ניהול קבצי מחשב דיגיטליים

מעקב אחר המסמכים האלקטרוניים שלך יכול להיות מטלה למדי של היום "חוטית" העולם.

בנוסף לאחסון מסמכים באופן מקומי על מחשבים שולחניים, מחשבים ניידים או מכשירים ניידים יותר ויותר עסקים משתמשים בענן עבור יישומים עסקיים בסיסיים ואחסון קבצים. (ראה מדוע מחשוב ענן הוא אידיאלי עבור עסקים קטנים 5 חסרונות של מחשוב ענן.)

עוד מסובך את בעיית האחסון הוא הצורך עבור עסקים רבים לשתף מסמכים בין העובדים - בתוך משרד זה נעשה בדרך כלל באמצעות שרת קבצים או התקן אחסון המחובר לרשת (NAS).

אם נדרשת גישה ניידת משותפת, מסמכים יכולים להיות מאוחסנים בענן ומשותפים על ידי הקצאת הרשאות גישה.

ארגון הוא המפתח

בכל מקום שבו מאוחסנים המסמכים חשוב לשמור אותם מאורגנים ומעודכנים. המטרה של ניהול קבצים אלקטרוניים היא לוודא שאתה יכול למצוא את מה שאתה מחפש, גם אם אתה מחפש את זה שנים לאחר הקמתה.

רוב האנשים עסקים יש בזמן זה או אחר היה במצב מביך של צורך להתקשר הלקוח ולא להיות מסוגל לאתר במהירות את החשבונית הרלוונטית או מסמכים חשובים אחרים הלקוח. לא פחות מעצבן הוא מסתובב סביב סוף השנה מנסה למצוא מסמכים הנוגעים חשבונות החברה עבור רואה החשבון או אפילו גרוע יותר, את המס.

ארגון תקין של מסמכים אלקטרוניים הוא קריטי במיוחד בסביבה משותפת - אם אחד העובדים שלך נעדר (באופן זמני או קבוע!) אתה אמור להיות מסוגל לאתר בקלות את כל המסמכים שנוצרו או מנוהל על ידי אותו אדם.

- שים לב שאובדן פוטנציאל של בעיות בנתונים עם עובדים ממורמרים ויוצאים הוא סיבה נוספת להגן על הנתונים העסקיים שלך (ראה 6 כללים של הגנה על נתונים עסקיים).

עצות לניהול קבצים אלה יסייעו לך לשמור את הקבצים שלך נגישים:

1. השתמש בתיקיות ההתקנה של ברירת המחדל עבור קבצי תוכניות.

השתמש במיקומי הקבצים המוגדרים כברירת מחדל בעת התקנת תוכניות יישום.

תחת Windows, על-ידי קובצי תוכניות יישום של האמנה מתגוררים תחת הספרייה (Drive Letter:) -> Program Files. התקנת יישומים במקום אחר מבלבלת ומיותרת.

2. מקום אחד לכל המסמכים.

הנח את כל המסמכים תחת תיקיית "שורש" אחת. עבור משתמש יחיד בסביבת Windows, מיקום ברירת המחדל הוא התיקיה 'המסמכים שלי'.

בסביבת שיתוף קבצים נסה לבצע את אותו הדבר - נוצר תיקיית בסיסית (הנקראת "מסמכים משותפים" לדוגמה) ולאחסן את כל המסמכים בתיקיות המשנה שבתיקיית הבסיס. לאחר מיקום יחיד עבור כל המסמכים, קל יותר למצוא דברים ולהריץ גיבויים וארכיונים.

3. יצירת תיקיות בהיררכיה לוגית.

אלה הן המגירות של ארון התיקים של המחשב שלך, אם אפשר לומר כך. השתמש בשפה פשוטה כדי לתת שם לתיקיות שלך; אתה לא רוצה להסתכל על רשימה זו של תיקיות בעתיד ותוהה מה "TFK" או כל קיצור מעניין אחר שאתה המצאת אמצעים.

4. תיקיות Nest בתוך תיקיות.

יצירת תיקיות אחרות בתוך התיקיות הראשיות הללו, ככל שעולה הצורך. לדוגמה, תיקיה בשם "חשבוניות" עשויה להכיל תיקיות בשם "2013", "2012" ו- "2011". תיקיה בשם לקוח עשויה לכלול את התיקיות "clientdata" ו- "התכתבות".

המטרה היא לקבל את כל הקבצים בתיקיה ולא יש חבורה של קבצים יתומים המפורטים.

אל, עם זאת, ליצור מבנים מורכבים, עמוקים בתיקייה עמוקה - היכן שניתן להשתמש בשמות קבצים תיאוריים במקום זאת.

