פישוט והאצת משלוחי שירות משאבי אנוש

משאבי אנוש מנהיגים הם מקור משמעותי של תמיכה ונוחות לעובדים הן האישי שלהם ואת חייהם המקצועיים. משאבי אנוש הוא שירות שירות, וכי השירות כולל סיוע לעובדים לקדם את הקריירה שלהם ופתרון בעיות בין העובדים ומפקחים שלהם.

HR גם תומך בהם באמצעות כמה האירועים החשובים ביותר בחייהם, כולל נישואין, לידה ומאבק במחלה קשה.

אבל לעתים קרובות מדי, שירותי ניהול שגרתיים, כגון לענות על אותן שאלות שוב ושוב או להשלים עסקאות פשוטות, צורכים את רוב הזמן של HR.

הקטן את עומס העבודה הניהולית

המפתח להקטנת עומס העבודה המנהלי הוא להכשיר את העובדים כך שיהפכו לעצמאים יותר וממלאים משימות ארציות יותר. זה המקום שבו יישום גישת ניהול שירות יכול לעזור.

ניהול שירות מפשט את אספקת השירותים הניהוליים השגרתיים, ומשחרר זמן להתמקד בפעילויות בעלות ערך גבוה.

לארגון HR טיפוסי יש מערכות לניהול נתוני עובדים ופעילויות הקשורות בתשלום. עם זאת, זה כנראה אין מערכת אוטומטית לטיפול בפניות עובדים ומילוי בקשות.

שקול מה קורה כאשר עובד מקבל זימון לחובת המושבעים: רוב הסיכויים שהחברה עדיין מסתמכת על ניירת פיזית או על שורה של אימיילים כדי לטפל בבקשת העובד לזמן רחוק מהעבודה.

בגלל אינטראקציות העובדים הם בדרך כלל במעקב באמצעות הודעות דוא"ל וגיליונות אלקטרוניים, בקשות עובדים מתגעגעים לעתים קרובות או להתעלם. טעויות ואז לקרות, יצירת תסכול נוסף ועבודה נוספת עבור משאבי אנוש.

עם דוא"ל, אין דרך קלה לראות אם הבקשה נעצרה, או כדי לאתר ולסלק צווארי בקבוק בתהליך.

באופן דומה, קשה לנתח ולהגיב על צרכי העובדים - למשל, זיהוי מידע המבוקש לעתים קרובות ולוודא שזה זמין באינטרנט.

תהליכים אדמיניסטרטיביים ידניים מתסכלים את העובדים, והם ניצבים אדירים על צוותי משאבי אנוש. סקר שנערך לאחרונה מצא כי עובדי HR מבלים בממוצע 12 שעות בשבוע בטיפול בשיחות עובדים שגרתיות ודוא"ל.

גישה לניהול שירות כדי לענות על הצרכים של העובדים

הגישה ניהול שירות מבטל את אותם תהליכים מייגעים, זמן רב. זה לא רק להחליף דוא"ל - זה הופך איך HR עוסקת עם עובדים.

תחשוב על ניהול שירות כמו השילוב המושלם של עוזר מנהל ומנהל הפרויקט. הוא מגיב באופן מיידי לבקשות עובדים, מקדם מקרים, הופך תהליכים ידניים הניתנים למחזור, ואף מנהל פעילויות מורכבות בין מחלקות, כגון שכבת עובדים ואוטובורד.

ניהול שירות לעולם לא שוכח או עושה טעויות, תמיד עוקב אחרי אנשים כדי לעשות דברים, ומאפשר לך לדעת אם יש בעיה זה לא יכול לפתור. הוא גם מראה לך היכן העובדים שלך מבלים את זמנם - כך שתוכל לבצע אופטימיזציה של פריסת המשאבים ולהגדיל את הפרודוקטיביות.

ניהול שירות אינו מחליף את מערכת ניהול ההון האנושי הנוכחית שלך - היא משתלבת בה ומשלימה אותה, ומספקת לך חשיפה ושליטה על העבודה שאתה עושה בעיקר באמצעות הדוא"ל היום.

