טעויות להימנע בעת תכנון אירוע

טעויות נעשות בעסקים ובחיים האישיים שלנו על בסיס קבוע. כך אנחנו גדלים ולומדים. אבל כמה טעויות יקרות. קח את הצעדים הדרושים כדי למנוע אלה חמש טעויות נפוצות מאוד תכנון האירוע, ואם אתה עושה טעות - להיות בטוח שאתה לא עושה את אותה טעות בפעם השנייה.

לא מתחיל מספיק מוקדם

דחיינות היא האויב שלך. זהו אחד הטעויות הנפוצות ביותר תכנון האירוע אתה רוצה להימנע.

-> ->

אי-התחלת תהליך התכנון של האירוע בשלב מוקדם עלולה לגרום שורה של בעיות לאורך הקו. ברגע שנבחר תאריך ויש לך היקף כללי של האירוע שלך ואת התקציב, להגיע לעבודה. בתי מלון ומקומות אחרים הספר דרך מראש מראש בטוח כל כך מוקדם ככל האפשר. אי לעשות זאת יגביל את מקום הבחירה שלך ואתה, למרבה הצער, להישאר עם כל מקום זמין. רמקולים אורחים בידור לחיות גם לקחת הזמנות בדרך לקראת תאריך האירוע בפועל. לאחר תאריך האירוע שלך מאובטח, לעשות את המחקר שלך וכאשר אתה מחליט על המבצע שלך של בחירה, לקבל חוזה שנחתם מיד.

ארגון עצמך עם רשימת האירועים תכנון היא משימה נוספת שיש לטפל מיד. על ידי מיפוי את כל השלבים בתהליך תכנון האירוע, קביעת מתי הם צריכים להסתיים, ופיתוח לוח זמנים עבור כל אחד, יהיה לך מדריך בעל ערך כדי להתחיל לך ולשמור אותך על המסלול.

החל מאוחר מדי הוא אחד הטעויות הנפוצות ביותר תכנון האירוע.

לא מחפש אירועים מתחרים

האם אי פעם תזמן את האירוע שלך רק כדי ללמוד - לאחר שתהליך התכנון החל ותאריך האירוע נקבע - שיש עוד אירוע מתחרה באותו יום? רק אירוע אחד ימשוך את הקהל כדי לא לקחת את הסיכויים שלך לחצות את האצבעות כי המוזמנים יבחר את האירוע שלך.

הימנע לחלוטין מהמצב.

האם בדיקת נאותות שלך לבדוק כל אירוע מתנגש לפני שיהיה מאוחר מדי. תסתכל על לוחות זמנים לתערוכות בתעשייה (גדולים וקטנים כאחד), קרבה לחגים, אירועי ספורט מרכזיים ומפגשים מקומיים שיכולים להמיט על הנהגים באירוע. לאחר שהחלטת על תאריך האירוע שלך, לקבל את המילה החוצה לאורחים שלך. "שמור את התאריך" הודעות ו "אירועים קרובים" רישומים לתת לאלה המעוניינים הזדמנות לסמן את האירוע על לוחות השנה שלהם.

לא מאשרים ספקים

חוזה ספקים חתום הוא הסכם מחייב מבחינה משפטית ונותן לך משהו בכתב כדי להחזיק את הספק האחראי על השירותים שהם מספקים. עם זאת, הוא עושה דבר בשבילך בזמן האירוע כאשר אתה מבין את הספק הוא לא להראות. זה אירוע האירוע ביד לא ישרת מזון לאורחים הרעבים שלך או לספק שולחנות וכיסאות לאולם ריקודים ריק.אשר עם כל ספק לא פעם אחת, אלא פעמיים. כן, פעמיים . אשר את קבלת החוזה החתום שלך במועד שבו אתה מסכים לתנאים. אשרו שוב לפני האירוע עצמו. זו לא השיחה תהיה לך לגבי פרטים על משלוח מזון או עיצוב; זה מעקב במיוחד כדי לוודא שהאירוע שלך עדיין על לוח השנה שלהם.

ספקים אירוע הספר אירועים מרובים וזה מאוד קל עבור הניירת שלך ללכת לאיבוד בתוך דשדוש או misfiled על ידי מישהו אחר בחברה. אז ודא כי זה לא קורה על ידי חזרה אליהם כדי לבדוק ולאשר כי האירוע שלך ואת הפרטים לגבי תאריך, זמן ושירותים כדי להיות מסופקים הם למעשה על לוח הזמנים שלהם. ולשמור על חוזה זה הספק זמין.

אין תוכנית "B"

לאחר תוכנית חירום הוא חובה לכל אירוע, אבל במיוחד עבור אותם אירועים מתוכננים להתקיים בחוץ. תנאי מזג האוויר הם בלתי צפויים ואם סופת הוריקן, רוח כבד ייעוץ או סערה ברד ברקים מאיימים לבטל את האירוע שלך, יש תוכנית גיבוי. תאריכי הגשם, מקומות אירועים חלופיים, ולוח זמנים פעילות שונה הם כל האפשרויות אם האירוע החיצוני שלך - או חלק ממנו - יש להעביר בתוך הבית.

בנוסף להכנה לחוסר ודאות מזג האוויר, נסיבות חריגות אחרות ניתן גם לטפל מראש. הפסקות חשמל ניתן להפחית על ידי בעל גנרטור באתר. ניתן להעביר את חניית הצילום למיקום אחר, מסודר מראש. ניתן לפתור בעיות עם זמינות חדרי המלון על ידי שמירה על מספר חדרים נוספים בשמורה במתחם המלון. שקול את הפרטים של האירוע שלך ולתת מחשבה לאזורים אלה כי הם רגישים יותר לבעיות העולות. על ידי תכנון מראש ופיתוח תרחישים חלופיים, ניתן למנוע את אחד הטעויות התכנון יקר ביותר.

לא שכירת מספיק עזרה

כשמדובר עובדים צוות האירוע, יותר טוב. זה יעלה לך יותר כסף אבל זה עשוי להציל את האירוע שלך. תמונה זו: גיבוי של מכוניות מחכה להיכנס למגרש החניה בעוד דיילת חניה מנסה בטירוף לשמור על קשר. שורה של אורחים מתוסכלים מחכים להזמין משקה כמו שרת אחד נאבק כדי לעמוד בביקוש. אירוע רישום עובדים המום על ידי מספר גדול של אורחים שזה עתה הגיעו, עוזב נוסעים עייפים מחכים זמן רב מדי כדי לבדוק. אתה מקבל את הרעיון. לאחר צוות אירוע נוסף על היד כדי לסייע במהלך פעמים עסוק, לספק שירות נוסף לאזורים נזקקים, לפתור בעיות המתעוררות, או להיות נוכחות מזמין להגיע האורחים עם שאלות יכול להעלות את האירוע שלך מאירוע טוב לאירוע מעולה.

כאשר עובדים צוות האירוע, לחפש אותם עובדים עם ניסיון לעבוד את סוג האירוע שאתה מתכנן. לשכור רק אנשי מקצוע, מומלץ מאוד. לחנך אותם על מה האירוע שלך הוא על, האורחים כי יהיה במחנה, הציפיות שלך, ומי נקודת הקשר שלהם היא צריכה להיות להם שאלה או בעיה. צוות האירוע - למרות שהם מסופקים על ידי ספק חיצוני - מייצגים אותך ואת העסק שלך תכנון האירוע.מפגש שלילי עם צוות האירוע יחיה בזיכרונם של האורח ושל הלקוח ויכול לחמם אפילו את האירועים המתוכננים היטב.