פיתוח מדיניות יעילה כרטיס אשראי

כיום עסקים קטנים וגדולים כאחד מנסים בכל דרך כדי למזער הוצאות הקשורות נסיעה או רכישות אחרות שנעשו על ידי העובדים לטובת המפעלים. אחת הדרכים הטובות ביותר כדי לקצץ בהוצאות מיותרים מן העובדים היא על ידי יצירת מדיניות כרטיס אשראי של העובד. על מנת לצמצם את השימוש לרעה בכרטיס האשראי של החברה, על החברה לקבוע כללים ותקנות לגבי אופן השימוש בכרטיס האשראי העסקי.

עם זאת, לא חברות רבות מודעים הדרכים הטובות ביותר על איך לפתח מדיניות אשראי להעסיק. בעלי עסקים רבים תמיד יש את הרצון ליצור מדיניות זו, אבל חוסר כיוון איך לעשות את זה. בשל כך, הנה תיאור חי על איך חברות יכולות ליצור ביעילות מדיניות כרטיס אשראי עובד.

1. אחריות של בעל הכרטיס

אם חברה מנפיקה כרטיסי אשראי לעובדיה, יש לקבוע כללים המסדירים את השימוש בכרטיס. על העובדים להיות אחראים לאבטחת הכרטיס וכן לפרטיות של כל מידע הקשור לחברה. על העובדים לוודא כי הכרטיס נשמר במקום בטוח, הכרטיס נקי מפעולות הונאה ומספר הזיהוי של הכרטיס מוגן. החברה צריכה גם לציין כי כרטיס האשראי העסקי מוגבל רק לשימוש על ידי העובד ולא כל אדם אחר.

2. איות את גבולות ההוצאה

החברה צריכה להיות מסוגל לבוא עם כללים להכתיב על פעילויות או עסקאות שבו כרטיס האשראי צריך לשמש.

למעשה, ההוצאות צריך להיות מוגבל לצרכים של עובדים ספציפיים. כל מחלקה צריכה להיות גבולות ההוצאה שלהם. כחברה, זה טוב להודיע ​​לכל עובד על מגבלות ההוצאה בזמן ההנפקה. בנוסף, כל עובד לא צריך לחרוג ממגבלה זו ואם אחד עושה, הם נובעים מעל דמי הגבול.

לבסוף, את כרטיסי האשראי של החברה לא צריך לשמש במזומן ההתקדמות.

3. דוח שימוש רגיל

כל חברה צריכה להחזיק עובדים אחראים לכל שימוש בכרטיס אשראי של חברה. נניח שבסוף כל חודש, כל עובד צריך להגיש הסבר מפורט על כל החיובים, הקבלות והקודים החשבונאיים הנכונים. על כל עובד לוודא כי הם מצרפים את תקבולי ההוצאות לדוח החודשי לפני ההגשה לחברה לצורך אימות. כל אלה צריכים להיעשות בזמן כדי למנוע תשלומים מאוחר. פעולה זו תבטיח כי החברה עוקבת את ההוצאה החודשית שלה בקלות ביקורת הופך להיות פשוט יותר.

4. אין שימוש בכרטיסים על הוצאות אישיות

החברה צריכה להיות קפדנית מאוד על השימוש בכרטיס האשראי של העובד, כי אף אחד לא רשאי להשתמש בו עבור הוצאות אישיות.בקיצור, השימוש של הכרטיס צריך להיות מוגבל לפעילות עסקית. הגדרת השימוש האישי, במקרה זה, היא כל הוצאה שאינה קשורה לתפעול העסק. החברה צריכה להיות קשה מאוד על כל עובד אשר משתמש בכרטיס על שלו / שלה תשלומים.

5. שימוש סקירה

אם החברה מנפיקה כרטיסי אשראי לעובדים, מומלץ לבצע בדיקה של כרטיס לאחר פרק זמן מסוים.

סקירה של הכרטיס צריכה להיעשות על ידי המפקח המיידי של העובדים יחד עם חבר במחלקת הנהלת חשבונות של החברה. על הממונה על העובד לוודא שהשימוש בכרטיס מוגבל למה שהוא נועד. מאידך, על מחלקת החשבונאות לוודא אם כל התקבולים ומסמכי ההוצאות האחרים שהוגשו על ידי העובד הם אותנטיים.

לכן, כל חברה צריכה להיות יעיל ואמין מדיניות כרטיס האשראי לעכב שימוש לרעה של הכרטיס על ידי אנשים. זה יהיה מקום החברה במצב כספי טוב מאז לא עובד יהיה שימוש לרעה בכרטיס שלו עבור הוצאות אישיות. כמו כן, על החברה לוודא כי הן הממונה והן מחלקת החשבונאות מבינים את כל ההיבטים של המדיניות.