5. בצע את המוסכמות למתן שמות קבצים.

כמה מערכות הפעלה (כגון Unix) אינן מתירות רווחים בשמות של קבצים או תיקיות, לכן הימנע מכך אם סביבת המחשוב שלך מעורבת - השתמש בקווים תחתונים כמפריד (לדוגמה, Doe_John_Proposal. Doc) תווים אחרים כגון / ? : * | "^ ^ אסורים גם בשמות קבצים או תיקיות תחת Windows.

השתמש בשמות קבצים תיאוריים לזיהוי ושליפה קלים, אך אל תגיע לשמות קבצים / נתיבים יש מגבלות אורך המשתנות בין מערכות הפעלה. (לדוגמה, אות הכונן + שמות התיקיות + שם הקובץ) הוא 260 תווים.

השתמש בקיצורים נפוצים בכל מקום אפשרי

6. היה ספציפי.

תן קבצים שמות לוגיים, ספציפיים ולכלול תאריכים בשמות הקבצים אם אפשר.המטרה כאשר שמות הקבצים היא להיות מסוגל לספר מה הקובץ על מבלי לפתוח את זה ולראות.אז אם המסמך הוא מכתב ללקוח להזכיר לו כי התשלום הוא איחר, קוראים לזה משהו כמו "overdue_20120115", ולא משהו כמו "מכתב" איך אתה יודע מי הוא המכתב בלי לפתוח אותו?

אם אתה משתף קבצים באמצעות דוא"ל או מכשירים ניידים ייתכן שתרצה שם הקובץ לכלול ספציפי יותר מידע, מאז מידע התיקיה tion לא ייכלל בקובץ המשותף. לדוגמה, אם המסמך שלך נמצא במסמכים שלי חשבוניות 2014 לקוחות Doe_John_20140416. דוק ואת הקובץ משותף או בדוא"ל כל הנמען יראה את Doe_John_20140416. doc ויתכן שלא יוכל לדעת שהקובץ הוא חשבונית לקוח מבלי לפתוח אותו.

7. קובץ כמו שאתה הולך.

הזמן הטוב ביותר להגשת מסמך הוא בעת יצירתו הראשונה. אז לקבל את הרגל של שימוש "שמירה בשם" תיבת הדו שיח להגיש את המסמך, כמו גם שם את זה, לשים אותו במקום הנכון מלכתחילה.

8. הזמן את הקבצים שלך לנוחותך.

אם יש תיקיות או קבצים שבהם אתה משתמש הרבה, להכריח אותם בראש רשימת הקבצים על ידי שינוי שם אותם עם! או AA בתחילת שם הקובץ.

9. בטל את הקבצים שלך באופן קבוע.

לפעמים מה ישן ברור כמו בדוגמה של התיקיה בשם "חשבוניות" לעיל.אם זה לא, לשמור את התיקיות uncluttered על ידי ניקוי הקבצים הישנים.

האם

לא

מחק קבצים הקשורים לעסקים, אלא אם אתה בטוח לחלוטין שלעולם לא תזדקק שוב לקובץ. במקום זאת, באוסף הראשי של תיקיות תחת תיקיית השורש שלך, ליצור תיקייה בשם "ישן" או "לא פעיל" ולהעביר קבצים ישנים לתוכו כאשר אתה נתקל בהם. 10. גבה את הקבצים שלך באופן קבוע. בין אם אתה מעתיק את הקבצים שלך לכונן אחר או על סרט, חשוב להגדיר ולעקוב אחר משטר גיבוי רגיל. ראה את 3 השלבים למערכת גיבוי מוצלחת.

ניהול קבצים טוב עושה מציאת מה שאתה רוצה קל

ניהול מסמכים אלקטרוניים צריך להיות חלק מהאסטרטגיה הכוללת ניהול מסמכים עבור העסק שלך. תוכנית ניהול מסמכים נכונה צריכה לכלול את כל ההיבטים של טיפול במסמכים, כולל אחסון, אחזור, גיבויים ואבטחה.

פונקציית החיפוש היא דבר נפלא אבל זה אף פעם לא יהיה להתאים את הקלות של היכולת ללכת ישירות לתיקיה או קובץ. אם אתה מבין את הטיפים הבאים לניהול קבצים באופן עקבי, גם אם אתה לא יודע איפה משהו, אתה יודע איפה זה צריך להיות - יתרון עצום כשמדובר במציאת מה שאתה מחפש. שיטות ניהול קבצים טוב יחסוך את העסק שלך זמן וכסף.