כיצד להפחית עלויות הדפסה בנייה

אם אתה במשרד שלך עכשיו, לעצור את מה שאתה עושה ולבדוק מסביב. באופן ספציפי, תסתכל על השולחן שלך. עכשיו לחשוב על מה שאתה רואה. האם יש ערימה ענקית של ניירות על פינה אחת - מסמכים חשובים כמו חשבוניות, חוזים ועדכוני פרויקטים?

לפני שאתה מקבל הגנתי; אנו מקבלים את כל "כאוס מאורגן" מושג כי יש לך כנראה יש קורה עם שולחן העבודה שלך. כל הניירות האלה - טפסים LEED, RFDs, יישומים, ועוד - יש מקום שבו הם שייכים.

כולם צריכים להיות מנוהלים לפני הגשת. חלק צריך להיות חתום, אחרים צריכים להיות סרוקים פנימה, עדיין אחרים צריכים להיות מעובדים נשלח החוצה ללקוחות שלך.

אז בואו פשוט לחתוך לרדוף: אם המשרד שלך הוא בלגן, זה גורם לבעיות. החדשות הטובות הן: יש עדיין תקווה בשבילך.

פתרונות עבור "עומס מסמכים"

אם משהו שהבאנו עד כה חל עליך, אל תדאג. אתה בחברה טובה. אלה הן בעיות נפוצות בקרב מנהלי הבנייה. למרבה המזל יש ניהול תוכנה לניהול זמין לך עושה עבודה מצוינת של פתרון רובם המכריע של אותם.

ניהול טוב מערכות ניהול תכונה מספר עצום של אפשרויות לניהול מסמכים, ופתרונות אלה משרתים מספר מטרות שימושיות. הם יכולים לעזור לך לאתר טפסים ומסמכים במהירות ובקלות, אשר מפחית את כמות הזמן שאתה מבלה מילוי (לקרוא: "מציאת") כל הניירת שלך.

הזמן שאתה שומר יכול לשמש את הנראות שלך עם לקוחות להתמקד בחלק בפועל פרודוקטיבי של העבודה שלך.

הגיע הזמן להתארגן

המאפיין החשוב ביותר של תוכנת ניהול מסמכים הוא היכולת לשמור על הקבצים החשובים שלך מאורגן. זה מבטל את הצורך לחדור דרך ארונות קבצים ענק או ערימות של ניירות על השולחן שלך.

אתה פשוט לחבר את המסמך שאתה מחפש לתוך מנוע החיפוש של התוכנה, והוא מופיע כמעט מיד.

התוכנה יכולה גם לעזור לך להעלות קבצים קיימים, המאפשר לך להבחין בקלות בין קבצים בעבר יושב פיזית בארון קבצים אלה שכבר נוספו למערכת התוכנה. עם יישומים רבים, אתה גם יכול לגשת למסמכים באמצעות אחסון ענן, מתן לך גישה לקבצים שלך בדרכים. ניהול מסמכים המבוססים על ענן צמתים הוא בחירה חכמה בהתחשב ביכולתה לסייע לך לעבד את הניירת מהר יותר וברמת יעילות גבוהה יותר.

שני פתרונות תוכנה שעושים זאת הם נקודת מבט ו- Aconex. שניהם בנויים על מערכות חיפוש דומות לאלגוריתם של גוגל, מה שהופך את תהליך החיפוש במהירות הבזק. נקודת המבט מגדירה את עצמה בנפרד עם תוספת של היכולת לחפש באינדקס דוא"ל באמצעות Outlook המצורפת גם Vista.

אפשרויות שיתוף פעולה מעולה

תוכנת ניהול מסמכים לבנייה מקלה על העבודה עם הצוות שלך. לדוגמה, כלי ניהול הבנייה על ידי Procore מאפשר למנהלים להנפיק הרשאות על ידי המשתמש. הוא מאחסן גירסאות מוקדמות יותר של הקבצים שלך, אבל יש גם אמצעי הגנה כי באופן עקבי לחלוק את אותו טיוטות של קבצים כך שמשתמשים לא עושים את הטעות של עריכת גרסאות שגויות.

עדיף עדיין, זה עובד עם רוב פלטפורמות הניידים והשולחניים העיקריים, וזה חדשות טובות עבור חברות המשתמשות iPads וטאבלטים אחרים כחלק ממערכת הניהול שלהם.

פתרונות כלכליים

הדרכים הטובות בנייה תוכנת ניהול מסמכים יכול לחסוך כסף עבור העסק שלך הם הרבה. אלה הברורים יותר כוללים ירידה דרסטית של הצורך באספקה ​​כמו טונר, נייר, צילום, ויחידות הגשה פיזית. אפילו יותר מזה, זה יכול לחסוך אלפי דולרים בשנה בעלויות העבודה. בקצה הנמוך, עסקים רבים - לא רק בנייה - דו"ח חיסכון של אלפי דולרים פשוט לא צריך לבזבז את הזמן על הגשת המשימות.

תוכנת ניהול מסמכים גם חוסכת זמן (ובסופו של דבר כסף) מחפש מסמכים אבודים. ההערכה היא כי שחזור מסמכים misfiled או misplaced יכול לעלות ככל 250 $ כל אחד.

כמה פעמים יש לך מסוחרר למצוא מסמכים אבודים רק השנה עד כה?

השורה התחתונה

בניה תוכנת ניהול מסמכים מציג לך דרך יעילה לשמור את הכסף שלך ואת הזמן עבור העסק שלך. אם לא ניסית את זה, הזמן הוא עכשיו לקחת את הצעד הראשון לבדוק כמה מהמשאבים המפורטים לעיל.