חשיבות התיעוד של משאבי אנוש

תיעוד הוא תיעוד כתוב ונשמר של אירועים התעסוקה. התיעוד מורכב ממרכיבים ממשלתיים ומנדטיים על פי חוק, מסמכים הנדרשים על ידי מדיניות החברה ומעשה, מסמכים המוצעים על ידי מיטב שיטות משאבי אנוש, הרשומה רשמית ובלתי רשמית על אירועי התעסוקה.

תיעוד על תיעוד תעסוקה

תיעוד הוא תיעוד בכתב של פעולות של העובד, דיון, אירועים של אימון ביצועים, עדים עבירות מדיניות, פעולות משמעת, תרומות חיוביות, גמול והכרה, חקירות, כישלון להשיג דרישות ומטרות , הערכת ביצועים ועוד.

-> ->

התיעוד מאפשר למעסיק או לעובד לשמור תיעוד בכתב של האירועים והדיונים שהתרחשו סביב אירוע מסוים. תיעוד יחסי העבודה מספק תיעוד בכתב אשר עשוי להיות נחוץ כדי לתמוך בפעולות כגון קידום העובד, שכר העובד עולה, וכן צעדים משמעתיים כולל סיום העסקה.

תיעוד על העובדים הוא בדרך כלל חיובי וגם שלילי, במידת הצורך. היא עובדתית ולא שיפוטית. הוא מתאר את האירועים כפי שהם מתרחשים לא הדעות של המחשבה ואת המחשבות על האירוע. התיעוד מתאר גם את הפעולות שננקטו במקרים בולטים כגון בעת ​​מתן הכרה רשמית של העובד או נקיטת צעדים משמעתיים.

זכור כי עליך ליצור תיעוד קרוב ככל שהתקרית מתרחשת ככל האפשר כדי שהתיעוד יהיה מדויק, מפורט ומדויק.

בהליך משפטי, תיעוד על ביצועי העבר של העובד הוא קריטי לעתים קרובות את התוצאה המעסיק חוויות מהאירוע.

הצגת תמונה הוגנת של ביצועי העובד ללא התמקדות גרידא בהתרחשות השלילית היא המטרה.

סוגי מסמכים

מדיניות, נהלים, מדריך עובדים ותוכניות לפיתוח ביצועים הם גם סוגי תיעוד המעידים על התנהגות העובדים הצפויה ועל דרישות מקום העבודה לשמירה על מקום עבודה מסודר והוגן שבו העובדים יודעים מה צפוי מהם .

תיעוד הוא גם הרשומה הכתובה של הצהרות הנאשמים, המאשים ועדים לאירועים במקום העבודה העוין, הכוללים התנהגות לא הולמת של עובדים כגון הטרדה מינית.

התיעוד עשוי להיות רשמי ונשמר בקובץ העובדים של העובד. העובדים צפויים לחתום על מסמך זה כדי להודות שקיבלו עותק וסקרו את התוכן. (החתימה אינה מסמלת הסכמה עם ההצהרות בתיעוד.)

תיעוד זה כולל גם רשומות קבועות כמו יישום התעסוקה חתום, הפניות בכתב עבודה, חומרי יישום כגון קורות חיים ומכתבים כיסוי, בדיקות רקע. מלבד תיק העובדים של העובד, תיעוד זה כמו טופס I-9 המאמת את זכאות העובד לעבוד ב- U. נשמר גם הוא, כמו גם רשומות רפואיות, רשומות FMLA וכן הלאה.

התיעוד עשוי להיות גם בלתי פורמלי כמו ברשומות של מנהל שלו או שלה דיונים עם עובד במשך שנה. חשוב למנהלים לשמור על תיעוד זה על כל חברי צוות הדיווח שלהם; אף עובד לא צריך להיות בודד בגלל הביצועים. (זה יכול להיחשב אפליה במועד מאוחר יותר.)

שימוש בתיעוד

תיעוד של אירועים קריטיים, בין אם חיובי או שלילי, מומלץ גם כך למנהלים יש תיעוד של ביצועי העובדים לפרק זמן.

תיעוד משמש בדרכים אחרות בארגונים. אלה יכולים לכלול נהלים, הוראות עבודה, הוראות תוכנה למחשב, כדי שם כמה, אבל לצורך הפונקציה משאבי אנוש, אלה הם השימושים הנפוצים של תיעוד. וכן, אלה הן הוראות כיצד לתעד כראוי.

דוגמאות לתיעוד ביצועים

תיעוד על ביצועי העובד יאפשר לך למשמעת, לסיים או לקדם באופן הוגן, לתגמל ולהכיר עובדים. ללא תיעוד, ביצוע מקרה עבור כל הפעולות הללו קשה - ומסוכן עבור המעסיק.

המעסיק חייב להימנע מכל האשמה אפשרית על טיפול מפלה של העובדים.

חוקיות הצידה, מעסיקים טובים רוצים ליצור סביבת עבודה כי הוא הוגן, עקבי, ותומך של מטרות העובד ותוכניות הקריירה.

סביבה זו נתמכת על ידי התיעוד המקצועי של המנהל של ביצועי העובד - הן התנהגות והתפעלות ראויה לתיקון או לשיפור. מוקדם יותר, כיצד המסמך נדון בפירוט. דוגמאות אלו מעניקות לך דוגמאות נוספות לתיעוד המתאים.

דוגמאות לתיעוד

שגוי:

מארק בדרך כלל מאוחר לעבודה. מארק מפסיד יותר מדי עבודה.

מימין:

1 באפריל: מארק התקשר חולה והחמיץ 8 שעות עבודה.

אפריל 4: מארק הגיע לעבודה ב 10 א. M. , שעתיים מאוחר משעת ההתחלה המתוכננת שלו.

6 באפריל: מארק נקבע תור לרופא ולאחר מכן, נשאר בבית יש תנור חדש מותקן.

אפריל 12: מארק התקשר חולה החמיץ 8 שעות של עבודה.

מרי אינה אמינה. היא בקושי עושה מה שהיא מחויבת לעשות.

מימין:

מאי 2: מרי הבטיחה את הטיוטה הראשונה של הצעת המוצר יהיה זמין לבדיקה בפגישה השבועית של היום. מרי לא יצרה מסמך טיוטה כצפוי. אמרה שהיא היתה עסוקה מדי, והאנשים שעזרתה היתה זקוקה לה לא חזרו אליה.

מנהל השיב: איזו עזרה היית צריך? מֵידָע? מי לא קיבל בחזרה אליך ומה אתה צריך מהם?

קארל ומייקל צריכים לעדכן את מרי על ההתקדמות שלהם.

מה עושה אותך כל כך עסוק, כי לא היה לך זמן לעקוב אחר על המחויבות שלך? עושה יותר מדי התחייבויות עם שעות מוגבלות כדי למלא אותם.

מה אוכל לעשות כדי לעזור לך?

מתי תהפוך את טיוטת המסמך לזמינה לבדיקה?

דוגמאות אלה מספקות סקירה כללית של תיעוד יעיל שנראה כמו תיעוד שנכתב באופן שגוי. בצע את העצה הזו כדי לתעד ביעילות ותיעוד חוקי מדיניות, ביצועים ואירועים במקום העבודה שלך.

כתב ויתור: שים לב כי המידע שסופק, תוך כדי סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, ממשלתי או ממשלתי בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.