כיצד להעתיק את המאזן שלך QuickBooks

QuickBooks היא תוכנה חשבונאית חזקה המספק דיווח תובנות ותובנות על הבריאות הפיננסית של הספרים של החברה שלך. כמובן, זה נשען על הנחת כל חשוב כי הנתונים חייבים להיות קלט עם דיוק מלא כדי להבטיח כי חשבונות להוסיף כראוי. שגיאות קלט, טעויות עיגול, וספרים לא מלאים יכולים לגרום לחשבונות להוסיף באופן שגוי ובכך להפחית את הדיוק של הצהרות QuickBooks שלך.

אם הספרים שלך אינם מתיישבים, אתה צריך להבין כי Intuit כולל חבילת כלים כדי לעזור לבעלי עסקים למצוא את המקור של שגיאה חשבונאית ולטפל בו ביעילות. תיקון בעיות אלה באופן מיידי יכול לעזור להבטיח שהספרים שלך יהיו מדויקים ועדכניים וניתן לסמוך על הדוחות שלך.

1. הרצת מאזן ניסיון

כדי שהמאזנים שלך יהיו מדויקים, הסכום הכולל של הנכסים המדווחים שלך חייב להיות שווה להתחייבויות ברוטו בתוספת סך ההון. כאשר חשבונות אלה אינם מסתכמים בדיוק באותו ערך, הם נחשבים לא מאוזנים למטרות חשבונאות. QuickBooks יכול להציע משוב מיידי אם החשבונות שלך מאוזנים על ידי הפעלת מאזן הניסוי, אשר מספק סקירה מהירה של הערך נטו של כל חשבונות שיש להם איזון חיובי או שלילי. לצורך איזון ניסוי, כל חשבון שיש לו מאזן של אפס מתעלמים. פלט מאיזון משפטי של QuickBooks יכול לפשט את הזיהוי של אילו חשבונות עשויות להיות שגיאות יוצאות דופן.

לאחר בדיקת מידע זה, רשום כל חשבון שלדעתך עשוי להיתקל בבעיה ובסכום שבו החשבון אינו מדויק.

2. ייצוא נתונים

שימוש במידע מהיתרה לניסיון שלך, זהה רשימה של חשבונות שלדעתך ייתכן שיהיה צורך לנקות אותם. בחלק העליון של חלון QuickBooks, לחץ על קובץ -> כלי עזר -> ייצוא -> רשימות של קבצים IIF.

זה אמור להעלות חלון שכותרתו "ייצוא" ורשימה של תיבות סימון. סמן את תיבת הסימון "תרשים חשבונות" בחלק העליון של הרשימה. לאחר שבחרת פריט זה, לחץ על "אישור" בצד ימין של החלון. QuickBooks צריך ליצור ולייצא קובץ IIF שניתן לפתוח ב- Microsoft Excel. זה לעתים קרובות רעיון טוב לגבות את הקובץ הזה על ידי שמירת אותו שוב כמו XLS. המרת IIF לקובץ XLS גם תמנע בעיות אפשריות עם עיצוב או מצב מוגן.

3. זהה את החשבון הבעייתי

הקובץ שנוצר בשלב הקודם יכול לשמש לבדיקת יומן של כל חשבון שזיהית בשלב הראשון. התחל על ידי מחיקת שתי השורות הראשונות במערך הנתונים כדי להפוך את המידע לקל יותר לניהול ולמיון. עיין בעמודות B ו- F, המכילות את השם והסכום, בהתאמה, עבור כל עסקה בספרים שלך.כדי להפוך את הנתונים האלה ליעילים יותר, מיין את הפריטים בעמודה F מהנמוך לגבוה. על ידי גלילה או באמצעות רשימה של עסקאות או פשוט באמצעות פונקציית החיפוש של Excel, לנסות למצוא את הערכים שאתה מזוהה לא מדויק בשלב הראשון. אם אתה מוצא אחד מהערכים, ודא שאתה בודק את העבודה שלך על ידי חזרה QuickBooks ולהפעיל QuickReport על תרשים של חשבונות.

4. השתמש בכלי השירות לבניית נתונים מחדש

כאשר העסקאות הבעייתיות שלך מזוהות, תוכל כעת להמשיך ולתקן את המאזן הפגום שלך כדי להבטיח דיוק רב יותר של דוחות עתידיים. הדרך הפשוטה ביותר לתקן את המאזן במקרים רבים היא להשתמש בכלי שחזור נתונים שמגיע עם QuickBooks. תכונה זו נועדה לאתר ולתקן באופן אוטומטי עסקאות פגומות בחשבון על ידי השוואתה לנתונים מתוך המאזן הכללי. באפשרותך להפעיל את כלי השירות לשחזור נתונים על-ידי לחיצה על קובץ -> כלי עזר -> שחזור נתונים. אם זיהית את הבעיה הספציפית, באפשרותך גם לתקן באופן ידני את העסקה הפגומה על-ידי כניסה לספר החשבונות של QuickBooks. עם זאת, ודא כי אתה בודק את העבודה שלך כדי למנוע החדרת טעות חדשה שיכולה להרגיז את הבעיה הנוכחית.

5. למנוע בעיות עתידיות

בעוד מחדש את הנתונים ואת כלי עזר סקירה ידנית יכול בדרך כלל לחשוף את המקור של ספרים לא מאוזן, מציאת הבעיה עצמה יכולה להיות תהליך ארוך ומתסכל במקרים נדירים.

בעלי עסקים עם ספרים נרחבים ייתכן שיהיה צורך לחפש אלפי עסקאות כדי למצוא אחד או יותר ערכים שעלולים להיות שגויות. לכן, חשוב, כי אסטרטגיות מפותחות כדי למנוע ספרים להיות מאוזן שוב בעתיד. אתה צריך להתחיל על ידי בדיקת תהליך הקלט שלך ההקדמה כדי לוודא שאתה והשותפים שלך הם הוספת עסקאות ספר החשבונות הכללי בדרך הנכונה. לדוגמה, אנשים רבים שאינם רואי חשבון לעיתים קרובות לבלבל חיובים וזיכויים. שקול להשקיע אימון או עבודה עם מנהל חשבונות מקצועי אם אתה מוצא את עצמך מבזבז שעות יקר שעות התאמה חשבונות על בסיס שגרתי.