היסודות של בניית תקציב אירוע

כמתכנן אירוע, להישאר במסגרת התקציב של הלקוח שלך הוא המפתח. וכדי לעשות זאת, אתה צריך תקציב אירוע מפורט שאתה והלקוח שלך מסכים.

בין אם אתה חדש לתכנון האירוע או מקצועי מנוסה, שמירה על תקציב האירוע יעזור לך להישאר מאורגן ומוכן לכל חקירה הלקוח - ולעזור לך להימנע מלעבור על התקציב.

לאירוע בסיסי, כגון מסיבת סמינר או ארוחת ערב, Excel או תוכניות גיליון אלקטרוני אחרות יכולות להיות מועילות.

-> ->

הצג את ארבעת הקטגוריות הבאות:

• פריט
• הוצאות מתוכננות
• הוצאות בפועל
• פרטים

לאחר מכן, לסווג ולעקוב אחר פריטי ההוצאות.

ניהול תקציב אירוע

1. עקוב אחר עלויות שכירות האתר. כפי שאתה מתכנן את האירוע עצמו וכאשר אתה נפגש עם מנהל המכירות מקום שלך, לעקוב אחר כל דמי השכירות הצפוי עבור האירוע ואת שטח הפונקציה, משק בית, טיפול המטען והוצאות נלוות.

   -> ->

2. הערכת עלויות קייטרינג. זה כולל את כל עלויות המזון והמשקאות, כולל טיפים והענקות - שיכולים להסביר עד 30%.

3. דמי הובלה במסמכים. זה כולל הסעות, מאמנים, העברות אירוע וכל הוצאות נלוות.

4. להוסיף הוצאות תפאורה. רוב האירועים כוללים הוצאות עבור תפאורה, כגון מרכזי, פלורלים, השכרת אוהלים, וכו 'זה המקום שבו רשימה אלה עלויות.

   -> ->

5. מסמך הבידור & דמי ציוד. הוצאות שכיחות בקטגוריה זו כוללות את ציוד A / V, אבל זה גם מקום טוב לרשימת honorials לרמקולים או אם אתה שכירת בדרנים.

6. לסכם את דמי ההדפסה. כמה חיובי פריט קטן משלבים למעשה כדי להפוך את פריט שורת חשבון גדול יותר. אלה כוללים הזמנות, תגי שם, חוברות תוכנית, שילוט אירועים, וכרזות.

7. פריט למתנות. טיפ אחד של אירוע משותף הוא לא לאפשר לאורח לעזוב את היד הריקה. אז, כל מתנה או מתנות שאתה מספק, לעקוב אחר העלות עבור אותם בנפרד; אתה תהיה מופתע כמה פריטים אלה יכולים לעלות.

8. זיהוי הוצאות פעילות. אם האירוע שלך כולל פעילויות כגון גולף, טניס, ספא, רפטינג, רכיבה על אופניים או פעילויות אחרות, תרצה לציין את עלות העמלות בנפרד. שקול לסכם את העלות הכוללת בגיליון האלקטרוני שלך ולצרף פירוט.

9. פרסם הוצאות אחרות. אם הוצאה אינה נופלת לאף אחת מהקטגוריות שלמעלה, רשום אותן כפריט הוצאות שונות כאן.

10. תן לעצמך קטגוריה לקרן מגירה. בהתאם לגודל או המורכבות של אירוע, מומלץ לתת לעצמך עד 20% מתקציב האירוע כאן. למרות התכנון הטוב ביותר, חיובים הולכים יעלה תוכניות מוקרן עם הוצאות שאתה אף פעם לא מחשיב. זה ימנע ממך לעבור על התקציב בכל פעם.

11. לסכם את ההוצאות הצפויות. כפי שאתה בונה את האירוע האירוע, תהיה לך הקרנה טובה של סך ההוצאות. זהו המידע שתשתף עם הלקוח האירוע כדי לוודא שהם מודעים לתקציב האירוע, כך שאין הפתעות מאוחר יותר.

12. לסכם את ההוצאות בפועל. זה קורה לאחר סיום האירוע. סיכום ביניים את החשבוניות לתוך 10 קטגוריות לעיל ולתעד את התקציב בפועל. אם נוח מאוד, לזהות חיסכון התקציב בפועל לעומת התקציב הצפוי, הוכחת את הערך שהבאת לתפקיד.