צעד אחר צעד מדריך תכנון ועידה

ארגון כנס מהיסוד דורש כמות עצומה של מחשבה ראשונית ואיסוף נתונים. התהליך כולו יכול לקחת כמה שנים בהתאם לגודל של הקבוצה, אבל זה מתקבל על הדעת להשיק כנס מוצלח בשנה אחת, אם אתה יכול לקבל החלטות מהירות.

המציאות של תכנון ועידה היא, ללא כל ניסיון, אתה יכול לאבד הרבה זמן לחשוב על כל פרט קטן תוך המשקיף על נושאים חשובים יותר.

-> ->

כדי להפוך את התהליך לפשוט יותר עבור הטיימרים הראשונים, הגדרנו את השלבים החשובים ביותר תוך מתן קישורים קישורים מפורטים יותר לנו על כל נושא. התוצאה כאן היא מדריך תכנון הכנס שיעזור לך להתחיל עם תבנית מוצקה במקום.

שלב 1: לעצב חזון של הכנס שלך

כל אירוע מתחיל בחזון, אבל תצטרך לשנות את החזון שלך למילים ומספרים כדי למדוד עלויות ולקבל החלטות תכנון מושכלות. ראשית, אתה צריך להתחיל עם יסודות כמו מי, מה, מתי, איפה ולמה.

קרא עוד: תכנון אירועים 101: טיוטות פרטים חיוניים

שלב 2: יצירת תוכנית עסקית

אלא אם כן הכנס שלך ממומן על ידי מענק או ארגון, אתה הולך צריך מפה איפה הכסף שלך בא ומה הוא משמש. החלק הראשון של משוואה זו, ההכנסות, צריך להיות מחושב מוקדם בתהליך התכנון.

עכשיו, כדי לשים מחיר על כנס, אתה צריך שיהיה לך מושג על מה אתה מתכוון להציע המשתתפים. המסלול שלך ואת שורת הדובר יהיה גורם מוכר עבור רשמים פוטנציאליים.

שלב 3: השוואת מקומות ושירותים

לאחר שיש לך מושג ספציפי יותר על המועד שבו הכנס שלך יתקיים וכמה אנשים אתה רוצה להשתתף, אז אתה יכול להתחיל לקנות מקום מתאים.

זכור כי הבחירה מקום שלך גם לקבוע את קייטרינג שלך ואת העלויות אודיו / ויזואלית. הסיבה לכך היא כי רוב מרכזי הכנסים ואירועים בתי מלון מחייבים אותך להשתמש בשירותי הבית שלהם עבור כל אירוע באתר.

רוב הכנסים יצטרכו לספק סוג של לינה לילה עבור מטיילים מחוץ לאזור. צורך זה יוצר מערכת נוספת של שיקולים כדי להפוך את ההחלטה מקום.

קרא עוד:

כיצד להעריך כל מקום

• 10 טיפים שכירת קייטרינג
• שלב 4: גיוס וניהול הרשמים

אפילו כנסים הפופולריים ביותר חייב ביעילות לשווק את האירוע שלהם כדי למלא את כל המושב בבית. נוכחות היא הגורם החשוב ביותר להצלחת האירוע שלך. מספרי נוכחות טובים מביאים הזדמנויות הכנסה וחסות. וככל שיותר אנשים נרשמת תיצור יותר ביקוש לפרסום והשתתפות פתחים.סיפור ארוך קצר, אם אתה יכול לצייר קהל ואז כל דבר אחר תיפול למקום הרבה יותר קל.

ניהול רישום הופך להיות קשה יותר כאשר האירוע שלך גדל בגודל. זה המקום שבו מערכת רישום מקוון יכול לעזור לך לעקוב אחר מספר, תהליך תשלומים, ולארגן נתונים.

קרא עוד:

Online רישום פתרונות רישום נבדקו

• 6 דרכים בעלות נמוכה לשווק את הכנס שלך באינטרנט
• שלב 5: תכנון באתר פרטים

לבסוף, לאחר ארגון ויישום של אלמנטים עסקיים של הכנס, אתה יכול להתחיל לחשוב על הפרטים באתר. זה כולל איך המשתתפים לנווט את הכנס, את הפריסה הכללית של כל חדר, ואת חלוקת מזון ומשקאות. זהו החלק של תכנון ועידה שרוב האנשים מקשרים עם תכנון האירוע. הדרך הטובה ביותר לתאם את כל הפרטים היא ללכת דרך המסלול שלך כמו האורחים שלך. תמונה איך הם יחשבו ולפעול בכל נקודה ביום כדי לפתור בעיות לפני שהן נוצרות.

קרא עוד:

תוכניות מפגש קומה פופולריים

• רעיונות לטבלת רישום אפקטיבית
• אסטרטגיות שילוט לניהול זרימת ועידה
• שלב 6: טיפים לניהול תערוכות

כנסים בדרך כלל כוללים אזור תצוגה או קומה קונבנציונאלי שבו נותני חסות וספקים לשכור שטח כדי לקדם את מוצריהם.

זה יכול להיות הזדמנות רווחית מאוד עבור הכנס שלך אם אתה מארגן את כל טוב. זכור כי אזור התערוכה יחייב מחויבות משמעותית של זמן ומשאבים, לכן ודא שאתה מוכן לנהל את הצרכים של ספקים מרובים לפני שתתחייב לפורמט זה.

קרא עוד:

הכנסות והוצאות בתצוגה המסחרית דגם עסקי