כיצד לתכנן בהצלחה אירוע התרמה

אירוח אירוע התרמה היא דרך מצוינת לגייס כסף עבור ארגון או סיבה. אירועים גיוס כספים להעלות את המודעות, המעורבות הקהילה לטפח, ולספק כיף לאסוף כל תוך גיוס כסף למען מטרה טובה. תכנון אירוע התרמה - בדיוק כמו תכנון כל אירוע אחר - לוקח זמן, ארגון ויצירתיות.

תכנון אירוע התרמה

עקוב אחר המדריך קל לעקוב אחר בהצלחה לתכנון אירוע התרמה.

1. מה המטרה?

לפני תחילת העבודה עם כל אירוע האירוע בפועל, להחליט תחילה מה המטרה היא לאירוע התרמה שלך. רוב אירועי התרמה יש יותר מאשר מטרה אחת. המטרה היא להשיג פרסום, להגביר את המודעות, להרחיב רשת קיימת, או לתגמל מתנדבים על מאמציהם, כל זאת תוך גיוס כספים באירוע. לדעת מה התוצאה הרצויה, כך שתוכל לעצב אירוע שיעמוד כי המטרה.

2. כמה כסף אתה מקווה להעלות?

איך אתה יודע אם אירוע התרמה שלך הוא הצלחה אם אין לך מטרה גיוס כספים? להקים מטרה ברורה ומדידה גיוס כספים. המטרה צריכה להיות מושגת אבל גם מעט מחוץ להישג יד. זה יספק מוטיבציה נוספת עבור המעורבים באירוע - ואת קהל היעד שלך - שואפים לעמוד במטרה גיוס כספים.

עקוב אחר התקדמות גיוס כספים באמצעות אינדיקטורים לפרסם את ההתקדמות באמצעות מדיה חברתית וערוצי שיווק אחרים.

לדחוף את הרשת גיוס כספים לתרום כדי לעזור לך להגיע ליעד. זכור כי המטרה היא סכום הכסף שנותר לאחר כל הוצאות האירוע משולמים.

3. יצירת תקציב אירוע

עם המטרה שלך גיוס כספים בחשבון, להקים את תקציב האירוע שלך. לעשות רשימה מלאה של כל ההוצאות הכרוכות באירוע זה התרמה.

זה כולל:

• עלויות השכרה עבור מקום
• קייטרינג
• השכרת ציוד
• עלויות עבור אנשי צוות
• הזמנות
• בידור (אורחים רמקולים, מוסיקאים)
• קישוטים
• הובלה
• אנשי אבטחה

התקציב שלך צריך לשקף את כל העלויות הידועות ולכלול סכום עבור הוצאות בלתי צפויות. כדי לעמוד ביעד גיוס הכספים שלך, סכום הכסף שגויס באירוע חייב לעלות על כל ההוצאות.

4. דע את קהל היעד שלך

כדי לשווק ביעילות אירוע - בין אם זה גיוס כספים, פגישה או פסטיבל - אתה צריך קודם כל לקבוע מי קהל היעד שלך. האם אתה מנסה להגיע לאנשי מקצוע צעירים אשר לאמץ את הסיבה שלך? האם האירוע שלך התרמה משהו לציבור הרחב וכל אחד יכול להשתתף? אולי קהל היעד שלך הוא בעלי עסקים קטנים אשר יתרום אחוז המכירות שלהם לגרום שלך.תחשוב על מי אתה מנסה להגיע, כך שתוכל להתאים את מאמצי השיווק שלך.

5. להגיע לקהילה

בעת תכנון אירוע התרמה, לחשוב על הרשת הקהילתית המקומית שלך במאמצים להגיע שלך. להגיע אל עסקים מקומיים לבקש את עזרתם במתן חלק רכיבי האירוע ללא עלות מופחתת. לדוגמה, לשקול שידול תרומות עבור הפריטים הבאים:

• השכרת כסאות
• השכרת אוהלים
• קישוטים
• מזון קייטרינג
• מוסיקה או DJ
• שילוט

סופרמרקטים מקומיים עשויים לתרום בקבוקי מים לאורחים. מדפסת מקומית יכולה לתרום את השילוט. בתמורה לרמה מסוימת של השתתפותם, להציע את העסק או הספק פרסום בצורה של רישום עסקים בחומרים מודפסים או שילוט באירוע.

