דברים שיש לקחת בחשבון לפני שאתה קונה תוכנה חשבונאות

תוכנת הנהלת חשבונות היא חובה עבור כל עסק קטן על מנת לעקוב אחר הכנסות, הוצאות, מידע על לקוחות, וכל נתונים פיננסיים אחרים. זה גם כלי נהדר לקבלת החלטות מאז דיווחים בזמן כלי ניתוח התקציב שמגיעים עם רוב התוכנות חשבונאות לתת לבעלי עסקים הזדמנות צעד אחורה יש הבנה כוללת של כספים החברה. אבל בים של תוכניות המותגים תוכנה, איך אתה בוחר את התוכנה חשבונאות נכונה עבור העסק הקטן שלך?

-> ->

מה לשקול לפני רכישת חשבונאות תוכנה

מאז תוכנת הנהלת חשבונות הוא חיוני לעסק הקטן שלך, חשוב לוודא שאתה עושה קצת מחקר לפני רכישת כל סוג מסוים של ניהול פיננסי או תוכנה חשבונאית. אם ניקח מבט מקרוב על הצרכים של החברה שלך יאפשר לך לאמוד את היום יום דרישות פונקציונליות שאתה צריך. להלן רק כמה דברים לעשות ולשמור לפני שאתה מתחייב לקנות חשבונאות תוכנה.

1. לעשות ניתוח צרכים <לפני שתחליט על תוכנית חשבונאית מסוימת, אתה צריך לערוך ניתוח צרכים כדי להעריך את התכונות, הפונקציות, ואת הדוחות שאתה צריך את התוכנית לעשות. קח את הזמן לחשוב על מה עסקאות חשבונאיות הם משמעותיים לעסק שלך, כך שתוכל לבחור תוכנית שיכולה לטפל בהם ביעילות. יש לדווח על כל דוחות שתצטרך ליצור, פקדים הדרושים לך או שילוב עם יישומי צד שלישי.

ניתוח זה צריך להיות הבסיס שבו אתה מתחיל את תהליך הבחירה.

2. קרא ביקורות תוכנה חשבונאות

קריאת ביקורות של לקוחות אחרים של המוצר ייתן לך מושג טוב יותר על מה שאתה קונה. אתרים רבים הצרכן כגון אמזון, יש אינספור ביקורות לדון קלות השימוש, דיווח, תמיכה, תאימות למערכת ההפעלה ומחיר.

3. מצא מה מתאים לצרכים שלך

רוב העסקים הקטנים יכולים להשתמש בתוכנה קטנה חשבונאות עסקים כגון QuickBooks ישר מחוץ לקופסה. רוב הספקים להגדיר תכונות הדיווח ותבניות, כך שאתה יכול בקלות ליצור כמעט כל דוח שאתה צריך. עם זאת, אתה עשוי לגלות כי אתה צריך תוכנה ספציפית לתעשייה, כגון תוכנה חשבונאות ללא מטרות רווח, תוכנה לבנייה חשבונאות, או נקודת מכירה של חשבונאות תוכנה כדי לענות על חשבונאות ייחודית ודיווח הצרכים של התעשייה שלך.

4. שקול את קלות השימוש

אתה או הצוות שלך יצטרכו ללמוד להשתמש בתוכנות החשבונאות שאתה רוכש. סביר להניח כי תהיה לך תחלופת צוות לאורך השנים. לכן, כדאי לשקול בחירת חבילת תוכנה חשבונאית לא רק עונה על הצרכים שלך, אבל קל ללמוד בהתחשב בזמן ומשאבים אתה יכול להתחייב הכשרה עובדים על איך להשתמש בתוכנה.אם יש לך כמה משאבים כדי לקבל עובדים ולהפעלת התוכנית שלך כאשר יש תחלופה, ולאחר מכן בחירת פשוטה, קלה לשימוש בתוכנה חשבונאות כגון QuickBooks או Peachtree עשוי להיות הדרך ללכת על העסק הקטן שלך. אמנם ייתכן שיש תוכנות חשבונאות טוב יותר בשוק, העסק הקטן שלך לא יראה את היתרונות של תוכניות אלה אם הצוות שלך לא יודע איך להשתמש בהם כראוי.