הוא גם מספק את אותה רמת נראות לעובדים. הם יכולים לראות את מצב החקירות שלהם, במקום להרגיש שהבקשות שלהם נעלמו לתוך חור שחור זמן קצר לאחר שהגישו אותם.

מתן עובדים עם היכולת לפקח על התקדמות הבקשות שלהם מקטין באופן משמעותי את כמות הודעות דוא"ל מתוסכלות מעקב, שיחות טלפון וביקורים אישי HR, עוד קיצוץ עומס העבודה הניהולית של HR.

היתרונות של גישה ניהול שירות

ניהול שירות מתחיל עם גלגול של פורטל משאבי אנוש מבוססי אינטרנט שבו העובדים יכולים למצוא מידע HR וביקש שירותי HR. באופן אידיאלי, העובדים יכולים לגשת לפורטל זה על מחשבי העבודה שלהם, מחשבים ביתיים, מחשבים ניידים, טלפונים חכמים וטאבלטים.

זה מאפשר להם להשתלט על הצרכים הבסיסיים שלהם HR - כגון ההרשמה הטבות או שינוי סטטוס עדכונים.

עובדים פשוט בוחרים את השירותים בפועל שהם זקוקים להם מקטלוג שירות, או מחפשים מידע בבסיס הידע של הפורטל.

כאשר עובד שולח בקשה דרך הפורטל, מערכת ניהול השירות יוצרת באופן אוטומטי מקרה ומניעה אותו בתהליך ההשלמה המלא. זה כולל הקצאת המקרה המומחה HR הנכון, באופן אוטומטי ניתוב המקרה מאדם לאדם כמו כל שלב הגשמה הושלמה, ושמירה על ההיסטוריה מקרה מלא.

באפשרותך גם להרחיב את השירות למחלקות אחרות. לדוגמה, מערכות ניהול שירות יכולות להגדיר באופן אוטומטי חשבונות IT או לבקש משרדים עבור עובדים חדשים כחלק מתהליך המשולב.

מערכת ניהול השירות מניעה את תהליכי אספקת השירות מקצה לקצה ויודעת כיצד תהליכים אלה מבצעים. לדוגמה, הוא יכול להגיד לך באופן אוטומטי כאשר מקרה הוא תקוע, כך שתוכל לנקוט פעולה.

זה גם מייצר מגוון רחב של KPIs ומדדי תהליך אחרים - כגון כמה טוב הצוות שלך מגיב לפניות עובדים. זה אפילו יכול לנתח את סוגי שאילתות בסיס הידע עושה את זה קל לזהות ולמלא כל פערי התוכן.

מסקנה

HR מקצוע לבחור להמשיך קריירה בתחום משאבי אנוש כי הם רוצים לעזור לאנשים, לא לבלות את ימיהם הגשת מסמכים, עדכון גיליונות אלקטרוניים להגיב הודעות דוא"ל. לעתים קרובות מדי, בקשות ארציים ערימות של ניירת לקטוע את העבודה, אשר מתסכל אותם ואת העובדים שהם מנסים לעזור.

HR הוא ספק שירות, והוא יכול להסתכל על הדוגמה של ספק השירות הבחור, מחלקת ה- IT. IT נטלה את ההובלה במאמצים רבים של הארגון ליישם משמעת של ניהול שירות כדי להפוך את הגשת הבקשה למילוי בקשות של ה- IT.אוטומציה של משימות אלה מאפשרת ל- IT להתמקד בעבודות אסטרטגיות רבות יותר, אשר יכולות לסייע לחברה לעמוד ביעדים העסקיים הרחבים שלה, ולהציג בצורה טובה יותר את ערך ה- IT.

גישה ניהול שירות הוא המפתח HR העלאת הפרופיל שלה למנהיגים העסקיים על ידי מתן שירותים באיכות גבוהה יותר ואת שביעות רצון העובדים גדל תוך הפחתת בו זמנית את עומס העבודה שלו. משאבי אנוש יכולים להקדיש את זמנה ומומחיותה לפעילות אסטרטגית יותר המניעה את עסקיה קדימה.