הנחיות תבנית חשבונית עבור סופרים עצמאי

כאשר אני לשכור סופרים חדשים (אשר לפעמים אני עושה עבור נפח העבודה), לעתים קרובות אני צריך להסביר להם כמה פשוט יכול להיות חשבונית. קשה לקרוא את הטון בכמה הודעות דוא"ל, אבל אני חושב שחלק מהם עשויים להיכנס לפאניקה כשאני אומר שאני רוצה חשבונית. אין צורך להיכנס לפאניקה!

למה הם צריכים את זה?

חשבונית משרתת מספר מטרות. זה לא רק זרז כי אתה מקבל תשלום, אם כי אני מעז לומר את זה תפקיד # 1, נכון?

אבל את זה חשבונית נדרש לעתים קרובות על ידי הקונה מסיבות אחרות. הם זקוקים לרשומה הזאת. הם צריכים להוכיח כי הם שילמו לך, לעתים קרובות כדי שיוכלו לבטל את התשלום. בשנות הכתיבה שלי, היה לי רק לקוח אחד, מגזין, שלא היה צריך חשבונית. אני לא בטוח למה או איך הם הצליחו.

סוגים של חשבוניות / תוכנה

במאמר המקורי שכתבתי על חשבוניות, אמרתי שאני פשוט מקל עם מסמך Word. אם יש לי זמן, אני אשנה אותו ל- PDF, אבל זה לא תמיד קורה. עוד תרגול נפוץ שראיתי הוא באמצעות גיליון אלקטרוני של Excel כדי ליצור את החשבונית. אבל שיקול חשוב אחד שלא הזכרתי אז הוא שפע של תוכנות חשבונאות שם בחוץ. בשל אפשרויות עסקיות מוכוונות לעסקים קטנים כמו Freshbooks או QuickBooks, ייתכן שלעולם לא תצטרך ליצור חשבונית בעצמך בכל מקרה. שמעתי דברים נפלאים על היישומים האלה, אבל עדיין לא לבדוק אותם.

-> ->

מחשבות? הקפד להשאיר מחשבות בבלוג שלי על הנושא.

מה לכלול

מאז המאמר המקורי, הבהרתי כמה מהחלקים החשובים יותר של חשבונית כתיבה. זה, כמובן, באמצעות ניסוי וטעייה.

• השם והכתובת למשלוח הדואר שלך צריכים להיות ישרים בראש הדף, כך שהבדיקה יכולה להגיע אליך במהירות רבה, וכדי שלא תגיש דוא"ל בשבוע מעכשיו תבקש זאת.
• האם לכלול לוגו עבור מטרות מיתוג (אם יש לך אחד).
• תאריך חשבונית darn! כמה חברות ומוציאים לאור יש תקופת המתנה חובה על חשבונית שלך - 30 ימים, אפילו 60 ימים - ואתה רוצה את התאריך הנכון שם. שוב, זה הכל על הימנעות עיכוב התשלום.
• אם אתה עושה מספר פרויקטים עבור לקוח זה, שם אותם! השתמש בניסוח כלשהו שמציין את הפרוייקט הזה מהקודם לפניו או על זה שאחריו. זה יהיה להגביל תערובות קופצים (ניחשתם את זה) לקבל תשלום לך בזמן.
• בצע הוראות תשלום ברורות. אם אתה רוצה לבדוק נייר, זה צריך להיות עשה לך או לעסק שלך? אם אתה רוצה תשלום Paypal, אז, בכל האמצעים, כוללים את המידע הרלוונטי.
• חלק מהחברות הגדולות ובעלי האתרים יתייחסו רק לחשבונית שלך במספר חשבונית. לפעמים הם אפילו מכתיבים את המספר הזה או את המוסכמות של המספר שלך.אם לא, אני פשוט להשתמש תאריך: חשבונית # 112811.
• האמור לעיל מייצג כמה שנים של ריקודים חשבונית. הקפד לקרוא את היסודות של מה לכלול על חשבונית הכתיבה שלך כאן.

טיפים חשבוניות סופר

שמעתי מלקוחות מסוימים כי הם לא בהכרח צריך את פירוט ארוך כי אני כללה בעבר חשבוניות. במקביל, נתקלתי בלקוחות המבקשים ממני לפרק את החשבונית שלי לחלקים ספציפיים מאוד.

כשמדובר בהפקת חשבוניות, חשוב לזכור כי אתה לא עושה כסף לעשות את זה. אז, לשמור את זה פשוט ומהיר. אני אוהב את הרעיון הזה ביום חמישי בראם ב נשים על כתיבה. היא אומרת שהיא עושה חשבוניות בסדרות, ביום אחד בשבוע. ניתן גם ליצור תבנית, לשמור אותה ולהשתמש בה מחדש.

הנה כמה טיפים:

1. מקל עם מה שאתה יודע. אני לא יודע סופרים רבים שאינם יכולים להשתמש ב- Microsoft Word ו / או Publisher בשנתם, לכן שקלו להשתמש באחת מהתבניות שסופקו עם מערכות תוכנה אלה כדי ליצור את החשבונית שלכם.

2. מותג זה. אתה רוצה המעסיק הזה לזכור אותך בעתיד אם יש להם עמדות כתיבה אחרים זמינים. אם יש לך לוגו, או אפילו גופן מסוים, הצעת מחיר או פריסה ייחודית לשירות המסוים שלך, שקול להשתמש בו בחשבונית שלך. לכל הפחות, עליך לכלול את שמך, כתובתך ומידע מזהה אחר בכותרת החשבונית שלך.

3. ספק את הפרטים. הגוף הראשי של החשבונית יפרט את השירות שסיפקת. אם השלמת את השירות באמצעות תעריף לפי שעה, הקפד למנות את שעות העבודה. אם השלמת פרויקט לכל דף או למילה, ספק את הפרטים האלה גם. אתה רוצה לפרט בדיוק מה עשית, איך, וכמה זמן.

4. צייר אותו. כלול עמודה לכל תשלום שמציינת את התעריף שלך (כלומר, סנטים למילה או דולר לשעה), ולאחר מכן צייר אותו לעמודה הכוללת של החיובים. זה לא רק עוזר לחסל טעויות במתמטיקה או שגיאות כתיב, אבל זה גם מספק את הלקוח דרך קלה להעריך את העלות של שכירה לך לעבודה בעתיד, יותר מדי!

5. הדגישו את סך הכל. הפוך את סך הכל קל עבור מחלקת הנהלת חשבונות כדי למצוא; אולי תקבל תשלום כל כך הרבה יותר מהר!

6. ציין את התנאים שלך. יש לקוות, אלה לא תהיה הפתעה ללקוח שלך, כמו מונחים הם דנו בדרך כלל מראש. לא משנה מה הסכמת, להזכיר בעדינות את המעסיק על ידי הוספת אחד שני blurb המשפט תחת סך הכל בשל. דוגמה: סך הכל 10 ימים נטו.

7. הגהה. ואז הגהה שוב! עכשיו זה לא הזמן לחלל ולאבד חשבון עתידי פוטנציאלי. ודא שהחשבונית שלך מושלמת ומושלמת כמו בפרויקט שלך לפני שתפעיל אותו.

8. קבל תשלום. לחגוג את ההצלחה שלך!