7 עצות לניהול דוא"ל כדי לשפר במהירות את הפרודוקטיביות

אחד האתגרים הנפוצים ביותר עבור בעלי עסקים קטנים הוא איזון הצורך להשיג הרבה מושג מה לא נראה כמו מספיק זמן. אנחנו חבורה לעתים קרובות מדי מתוזמן, ורובנו יכולים להפיק תועלת זמן נוסף, או לפחות שימוש פרודוקטיבי יותר של הזמן שיש לנו.

כשמדובר ניהול זמן, להבין כיצד להשתמש זמן פרודוקטיבי יותר הוא לעתים קרובות אתגר. מקום טוב להתחיל הוא ניהול דוא"ל; זהו אזור אחד כי צמרות רשימת הזמן רוצחים עבור בעלי עסקים קטנים רבים.

-> ->

מכיוון שהאימייל הוא צורה מתמשכת של תקשורת, ואין לנו שליטה מלאה על הזרימה הנכנסת, עלינו לפעול לשיפור הפרודוקטיביות שלנו בדרך שבה אנו מקבלים, מארגנים, משיבים ואפילו לחשוב על דוא"ל. הטיפים הבאים יסייעו לך ליצור מערכת לניהול הדוא"ל שלך באופן התומך בפרודוקטיביות במקום לאכול ממנו.

1. כבה התראות.

אימייל נוטה לבוא בכל שעות היום והלילה, ולכן חיוני כי אתה שולט איך זרימת הודעות נכנסות נכנס לתוך היום שלך. כבה התראות על הודעות חדשות הן במחשב והן בטלפון החכם כדי למנוע הסחות דעת והפרעות קבועות בלוח הזמנים שלך, ובדוק אם הוא נוח עבורך.

2. החלט כיצד להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך.

יש הרבה פילוסופיות שונות כשזה מגיע לניהול תיבת הדואר הנכנס שלך. אתה יכול להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך בתור תופס, להגביל את זה רק הודעות בעדיפות גבוהה, או לעשות את זה רשימת משימות פעיל.

המפתח הוא לבחור מטרה אחת עבור תיבת הדואר הנכנס שלך ואת המקל עם זה.

3. צור רשימת היתרים לרשימות שחורות ורשימות שחורות.

רוב לקוחות הדוא"ל וספקי האימייל מאפשרים למשתמשים ליצור רשימות של כתובות בטוחות כדי להבטיח שהודעות אלה יעברו, בעוד שרשימה שחורה או חסימה של מה שאתה מחשיב כתובות דואר זבל. קח את הזמן לעדכן רשימות אלה לעתים קרובות כדי לשמור על הדוא"ל הנכנס שלך נקי.

4. הגדרת טיימר תהליך אצווה.

כמה בעלי עסקים קטנים נהנים שיש כיסים של זמן היום שלהם רק עבור הדוא"ל. אם זה עובד בשבילך, להפריש כמות מסוימת של זמן במהלך היום כדי להגיב להודעות, להעביר פריטים פעולה לרשימת המשימות שלך, למחוק זבל ולקבל מושג ב- a- מבט מהיר של מה צריך לתשומת הלב שלך הבא.

5. השתמש בכללים כדי להפוך את התהליך לאוטומטי.

כדי לייעל את תהליך ניהול האימייל עוד יותר, השתמש בכללים בלקוח הדוא"ל שלך, שמיינים, מסמנים, מעבירים ומארגנים את ההודעות שלך. אמנם זה ייקח קצת זמן כדי ליצור כללים התומכים בדרך בה אתה משתמש בדוא"ל, ברגע שיש לך אותם נוצר, אתה יכול לקצץ על חלק משמעותי של זמן עיבוד הדוא"ל שלך.

6. קבל יתרון על הטלפון החכם שלך.

רבים בעלי עסקים קטנים יש טלפונים חכמים, כך שהם יכולים לשמור על קשר ועל גבי העבודה, גם כאשר הם מחוץ למשרד.אם אתה בודק לעתים קרובות דוא"ל במכשיר הנייד שלך, תוכל לחסוך זמן משמעותי על ידי קריאת הודעות והתחלתן לעבד אותן בזמן שאתה נמצא בנייד. גם אם אתה פשוט עושה את זה כדי למחוק את הזבל ואת ההודעות שאתה לא צריך לשמור, אתה יכול ליהנות מכך שיש תיבת דואר נכנס יעיל כאשר אתה חוזר למשרד.

7. אם אתה לא קורא את זה, לבטל את הרישום!

עלוני דוא"ל ודואר שיווקי אחר יכולים להיות דרך מצוינת לשמור על קשר עם לקוחות, עמיתים, שותפים ועסקים אחרים שמעניינים אותך, אך הודעות אלה יכולות להתרמם במהירות.

אם לא קראת דיוור חוזר במספר נושאים, עצור את המנוי שלך. הגבלת עלוני דוא"ל והודעות אוטומטיות אחרות רק לאלה שאתה קורא באופן קבוע יכול להיות דרך קלה להפחית את כמות גדולה של תיבת הדואר הנכנס שלך.

לקבלת כלים נוספים שיסייעו לך להיות פרודוקטיביים יותר בעסק הקטן שלך, עיין ברשימה של 101 אפליקציות פרודוקטיביות.