טעויות נפוצות עורכי דין לעשות בעת שליחת הודעות דוא"ל

עורכי דין, כמו כולם, לעשות טעויות איך הם משתמשים בדוא"ל. כמה טעויות דוא"ל להפוך סיפורי זוועה, בעוד שאחרים הם פשוט מביך. להלן תשע טעויות נפוצות כי עורכי דין לעשות בעת כתיבה ושליחה של הודעות דוא"ל.

שנשלחו מהשולחן של (הוסף שם)

מדי פעם אני אקבל אימייל מעורך דין ששולח אימייל בשם שולחן העבודה שלו. הנה כמה בעיות עם גישה זו לדוא"ל.

ראשית, אינדקס התצוגה של תיבת הדואר הנכנס של רוב מערכות האימייל לא יציג שם ארוך. רוב האנשים יראו רק חלק של "משולחן של", ואולי כמה מכתבים של השם הפרטי של האדם. וחשוב יותר, זה נראה טיפשי קצת יומרני. שולחן לא שולח הודעות דוא"ל. אם עורך דין הולך לשלוח דוא"ל, זה צריך להיות בשמו או שלה.

פנסי אפקטים

כמה עורכי דין אוהבים להיות יצירתיים עם המראה של הודעות הדוא"ל שלהם. לפני כמה ימים ראיתי בלוק חתימה של עורך דין ולרגע חשבתי שיש לי בעיות ראייה. מתברר כי האותיות מטושטשות היו מכוונים. אפקטים מיוחדים עשויים להיראות משעשע, אבל כל דבר שעושה את המילים קשה לקרוא הוא רעיון רע. במיוחד אם מה שקשה לקרוא הוא שם עורך הדין וכתובת הדוא"ל.

אפילו יותר גרוע מאשר את ההשפעות המיוחדות על המכתבים כאשר עורכי דין העומס הודעות דוא"ל שלהם עם גרפיקה או גרפיקה מהודרת. זה עושה את ההודעה לאט יותר להוריד, לאט יותר לפתוח, ועוד טרחה לקרוא.

המטרה של דוא"ל היא לתקשר מידע, לא מיומנות אמנותית. תשאיר את זה פשוט.

לא חתימה חתימה

זה לא כל כך קשה להגדיר בלוק חתימה אוטומטית ברוב מערכות הדוא"ל. זה לא חייב להיות מסובך, דעות להשתנות לגבי כמה מידע לכלול בלוק חתימה. עורכי דין מסוימים להפוך את כותרות הדוא"ל שלהם לתוך מיני פרסומות כי לצאת בכל דוא"ל, בעוד שאחרים לקחת גישה מינימליסטית מאוד עם רק את השם ואת כתובת הדוא"ל או מספר הטלפון.

רוב לשים איזה סוג של הודעת פרטיות או כתב ויתור משפטי בתחתית תחתונה. כל אלה הם שימושים מקובלים של בלוק חתימה דוא"ל. מה לא מקובל הוא לשלוח הודעות דוא"ל שאינן מזהות את השולח. הנמען של דוא"ל לא צריך לנחש מי שלח את הדוא"ל. עורכי דין צריכים לזהות את עצמם בבירור בכל תקשורת שהם שולחים, ואם עורך הדין הוא חכם הדוא"ל יכלול גם הודעת פרטיות.

כתיבת הודעות דוא"ל בזמן כועס

אחד היתרונות של המערכת הישנה של שליחת מכתבים לאנשים היה כי יש מובנית "קירור" תקופה בין כאשר מכתב יהיה כתוב וכאשר זה היה באמת לצאת אל הנמען.אם עורך הדין כתב את המכתב בעצמו, עדיין סביר להניח שישב על שולחן מספר שעות לפני שיגיע לסניף הדואר. אם זה היה מוכתב, עד שהמזכיר סיים להקליד אותו עורך הדין אולי יש להתגבר על מה גרם לו כל כך כועס מלכתחילה.

הגנה זו אינה קיימת בדוא"ל. באמצעות דוא"ל, עורך הדין יכול לפטר את הכעס זעם בתוך שניות מה גרם את הכעס. 99. 99% מהזמן זה יהיה רעיון רע. אף אחד לא חושב ברור כאשר הוא מונע על ידי כעס. לכי לעשות משהו אחר, ולחזור לנושא הפוגע מאוחר יותר, כאשר חלק מן הכעס התפוגגה.

זה יכול לעשות את ההבדל בין שמירה או לאבד לקוחות, חברים, וכסף.

