האם החברה שלך מוכנה לשירותים משותפים?

מבוא

עסקים צריכים להיות חסכוני ככל האפשר ואפשרות אחת כי חברות יכול לקחת היא לאמץ מודל שירותים משותפים עבור חלק מתפקידיה.

שירותים משותפים יכולים לכסות מספר תהליכים, כגון מחלקת מכירות או רכישה. בדרך כלל אלה סוגים של פונקציות יכול להיות מבוזר, סטנדרטי או מרכזי. ישנם יתרונות רבים ליצירת שירותים משותפים, כולל כלכלי, איכות, זמן תגובה, ואת היתרונות האסטרטגיים.

-> ->

פונקציות ארגוניות

מלבד מודל השירות המשותף, עסקים יכולים לאמץ מודלים פונקציונליים אחרים כגון מבוזרת, סטנדרטית או ריכוזית.

• מבוזרת - סוג זה של המודל נמצא כאשר פונקציה, כגון קנייה או מכירה, ניתן למצוא בכל אחד מהמיקומים של החברה. פונקציה זו אוטונומית, עם צוות נפרד משלה ואולי מערכות טכנולוגיה נפרדת. עם זאת, מודל זה הוא מאוד להגיב לצרכים של המשתמשים במתקן.
• מתוקננת - במודל זה, קיימת פונקציה נפרדת לפחות של המתקנים המופעלים על ידי צוות נפרד. עם זאת, במודל זה, התהליכים הם סטנדרטיים והם עשויים להשתמש באותה טכנולוגיה או מערכות דומות.
• מרכזי - מודל זה פועל עם מחלקה אחת הקיימת במתקן אחד המשמש את כל המתקנים בארגון. במודל זה, הדגש הוא על יעילות ואין הסכמי רמת שירות (SLA) עם משתמשים בכל אחד מהמתקנים.

-> ->

• שירותים משותפים - פונקציית שירות משותפת עשויה להיות ממוקמת באתר אחד בעלות נמוכה, אך היא ממוקדת בלקוחות עם הסכמי רמת שירות מוסכמים. הביצועים של פונקציית השירות המשותף מבוססים על מדידת הסכמי רמת השירות.

היתרונות של שירותים משותפים

פונקציית שירות משותפת מבוססת בדרך כלל על מיקום שבו עובדים מיומנים, אך נמוכה יותר במחיר המארח.

לדוגמה, יצירת פונקציית שירות משותפת במטה החברה עשויה להיות צוות מיומן, אך סביר להניח שיהיה יקר יותר לממן מאשר מיקום באזור בעלות נמוכה.

פונקציה מרכזית דומה לפונקציית שירות משותפת, אך היא מבוססת על צמצום עלות הפונקציה במקום הפעלת פונקציה שמטרתה לשפר את שירות הלקוחות.

בסקר שנערך על ידי שירותים משותפים ותהליכים עסקיים מיקור חוץ האגודה (SBPOA) זיהה עשרה תחומים שבהם השירותים המשותפים היו הפופולריים ביותר. אלה היו חשבונות זכאים 83%, חשבונאות כללית 65%, רכוש קבוע 57%, חשבונות חייבים 56%, שכר 55%, נסיעות והוצאות 50%, דיווח כספי 48%, הון אנושי 44%, אשראי וגבייה 43% פונקציית דלפק עזרה 39%.

סיכונים של שירותים משותפים

למרות שיש יתרונות רבים לאימוץ פונקציה שירותים משותפים, לעתים יש כמה בעיות עבור חברות לאחר מהלך כזה.חלק מהסיבות מדוע פונקציית שירות משותפת יכולה להתערער:

חוסר תמחיר - אם היה אי-ביצוע מדידה מקיפה של עלויות, אזי הפחתת העלות הצפויה מיישום פונקציית שירות משותפת עשויה להיות גסה מופרז.

• היעדר תיעוד - כדי שהפונקציה של שירות משותף תצליח, התהליכים חייבים להיות מתועדים באופן מלא, כך שלשירותים המשותפים יש את כל המידע הדרוש להם כדי לבצע את הפונקציות הנדרשות.
• היעדר מנהיגות - פונקציות רבות של שירותים משותפים אינן מצליחות כצפוי, מכיוון שהן חסרות את המנהיגות הדרושה לקבלת החלטות חשובות.
• מיקור חוץ של שירותים משותפים

אם הוחלט על מודל שירות משותף, ניתן למיקור חוץ של פונקציית השירות המשותף לצד שלישי. חברת מיקור החוץ, אשר תבצע את תפקיד השירות המשותף, תצטרך להסכים ולציית להסכם רמת השירות.

מיקור חוץ של שירותים משותפים הוא מוצלח כאשר יש ניהול ההנהלה לקנות כאשר התהליכים הם סטנדרטיים ברחבי הארגון, ואת היקף הפונקציה מוגדר בבירור.

הפונקציה הפופולרית ביותר בשירות משותף כי הוא outsourced הוא חשבונות זכאים. שירותים משותפים אחרים, אשר לעתים קרובות outsourced כוללים IT, שירותי מס, והטבות לעובדים.

עודכן על ידי גארי מריון, לוגיסטיקה מומחה שרשרת אספקה.