת לעובדי הנהלת החשבונות ועובדי משאבי האנוש המתאימים.

קובץ רפואי של העובד מתוחזק גם הוא. תוכן התיק הרפואי אינו זמין לאיש מלבד צוות הייעוץ של Human Resources והעובד שרשומותיו נשמרות בתיק. ב שם החברה שלך), קבצים רפואיים לקבל את הרמה הגבוהה ביותר של אחסון בטוח וסודיות.

עובד יכול להציג את קובץ העובדים שלו על ידי פנייה לאיש צוות משאבי אנוש בשעות העבודה הרגילות. אף עובד אינו רשאי לשנות או להסיר מסמך כלשהו מקובץ העובדים שלו, אשר יש לראותו בנוכחות איש צוות משאבי אנוש.

ידוע גם כ עובד קבצים, רשומות עובד, משאבי אנוש קבצים, תיעוד

כתב ויתור - שים לב:

סוזן Heathfield עושה כל מאמץ כדי להציע מדויק, השכל הישר, אתית ניהול משאבי אנוש, המעסיק , וכן ייעוץ במקום העבודה הן באתר זה, וכן מקושרים מאתר זה, אבל היא לא עורכת דין, ואת התוכן באתר, תוך סמכותי, אינה מובטחת על דיוק חוקיות, והוא לא להתפרש ייעוץ משפטי .

האתר כולל קהל עולמי וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה, כך שהאתר לא יכול להיות מוחלט על כולם עבור מקום העבודה שלך. כאשר יש ספק, תמיד לחפש ייעוץ משפטי או סיוע ממדינה, פדרלי, או משאבים ממשלתיים בינלאומיים, כדי לוודא את הפרשנות המשפטית והחלטות נכונים. המידע באתר זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע בלבד.