היתרונות של קהילה זו הם רבים. הארגון שלך מקבל חומרים או שירותים ללא עלות מופחתת או מופחתת, מה שעוזר להפחית את ההוצאות שלך. עסקים מקומיים אלה הופכים לרשת שלך, והתמיכה שלהם תקדם את האירוע שלך ללקוחות שלהם.

להושיט יד לקבוצות צדקה אחרות, כגון ארגוני נוער מקומיים, קבוצות סקאוט או מועדוני שירות קהילתיים בבתי הספר המקומיים. הם יכולים להציע סיוע עם ההתקנה, לנקות, הפצה של פריטים באירוע, ועוד.

6. יצירת ועדת מארח

בדרך כלל, אירועי גיוס כספים יש ועדת המארח. חברי הוועדה האלה צריכים להיות מחויבים לעניין ולאירוע, ולהיות תורמים גדולים שיעודדו אחרים לתרום את המשאבים שלהם. מנהיגים עסקיים וסלבריטאים מקומיים משמשים לעתים קרובות בוועדות מארחות. תפקידם אינו תכנון אירועים; במקום זאת, זה יעבוד כדי לעזור לך להגיע למטרות גיוס כספים שלך.

7. פרסום אירוע

לאחר תאריך האירוע וקהל היעד נבחר, הגיע הזמן לעבוד על פרסום האירוע. לפתח תוכנית יחסי ציבור / שיווק לאירוע התרמה - אחד נפרד תוכנית האירוע שלך גיוס כספים. כלול ציר זמן להכנת הודעות ושליחת חומרים, כמו גם שיטות זמינות להפצה. זה יכול לכלול:

• הזמנות בדואר לאירוע
• קמפיין שיווק ישיר בדואר
• מפגשים חברתיים עם נציגים של הוועדה המארח
• נוכחות מקוונת (אתר הארגון, Facebook, Twitter וכו ')
• ישיר > הקהילה המקומית הושטת קהל
• עיתונים מקומיים ופרסומים מקוונים
• מארח הוועדה העסקית והחברתית
• הפוך את מסע הפרסום שלך בעדיפות. ללא שיווק יעיל, האירוע עצמו - כמו גם את צדקה סיבה - ילך מבלי משים, ואת המטרה גיוס כספים לא יתקיים.

8. פורמט עבור מכירת כרטיסים

כחלק מתוכנית האירוע שלך גיוס כספים, לכלול שיטה מכירת כרטיסים והפצה. להחליט איך כרטיסים יימכרו, כאשר הם יימכרו, ואם הם יחולקו לפני האירוע או זמין לאיסוף בפתח האירוע.יש לקבוע אם תעמוד לרשותך דמי כרטיס שטוחים לאירוע או לרמות תרומה שונות, כגון מחיר שונה לגישה לאזור V. I. P או לקבלה מיוחדת.

כמו כן, ליצור שיטה לארגון מכירות הכרטיסים, כמו גם איך את הפרטים האישיים של אלה לרכוש כרטיסים יתווספו לרשימת גיוס כספים שלך. מידע ליצירת קשר זה הוא חלק חשוב במאמצי השיווק העתידיים שלך.

9. אל תשכח לומר "תודה"

אל תעשה את הטעות יקר של לא מודה לאירוע התורמים שלך, נותני חסות האירוע, ומתנדבים. קח את הזמן כדי לשלוח הערות אישיות לכל מי המעורבים באירוע התרמה שלך. תודה קייטרינג על השתתפות החסות שלהם על האירוע ועל אספקת מזון מהממים. תודה למתנדבים הצופים על זמנם ועל האנרגיה שלהם בסיוע להקים את האוהלים. תודה הספקים אשר סיפקו צורך השכרות רבות בהנחה. אתה מקבל את הרעיון.