5. תחשוב על תמיכה

תצטרך להחליט איזה סוג של תמיכה אתה רוצה לעזור לך להשתמש במוצר. רוב הספקים מציעים חבילה מלאה של אפשרויות עזרה זמין לך - דוא"ל, טלפון, תמיכה מקוונת. ספקים מסוימים יציעו תמיכה חינם אם אתה רוכש את התוכנית, בעוד שרוב יציע תוכניות תמיכה טכנית, כי אתה יכול לרכוש בנוסף לתוכנה חשבונאות. אתה צריך לקרוא את כל הפורומים על משתמשים אחרים חווים עם תמיכת הלקוחות של ספק התוכנה שאתה בוחר כי הם לא כולם נוצרו שווים. ספקי תוכנה מסוימים חשבונאות לספק תמיכה נאותה, בעוד שאחרים לא.

6. שקול מדרגיות

כמה צמיחה אתה מצפה העסק שלך לגדול על טווח קצר tomedmed? לאחר שתבצע את התחזיות שלך על הצמיחה של העסק שלך, אז אתה רוצה לראות איך scalable אתה צריך את תוכנת הנהלת חשבונות צריך להיות כדי לענות על צמיחה זו.

האם אתה צריך תוכנת הנהלת חשבונות לרוץ על מחשבים ניידים ושולחנות עבודה או על מכשירים ניידים, כמו גם? האם אתה צריך תוכנה חשבונאית כי הוא מסוגל לפעול ברשת? כמה יקר להוסיף משתמשים לתוכנת הנהלת חשבונות? אתה רוצה לשקול את השאלות האלה, ואם העסק הקטן שלך יפעל ברשת, זה רעיון טוב ליצור קשר עם מומחה IT כדי להבטיח כי תוכנת הנהלת חשבונות תבחר תואם את החומרה שלך. מומחה IT צריך להיות מסוגל להבטיח שתעמוד במפרטי החומרה / התוכנה, ותהיה גם הצעות אחרות לעבודה ברשת, שישפרו את הפעילות העסקית שלך.

7. האם אתה צריך ניהול מסמכים?

כמה עסקים קטנים רוצים לפעול בסביבה ללא נייר, בעוד שאחרים נוח יותר עם להיות קצת מיושן. לא משנה מה התהליך תבחר, אתה צריך לוודא כי התוכנה נועדה לענות על הצרכים שלך. לדוגמה, אם אתה רוצה משרד ללא נייר, אז אתה צריך לבדוק את תכונות ניהול מסמכים של התוכנה החשבונאית שלך. לחלופין, אתה יכול לרכוש צד שלישי כלי ניהול מסמכים, ואתה יכול להסתכל כדי לראות אם יש תוכנות חשבונאות המשלבים עם מערכת ניהול המסמכים שלך כדי לסייע לייעל את תהליכי העבודה של העסק שלך.

8. האם אתה יכול להשתמש בניהול זרימת עבודה?

אם אתה בוחר לפעול בסביבה של נייר ללא נייר, אז תצטרך לבחור תוכנה חשבונאית כי יש גם מובנה תהליכי עבודה או מאפשר לך לבנות אותם כדי לענות על התהליכים העסקיים שלך. מכיוון שלא יהיו לך עותקים פיזיים של נייר שצפים מסביב למשרד שלך לצורך בדיקה ואישור, יהיה עליך לעצב את תהליכי האישור למשימות פשוטות ומורכבות כמו גיליון זמן, ספק או אישור בדיקה.

9. חשוב על אבטחת נתונים

אבטחת מידע חשבונאית חשובה תמיד משום שתרצה לוודא שהמידע האישי שלך, המידע האישי של העובד שלך ומידע הלקוח שלך מוגנים. עם זאת, אתה יכול לפעול בתעשייה, כגון טיפול רפואי, שבו יש לך דרישות תאימות נוספות כגון HIPPA. עונשים על הפרות אלה יכולים לשבש את העסק שלך, להגיע עד $ 500, 000 במקרים מסוימים. לא משנה מה רמת האבטחה הנדרשת, אתה רוצה לוודא את העיצובים מובנים לתוכנה שלך חשבונאות או שאתה יכול להקים את תכונות האבטחה הדרושים לתוכנית IT כדי לענות על הצרכים האלה.