הנחיות לסגירה של המשרד לחופשה

הכנת המשרד שלך עבור סגירה זמנית בשל חופשה או סיבה אחרת היא קלה כמו הבאים זה checklist. נעשה כראוי, הלקוחות שלך, ספקים, ועובדים יהיו מודעים היטב של העסק שלך מתוזמן סגירת המשרד, ואתה יכול למנוע לקוחות זועמים ועובדים ממורמרים עם שובך. בנוסף, אתה יכול גם לחסוך קצת כסף. לקוחות יעריכו לדעת את משך הזמן של העסק להיות סגור, כך שהם לא מתוסכלים על ידי מחכה לתגובה מהעסק שלך בזמן שאתה משם.

-> ->

סגירת משרד: הודעה על עובדים, לקוחות וספקים

הקפד להודיע ​​לבעלי העניין המרכזיים בחברה שלך לפחות שבועיים עד ארבעה שבועות מראש. עובדים יכולים לקבל הודעה / להזכיר באמצעות הוספה המשכורת שלהם. לקוחות יכולים לקבל הודעה באתר האינטרנט שלך ובאמצעות הודעת הדיילת האוטומטית שלך במערכת הטלפון. ספקים (במיוחד אלה עם לוחות זמנים אספקה ​​חוזרת) ניתן לקבל הודעה באמצעות דואר אלקטרוני או דואר רגיל.

-> ->

להודיע ​​על אבטחה אנשי שירות / שירות

שלח תזכיר האבטחה האישי שלך או שירות אבטחה להודיע ​​להם על תאריכי הסיום. ודא את רשימת החירום חירום מעודכן עם מספרי הטלפון של העובד מפתח.

שנה את ברכת הדיילת האוטומטית

תזמן את ברכת הדיילת האוטומטית שלך במערכת הטלפון כדי לשקף כי המשרד סגור. הקפד לציין גם כאשר המשרד ייפתח מחדש. אם אתה מספק שירותי חירום (למשל חימום וקירור, אינסטלציה, וכו ') הקפד לספר למתקשרים שלך כיצד להגיע לשירות עונה או הטלפון הסלולרי שלך במהלך הכיבוי.

- <->

הודעה על שירות מענה

אם אתה משתמש בשירות מענה, הקפד להודיע ​​להם על התאריכים שבהם ייסגר המשרד ולוודא שרשימת אנשי הקשר שלך מעודכנת עם מספרי הטלפון של העובדים זה יהיה על השיחה.

החלף הודעות קוליות וצור הודעות מענה אוטומטי

אם מערכת הטלפון שלך מאפשרת לשיחות חיצוניות לצלצל ישירות לשולחנות העובדים שלך, עליך לוודא שהן משתמשות בברכה קולית זמנית או "מחוץ למשרד" מאפשר למתקשר לדעת שהם לא במשרד.

העובדים שלך צריכים גם לתת לשיחה לדעת מתי הם יחזרו ומה לעשות אם הם זקוקים לעזרה מיידית בזמן שהמשרד סגור לחג. בנוסף, הקפד ליצור דוא"ל מחוץ למשרד באופן אוטומטי.

צמצום תרמוסטט

לחסוך קצת אנרגיה קצת כסף על ידי הגדרת חזרה (או תכנות מחדש) תרמוסטט במשרד במהלך הסגירה.

גיבוי שרתים

אם יש לך מחשבים קריטיים ושרתים, ודא שמחזור הגיבוי פועל כראוי לפני ואחרי הכיבוי.צמצם את החשיפה שלך לאסון על ידי תזמון גיבוי מחוץ לאתר שלך לאיסוף מוקדם במקום לחכות לאחר כיבוי החג יהיה מעל.

כבה ציוד משרדי

• אורות משרדיים
• מכונות צילום
• מחשבונים
• אורות תקרה> מגרסות
• כבה מחשבים וציוד היקפי

מחשב

• צג
• סורק < מדפסת
• לא לכבות
• מכונות פקס

טלפון מערכת

• שרתים מחשבים
• חימום / אורות עבור טנקים דגים טרופיים