הכנת מדריך תכנון ועידה

תכנון ועידה דורש מערך מיומנות הכולל מיומנויות ארגוניות מדהימות, יכולת ריבוי משימות, אנרגיה, יצירתיות, ידע עסקי, מיומנויות בין-אישיות ותשומת לב לפרטים. זה גם דורש מקיף תכנון ועידה מדריך זה לא רק לשמור לך על לוח הזמנים, אבל יספק הבטחה הרבה צורך כי לא שכחתם משהו לאורך הדרך.

תכנון הכנס שונה מסוגים אחרים של תכנון אירועים וכולל שלבים נוספים.

כנסים נוטים להיות אירועים בקנה מידה גדול, כי בדרך כלל לקחת שנה או יותר לתכנן. רשימת המטלות שלך עשויה לכלול בחירת מקום, הזמנת חדרי מלון, הגדרת רישום מקוון, אבטחת רמקולים, סידור חדרי אירוח, אירוח אולם תצוגה, תזמון פגישות, טיפול במזון ומשקאות ועוד. הכנת מאורגן היטב תכנון ועידת מדריך המפות את השלבים הוא חובה לכל מתכנן כנס מוצלח.

השלבים הבאים יעזרו לך להכין מדריך תכנון ועידה שישמש תכנית אב לתכנון כל ועידה. להתאים אישית ולשנות את המדריך מבוסס על האירוע שאתה מתכנן ולשמור אותו קרוב בהישג יד. כאשר מוכן ומשומש כראוי, זה יהיה בקרוב להיות כלי התכנון החשוב ביותר שלך בכנס.

התחל עם היסודות

החלק הראשון של מדריך התכנון של הכנס שלך צריך לכלול את היסודות לגבי הכנס:

- <->

• תאריך ושעת האירוע
• מיקום האירוע (אם ידוע)
• מטרת האירוע

כלול אלמנטים ידועים אחרים, כגון תאריכים חלופיים או מספר משתתפים.

מה התוכנית?

לפני שאתה נכנס לתכנון האלמנטים השונים של הכנס, אתה צריך להבין מה אלה אלמנטים שונים ואיפה הם מתאימים את התוכנית הכוללת של האירוע שלך.

אז להוציא את העט ואת כרית או לשבת מול המחשב ולהתחיל לכתוב את כל מה שעולה על הדעת. אל תדאגו לרשום דברים לפי סדר חשיבות או בכל סדר כרונולוגי. זה יבוא מאוחר יותר. עכשיו, אתה בעצם להיות crafting גרסה ארוכה מאוד עדיין פשוטה של ​​שלך אל הרשימה, אשר יהיה שבור רכיבים עצמאיים שונים להיות מטופלים בנפרד במהלך תהליך התכנון.

סעיף זה עשוי לרשום כל אחד מהבאים:

• בחירת מקומות
• בחירה במלון
• מרחב פגישות
• סוויטות אירוח
• אולם תערוכות ותאי דוכן
• טקס פתיחה
• רישום המבקר
• רישום המשתתפים
• הסדרי נסיעה
• תגי נוכחות
• תוכנית אירועים
• מזון ומשקאות
• אודיו-ויזואלי
• צוות עובדים באתר

קח קצת זמן הידור רשימה זו, כך שאתה לא להתעלם כלום קדימה ולהוסיף משהו שעולה בהמשך.אל תהיה המום על ידי תחומי אחריות רבים המפורטים; המטרה כאן היא לחשוב על הכל עכשיו, כך שתוכל לתכנן ולנהל כל פריט ביעילות.

בחר מקום

לאחר שתקבע מתי הוועידה תתקיים ותהיה לך הבנה לגבי ההיקף הכולל של האירוע, השלב הבא הוא לבחור מקום.

בהתאם לגודל הכנס, ייתכן שתוכל לבחור מקום אחד לכל צורכי הכנס שלך, מאולם התערוכות ועד חדרי ישיבות, אולמות אירועים וחדרי מלון. אם הכנס גדול מדי כדי להיות מאוכלס במקום אחד, לחפש מקום כי הוא בקרבת מלונות או אתרי קייטרינג בחוץ, כך משתתפי הכנס לא צריך לנסוע רחוק מדי כדי הסעה מאירוע כנס אחד למשנהו.

