ללמוד את תפקידים ואחריות של מנהיג מפגש

מנהל הפגישה הוא העובד האחראי לתכנון, ארגון, ניהול הפרטים, והזמנת המשתתפים לפגישה. הוא או העובד הוא הממונה על ואחראי על ההתקדמות של הפגישה בפועל. הם נוקטים פעולה לפני, במהלך ואחרי הפגישה כדי להבטיח שהפגישה תגיע ליעדיה בהצלחה.

מי מוביל את הפגישה?

מנהיג הפגישה הוא המפתח בקבלת פגישות וצוותים מוצלחים.

העובד שמשמש כמנהל הפגישה הוא בעל חשיבות מכרעת. במפגשים מסוימים, המנהיג הוא ראש המחלקה, ראש הצוות או מי שמונה על ידי ההנהלה הבכירה להוביל יוזמה. עובדים אלה נבחרו לתפקיד המנהיגות שלהם בגלל כישוריהם הנתפסים כמנהל או כמנהיג.

פעמים אחרות, עובד עשוי לצאת כמנהיג באופן טבעי. מנהיגים אלה הם עובדים כי עובדים אחרים להסתכל עד וכבוד. בהזדמנויות אחרות, צוות עשוי להחליט לסובב את תפקיד המנהיגות בקרב כל החברים. זה מאפשר לכל חברי הצוות להמשיך ולפתח את כישוריהם כמפגש עם מנהיגים, וביצירת פגישות מוצלחות, באופן כללי.

אחריות של מנהיג מפגש

להלן האחריות העיקרית של מנהיג פגישה.

• קובע את המטרה, המשימה או המטרה שיש לבצע. זה לעתים קרובות משימה או חלק של תיאור התפקיד של המנהיג.
• מחליט אם פגישה היא השיטה הטובה ביותר להשגת המטרה או המטרה או השגת התוצאה הרצויה. לענות על השאלה, האם יש צורך בפגישה?
• קובע מי צריך לעזור לתכנן את הפגישה.
• עם צוות או כמנהיג, מחליט על סדר היום של הפגישה. (בפגישות מתמשכות, משימה זו מושגת בסוף הפגישה הנוכחית).
• קובע את התאריך, השעה והמיקום בתדירות הגבוהה ביותר באמצעות יומן ארגוני משותף.
• מפגש יחד מפגש מראש עבודה כגון קריאה, מידע פיננסי, היסטוריה, פגישה צוות מפגש דקות, וכן הלאה.
• מזמין את המשתתפים ומפיץ את המשימות ואת העבודה מראש ומאפשר זמן רב ככל האפשר, כך המשתתפים מגיעים מוכנים לפגישה.
• מבטיח כי לפגישה יש מקליט או טיקר דקות כדי לתעד את ההליכים ואת כל ההתחייבויות, פריטים פעולה, או החלטות. מינוי שומר זמן, כאשר יש צורך בהתנהלות מסודרת של פגישה.
• ניתן להשתמש ב- Icebreaker כדי לחמם את המשתתפים וליצור סביבה שבה משתתפי הפגישה יהיו נוחים לתקשר זה עם זה ולהחליף רעיונות ומידע.
• מגיע מוקדם ומוביל את הפגישה על ידי שמירה על זה על המשימה, על המסלול, ולכלול את כל המשתתפים, כך שכל אחד מרגיש כי הנוכחות שלהם היה חיוני בפגישה.זה מבטיח את השתתפותם בפגישה הבאה
• תבלינים את הפגישה החברה כך המשתתפים לא מרגישים משעממים ומשועממים. בין אם אתה משתמש ב- Icebreakers, הומור, או דוגמאות כיף, אין פגישה צריכה להסתיים ללא צחוק.
• מוודא כי השלבים הבאים ופריטי הפעולה מוקצים ומטופלים.
• תחקיר את הפגישה ותוכנית סדר היום לפגישה הבאה.
• מעקב אחר המשתתפים בין הפגישות כדי לוודא שפריטי פעולה נמצאים על המסלול ולהציע עזרה ו / או משאבים אם המתנדב חווה בעיות.

תפקידי מנהיגות נוספים

מנהל הפגישה לוקח על עצמו את האחריות הזו, אך יש לו גם תפקידים הקשורים לתקשורת, לדיווח ולביצועי צוות.

כל חבר בצוות או בפגישה שהוא בעל תפקידים חוצי-גבולות יש חובה לשמור על המחלקה או הפונקציה שלו על הפעילות וההתקדמות של פגישה או צוות מתמשך. כמו כן, יש להם את האחריות לחפש תשומות מקרב עמיתים שאינם בקבוצה או בפגישה. לא כל עובד יכול להשתתף בכל פגישה.

למנהיג יש את האחריות הנוספת לשמור על מעורבותם של מנהלים בכירים והודיע ​​באמצעות תקשורת יעילה ומשוב.

בעלות על הבניין מעובדים מחוץ לצוות או לפגישה, ובמיוחד למנהיגי הארגון, מבטיחה שהצוות או הפגישה יצליחו לפתח, ליישם ולשלב את הפתרונות או הרעיונות שלו.

אם משתתף בפגישה מבצע ביצועים לא יעילים בפגישה, על המנהיג מוטלת האחריות לתקן את ההתנהגות באמצעות טכניקות אפקטיביות של מנהיגות פגישות במהלך הפגישה ואימון יעיל מחוץ לפגישה. משתתף בפגישה אשר מונופול על הפגישה עם דעותיו או מבקר חברים אחרים עבור שלהם חייב להיות מתוקן לפני הפרט חבלה ההצלחה של הפגישה.

פעולות אלה נחוצות עד שהמשתתפים בפגישה מגיעים לרמה של נוחות ובגרות שמאפשרת להם לסייע למנהיג על ידי ציוץ עצמם כאשר אירועים לא יעילים להתפתח וחברים מתפקדים לקטוע את ההתקדמות.

מנהיג פגישות יעיל אינו מבטיח כי פרויקט או צוות יבצע בהצלחה, אך הוא או היא תורם לגורם מרכזי כאשר הפרויקטים, המחלקות, הפגישות או הצוותים מצליחים.

פגישה דקות הם תורם יעיל לפגישות מוצלחות כאשר דקות כתובים כראוי ומופצים במועד.