כיצד לתכנן אירוע הליכה מוצלח לגיוס כספים

מתכנני אירועים מיוחדים - במיוחד אלה בעולם ללא מטרות רווח - יודעים כי ארגון אירוע התרמה בחוץ הוא רעיון נהדר. אירועים מסוג זה, כמו רעיונות אחרים לגיוס תרומות קהילתיות, מחייבים את התכנון לאירוע השנה הבאה מיד לאחר סיום האירוע לגיוס תרומות השנה. חשוב לדון באירוע ולדון מה הלך טוב ומה יכול להיות שיפור בעוד האירוע הוא עדיין טרי במוחו של הצוות.

-> ->

דיון ההצלחות והשיפורים להבטיח כי תכונות אלה עשויים להיות כלולים או משופרת לאירוע בשנה הבאה. תכנון פרואקטיבי כזה גם מוסיף ערך עבור נותני החסות. ו, באופן בלתי נמנע, כל הקהילה מוצלחת הולך מקווה לגדול ולהרחיב משנה לשנה.

אבל חשוב להישאר ממוקדים על המטרה העיקרית לקיום אירועים כאלה: גיוס כספים. אז עבור אלה מתכנני האירוע אשר בעבר שנערך טיול הקהילה, אחד הזמנים החשובים ביותר לתכנון למעשה קורה לאחר הליכה מסתיים. כדי ללמוד על ההיבטים הרבים של תכנון והוצאה לפועל של התרמה קהילתית, אנחנו הולכים לקבל מבט מאחורי הקלעים באירוע יום האם, בהנחיית Y-ME של סרטן השד של שיקגו.

-> <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< תוכנית מוקד לחולי סרטן השד.

התוכנית צברה תהילה כמו רק 24 שעות ביממה מוקד טלפוני חינם של המדינה מאויש כולו על ידי ניצולי סרטן השד מי הם יועצים עמיתים. אבל הארגון ארגן גם מסע התרמה שנתי ביום האם, שתמכו בתוכניותיהם ובשירותים שלהם. בחזרה בשנת 2007, Y-ME גייסה יותר מ -7 מיליון דולר עם כמעט 43,000 הליכונים מ -12 ערים.

עד 2008, 15 ערים השתתפו. לרוע המזל, Y-ME סגר את דלתותיו ב -2012, אך המורשת של התרמה השנתית שלו נותרה מקרה מבחן מצוין למתכנני אירועים שלא למטרות רווח.

הרבה הצלחה של Y-ME גיוס יכול להיות לייחס גישה מאורגנת לתכנון לפקוח עין על המטרות החשובות ביותר הראשון. ליז קלוג, מנהלת האירוע לשעבר של הארגון, אמרה זאת לאחר שנת השיא שלהם ב -2007: "יש לנו תוכנית לנקודות שונות בזמן בתהליך התכנון. לכן, אנו ננקוט צעדים כדי לקדם את הנקודות החשובות ביותר בזמן כדי לוודא שאנחנו מצליחים. לדוגמה, בעיר שבה אנו עשויים לארח אירוע בפעם הראשונה, עלינו להתמקד בכך שיש לנו מקום מצוין ומיקום שבו אנשים ירצו לחזור. במורד הכביש נוכל להתמקד באיזה בתי קפה נשליך חוברות."בואו נסתכל איך Klug ו- Y-ME האירוע צוות התכנון מאורגן כזה אירוע מוצלח.

תכנון שלב 1: ניתוח המספרים

אירוח טיול קהילתי או אירוע דומה דורש להביא יחד כמה מטרות מכוננות שונות, אבל בסופו של דבר, האגודה או צדקה המארח את האירוע עושה זאת כדי לגייס כסף עבור המטרה שלהם.

לכן, הצעד הראשון בתכנון האירוע הבא מתרחש כאשר האירוע הנוכחי מסתיים, ורוב העבודה מקיפה את המספרים.

"הסתכלנו מקרוב על המספרים לאחר האירוע", מסבירה ליז קלוג , "השווינו איך עשינו השנה לעומת השנה הקודמת. הסתכלנו על חווית המשתתף. הערכנו את קטגוריות החסות שלנו. הגיבנו לכל הודעות מיידיות על האירועים. "מתכנני האירוע גם לנקוט צעדים מיידיים כדי להבטיח את כל המעורבים באירוע השנה תימשך בשנה הבאה. גם קלוג חפר אל הפרטים. בהערכותיה, היא בחנה את הכל ממספר המתנדבים שהשתתפו בכמות החולצות שהופצו. היא היתה שואלת אם היא זקוקה פחות או יותר לשנה הבאה.

תכנון ציר הזמן

עבור אלה המארגנים טיול התרמה הקהילה, חשוב לדעת אילו צעדים יש לטפל בזמנים שונים.

למרבית העמותות אין את המותרות של מספר רב של אנשי צוות ועובדי מתנדבים שיניעו את הצלחת האירוע. אבל המתכננים מכירים בכך שהם חייבים לוודא כי הם עובדים בשיתוף פעולה הדוק עם ראש העיר של העיר ואת מחלקת עבודות הציבור כדי לקבל את האירוע על לוח השנה הציבורי.