לא עושה תשובות בזמן

עורכי דין מסוימים מרגישים כי הישן "5 ימים כלל" להגיב על התכתבות עסקית חל גם על דואר אלקטרוני. זה לא. לא משנה עד כמה זה לא נוח, המציאות היא שאנשים מצפים לתגובות מהירות יותר לדוא"ל מאשר למכתב שנשלח בדואר. אם לקוח או עורך דין אחר שולח דוא"ל, נסה להשיב תוך 24 שעות אם בכלל. אם זה עניין מסובך שלא ניתן לתת תשומת לב ראויה כרגע, לפחות לשלוח אישור ולתת לאדם לדעת מתי לצפות לתגובה. רוב הלקוחות יעריכו מסר ידידותי שאומר שהאימייל התקבל ויגיב אליו בעתיד הקרוב. מול השתיקה, הלקוח נשאר ספקולציות אם עורך הדין אפילו קיבל את הדוא"ל, אם התגובה היא בדרך, או אם החששות של הלקוח הם פשוט התעלמו.

נמען שגוי בשדה אל

אחד הדברים הגדולים על פונקציית השלמה האוטומטית במערכות הדואר האלקטרוני הוא שהוא מאפשר לעורכי הדין למצוא את כתובות הדוא"ל של לקוחותיהם או של עמיתים מהר יותר. אחד הסיכונים של אוטומטי להשלים את הפונקציה היא כי עורך דין שאינו זהיר יכול לשלוח את הדוא"ל לאדם הלא נכון. במקרים מסוימים, זה יכול להיות לא רק מבוכה קלה, אבל במקרים מסוימים, זה יכול להכפיל רשלנות מקצועית. אל תטפל בדואר אלקטרוני בתקשורת חסויה של הלקוח נגד עורך דין מנוגד או אפילו ללקוח אחר.

השתמש באפשרות "השב לכולם".

עורך דין מנוגד שולח אליך הודעת דוא"ל עם הצעה או טוען את עמדתו בנושא. אתה מעביר את הדוא"ל אל עורכי הדין האחרים במשרד שלך מעורב עם המקרה כדי לדון בו. עד מהרה נעשה שימוש בלחצן "השב לכולם", מבלי שאיש יבחין בכך שהעורב המתנגד מועתק לדיון הפנימי בחברה. זה קורה. אם ברצונך להעביר דוא"ל לדיון, הסר את פרטי השולח לפני העברתו. כמו כן, בכל פעם באמצעות אפשרות זו כל תגובה, לבדוק כל כתובת דוא"ל ברשימת הנמענים לפני להכות שלח.

8. שורות נושא מרושל. זכור כי כל דבר שנשלח לעורך דין אחר בדוא"ל יכול להיות מועבר לכל אחד אחר. חשוב פעמיים לפני השימוש בשורות נושא כגון "הלקוח האידיוט שלי" או "סדר שטות טיפש"."אף אחד לא יודע איפה עותק של דוא"ל זה עשוי לנחות, כמו כן, אל תשאיר שורות נושא ריקות, כי זה עלול לגרום לעורך דין אחר לא שם לב שיש דוא"ל על המקרה שלך.שורה פשוטה של ​​הנושא" פרקרסון מקרה "או "הצעת סמית '' או כל כותרת רלוונטית לתוכן של האימייל פועל בצורה הטובה ביותר.

ובעוד" לקוח אידיוט "עשוי להיות התיאור המדויק ביותר של תוכן האימייל, זוהי בחירה גרועה עבור שורת הנושא .

9 .9 תסתכלו על הטון שלכם - ואל תבינו בטעות של מישהו אחר. כאשר אנשים מדברים זה אל זה פנים, רמזים פנים וצלילים קוליים בדרך כלל גורמים לכוונותיו של אדם ברור. קול הוא בדרך כלל מספיק כדי להיות מסוגל לדעת מתי מישהו להיות סרקסטי, צוחק, או רציני.בדוא"ל, זה קל מאוד מסוכן לטעות הכוונה של אדם.חברות רבות נפגעו על ידי אדם אחד misreading כוונתו של אדם אחר בהצהרות ב אימייל, ועורכי דין כה רגילים להתווכח עם אה ch אחרים כבר, זה קל עבור עורך דין כדי להיות מהיר להניח כי האדם השני הוא להיות עוין או גס. כפי שנדון תחת "כתיבת דוא"ל בעת כעס," לקחת כמה דקות כדי להתקרר לפני שליחת תגובה דוא"ל זה מטומטם.

אחרי שעה עובר, אתה עשוי להבין שאתה לגמרי לא נכון לקרוא את זה מלכתחילה. אין לך תגובה על ההדק להצהרות שנעשו בהודעות דוא"ל, ולא לירות את התגובה עד שוקל אם זה אפשרי השולח היה כוונה אחרת מאשר זה הופיע לראשונה. אם נראה כי ניתן לקרוא את ההצהרה ביותר מדרך אחת, ואחת הדרכים האלה היא לא פוגעת, לנסות לתת לשולח את היתרון של ספק לפני חיתוך ראשו עם אימייל קטלני.

האם יש טעויות אחרות עורך דין דוא"ל כי צריך לעשות את הרשימה 10 למעלה? ספר לנו על זה בפורום.