חשבו על רישום משתתפים

כיצד יירשמו המשתתפים לכנס זה? כיצד יקבלו אישור רישום? כיצד תוצג תגי שם ותפץ בוועידה? מדריך התכנון של הכנס שלך יכלול תשובות לכל השאלות הללו ויש לעדכן אותן לאחר שתהליך רישום הוועידה יתבצע.

אם אירוע צפוי לצייר קהל גדול, אז מערכת רישום ועידה מקוונת היא הדרך ללכת.

המערכת יכולה לעבד תשלומים, לעקוב אחר רישומים ולארגן מידע רלוונטי אחר ולסייע בהפקת דוחות.

מציגים ואולמות תצוגה אולמות

תחומי התערוכה הם תכונה נפוצה בכנסים, מתן הזדמנות ספונסרים וספקים לשכור שטח כדי לקדם את המוצרים והשירותים שלהם. זו גם הזדמנות עבור המארח הכנס להביא הכנסות אם תכונה התערוכה מקודמת ביעילות התקבל היטב. בהתאם לגודל של הכנס שלך, ניהול המציגים ואולם התערוכות ידרוש זמן נוסף ומשאבים כך לתכנן בהתאם.

כפי שצוין לעיל, מערכות רישום ועידה באינטרנט הם הדרך הטובה ביותר לעקוב אחר רישומים כך שאם אתם מצפים למספר גדול של מציגים, ואז לשקול שילוב רישום המציגים למערכת הרישום שלך המשתתפים. גם למציגים יש צורך:

• תגים למציגים
• מפה של אולם התערוכות של הכנס עם מספרי דוכנים המופיעים ברשימה
• מדריכי תצוגה לתצוגה ולהורסה
• הצגת דוכני תצוגה
• רשימת באתר ספקים זמינים כדי לסייע עם השכרות התערוכה ושירותים

כמתכננן הכנס, אתה תהיה אחראי על שכירת אבטחה כדי להבטיח את שלומם של חומרים הממוקם באולם התערוכה.

לתכנן את פרטי הכנס

עם כמה מן האחריות גדולה יותר להתמודד, כגון בחירת מקום הכנס ואת ההרשמה אחת, אתה יכול להעביר את המיקוד שלך לתכנון הפרטים של הכנס. כמו במקרה של תכנון אירוע מכל סוג שהוא, הארגון הוא בעל חשיבות עליונה כמו תשומת לב לפרטים.

עכשיו הגיע הזמן להוציא את רשימת הכביסה הממושכת של פריטי מטלות שהכנת יחד עם תחילת תהליך התכנון של הכנס.חפש את הרשימה ולבצע שינויים או תוספות לפי הצורך כדי לשקף את המשימות האחרונות ואחריות. הבא את הפריטים האלה בסדר כרונולוגי, החל עם פריטים שיכולים או חייבים להסתיים זמן רב מראש. לדוגמה:

• בלוק של חדרי מלון
• שמור במרחב אולם התצוגה
• מחקר מקוון כנס מערכות רישום
• תוכנית שיווק תוכנית הכנס

התחל בתחילת וללכת משם. עבור כל פרט שיש לטפל בו, יש לכלול מעקב על מנת לוודא כי החוזים נחתמים ומתקבלים. כאשר תאריך הוועידה מתקרב, פריטי הפעולה שלך יכללו משימות קצרות טווח כגון:

• בחירת ערכת צבעים ועיצוב
• ביצוע סידורי פרחים
• בחר תפריט
• סידור להסעות לשדה התעופה עבור רמקולים או VIPs > שקול את מדריך התכנון של הכנס שלך כמדריך שלך לכל מה שנכלל בתכנון ועידה, לא משנה כמה קטן. מדריך זה יהפוך במהירות כלי שלא יסולא בפז כי לא רק לשמור לך מאורגן על לוח הזמנים אבל יהיה להרגיע את העצבים כמו תאריך גדול גישות ואתה השאלה אם שכחת משהו.