קלוג מציע כי הצעד הראשון לאחר ניתוח המספרים בשנה שעברה להיות להתמקד גיוס חברות. אם האירוע הוא לא תוכנית חדשה, חשוב לקבל את התמיכה הארגונית לאירוע בשנה הבאה מיד לאחר האירוע השנה מסתיים. "התמקדנו בחידוש החסויות כשמסרנו את הדו"ח על האירוע", אומר קלוג. כמו כן היא מציעה את הנקודות הבאות עבור מתכננים המעוניינים בארגון טיול קהילתי כאירוע התרמה:

זיהוי נותני חסות של החברה

פיתוח תוכניות צוות הליכה

קביעת פעילויות לאירועים

• התחלת גיוס עובדים
• סיום אירוע לוגיסטיקה
• החזק את האירוע
• החזק אירוע "תודה"
• הערך והתחל באירוע הבא
• Y-ME תשכור גם חברת לוגיסטיקה חיצונית שתטפל בדרישות הלוגיסטיות שלה. אבל אחד היעילים ביותר היה יישום מערכת רישום מקוון.
• Online הרשמה מערכת הצלחה
• Y-ME למד במהירות על החשיבות של שימוש באינטרנט לרישום מקוון ומאז הדגיש בחוזקה את השימוש בטכנולוגיה עבור רישום מקוון וגיוס כספים.

הם השקיעו במערכת ניהול מערכת יחסים מקוונת כדי לשמש אתר המירוץ שלהם 2003. מערכת זו משמשת כאתר אישי למתנדבים לביצוע פניות אישיות לתרומות ומעורבות אחרת. היא לוכדת מידע למסד נתונים יחיד ומשמשת ככלי לקפטני צוות הליכה כדי לעודד את חבריהם.התוצאות היו נהדרות.

המשתתפים באינטרנט עלה מ 4, 000 ל 11, 594. תרומות באינטרנט גדל מ 5, 000 ל 19, 650. צוות ה- Y-ME האמין כי היא תרמה להגיע $ 2. 35 מיליון המטרה, וכבונוס הטכנולוגיה צמצמה עלויות הניהול בכ 20 $. 000.

מערכת כזו יכולה לשמש גם כלי תקשורת חשוב המאפשר לארגון לעקוב אחר ולהמשיך לערב המרכיבים מעבר ליום המירוץ עצמו.

יום המירוץ ציר הזמן

טיולי הקהילה הם המתוזמנים ביותר בבוקר. בהתאם למורכבות של שילוט מיקום, ההתקנה עבור האירוע עשוי בדרך כלל להתחיל מוקדם ככל שבוע לפני האירוע, עם רוב הפעילות קורה כמה ימים לפני ההליכה.

כאשר Y-ME יהיה תכנון האירוע השנתי שלהם התרמה, הצוות היה בדרך כלל מנסה להגביל את האזור שבו הם החזיקו את ההליכה, כך שזה לא היה דורש כמות משמעותית של זמן משאבים לבצע משימות מסוימות פעולות כמו כיבוי ברחובות. הטיול שלהם היה בדרך כלל לא תחרותי, ולכן זה גם עוזר להם שהם לא צריכים לשקול את הדרישות הדרושות עבור תחרות גזע תחרותי יותר.

לוח הזמנים של יום המרוצים עצמו בדרך כלל זורם כדלקמן:

תכנון אירועים צוות מגיע (2. 5 שעות לפני הליכה)

התנדבות צ'ק אין (2 שעות לפני הליכה)

(2 דקות לפני ההליכה)

• רישום מתחיל (1 5 שעות לפני ההליכה)
• הגדרת קו התחלה (30 דקות לפני ההליכה)
• טקס פתיחה (10 דקות לפני ההליכה) << מרוץ מתחיל
• ראשי הבמה מתחיל מתחיל (1 שעות אחרי הליכה מתחיל)
• רשמי ראשי שלב הבכורה (לאחר הליכה מסתיים, בשעה 1 שעה סימן)
• תוכנית רשמית מסתיים (3 שעות לאחר הליכה מתחיל)
• האירוע מתחיל מתחיל (לאחר האירוע מסתיים באופן רשמי)
• טיפים לתכנון קהילה הליכה או לרוץ
• עבור אלה ארגונים המעוניינים לקיים הליכה הקהילה או לרוץ בפעם הראשונה, קלוג מציעה מספר הצעות שיסייעו להבטיח אירוע מוצלח.
• התחל עם מוביל חם, כולל מתנדבים מחוברים היטב, ספונסרים או צוות גדול. הגדרת תוצאות ניתנות למדידה.
• להעריך את האירועים המתחרים בעיר שלך / מיקום כדי לזהות את השיטות המומלצות שלהם ותחומים לשיפור.

עבודה עם המשרד של ראש העיר ורחבי הפארק לדון בהיתרים הנדרשים ואת הלוגיסטיקה האירוע שלך: זמן, מיקום, מספר המשתתפים. ודא שאתה מוכן לפגישות האלה.

להבין את התקציב שלך והקפד לשמור על ההוצאות התפעוליות שלך 25-30% לאירוע חדש. כמה ארגוני צדקה יהיה לשאוף 15-20% מכלל ההוצאות.

• חסות מאובטחת לספוג 100% מההוצאות התפעוליות של האירוע שלך.