טיפים לתכנון פגישה לעסקים קטנים

אפילו הפגישות העסקיות הקטנות דורשות תכנון נכון כדי להבטיח את כל הצרכים והמטרות הם נפגשו עבור כל המעורבים. כדי להיות יעיל, יש סדר פעולות שיש לנקוט כדי למנוע פרטים להחליק דרך סדקים. להלן 8 צעדים חיוניים כדי לעקוב אחר תכנון המפגש הקטן הבא שלך.

בחר את הנושא ומיקום

שלב זה מייצג את שני המשתנים שהקהל שלך ירצה לדעת לפני כל דבר אחר.

- "->

" איפה ומדוע "של הפגישה מיד להשפיע מי יזמין ואם הם ישתתפו.

המקום שבו תבחר משפיע על הפגישה הכללית ומשפיע על החלטות אחרות שתצטרך לבצע בעת תכנון האירוע.

זיהוי המשתתפים

חלק גדול של הפעלת מפגש ממוקד ופורה הוא הימנעות הסחות דעת, וזה אומר הגבלת הזמנות למקבלי ההחלטות העליון. יש נטייה בתרבות הארגונית לכלול את כל הצדדים הקשורים בתקשורת, אבל אתה יכול לשפר את הייצור על ידי ביטול שותפים שיכולים להאט את ההתקדמות עם דיונים חשובים. במקום להזמין משתתפים שאינם מצביעים, לעודד את המשתתפים המרכזיים לדבר עם הכפופים להם לפני שיגיעו לפגישה.

הצעה שלושה תאריכים וזמנים

היזהרו לגבי האופן שבו אתה שואל על זמינות של כל משתתף. קל לפתוח "תיבת פנדורה" של בעיות כאשר מדובר תזמון תאריך תועלת הדדית לפגישה שלך.

אחת הדרכים להימנע מכך היא להציע כמה תאריכים וזמנים, ואז לשאול כל אחד מהם עובד הכי טוב. אם אתה בר מזל אז אחד התאריכים יתאים לכולם. אם לא, אל תפחד לשאול את outliers אם הם יכולים להתאים את לוח השנה כדי להתאים את הרוב.

-> ->

יצירת מסלול

חשוב שיהיה לוח זמנים עבור נושאים אשר ידונו יחד עם מי יוביל כל קטע של הפגישה.

המתכננים אולי יצטרכו לבקש ייעוץ מהמנהלים הבכירים על מנת ליצור מסלול מדויק. לאחר השלמת הטיוטה הראשונה יש להגיש אותה לאישור הקבוצה.

דיון מצגת צרכים

יש הרבה דרכים שונות להציג רעיונות לקבוצה, וכל דובר מתוזמן הולך להיות העדפה משלהם. פונקציונליות של PowerPoint, גישה לאינטרנט ולוחות לבנים הם רק חלק מהרכיבים שעליך להזדקק להם. להיות פרואקטיבי בבקשת פרטים אלה, ומעקב כדי לאשר אותם כמה ימים לפני הפגישה.

לוח זמנים קייטרינג

המפתח הזמנת מזון לפגישות קטנות היא לשמור על התפריט פונקציונלי. אתה לא רוצה את קייטרינג להפריע כל היבט של העסק בהישג יד, כדי למנוע ארוחות רשמית מדי אם אפשר.אם ארוחת צהריים לשבת למטה מתבקש ואז לנסות להזמין חדר סמוך לארוחה, כך המשתתפים יכולים לחזור לפגישה בהקדם האפשרי.

שלח פרטים סופי

בערך שבעה ימים לפני האירוע אתה רוצה לשלוח עותק סופי של המסלול ופרטים לכל משתתף. זה אמור לכלול את כל מה שהוזמן ליום. גם לכלול כיוונים, מידע על חניה, מספרי חדרים ואנשי קשר חירום.

אם אתה עובד עם מנהלים ואז להעתיק את המסייעים המינהליים שלהם על הדוא"ל גם כן.

יום הפגישה

בתור המתכנן פגישה, זה התפקיד שלך כדי לוודא את האירוע מקבל בעט בהצלחה. כמובן, אתה רוצה להגיע באתר מוקדם כדי לבדוק את החדר להיפגש עם קייטרינג ו A / V רכזי. בהתאם למיקום, ייתכן שתרצה גם לפרסם שילוט כך שכולם ימצאו את דרכם לחדר.

ויש לך את זה - שמונה צעדים פשוטים יחסית לתכנון פגישה קטנה מוצלחת.

ביצוע כל צעד יהיה כמובן לקחת זמן וחריצות מצידך, אבל תקשורת התוכניות שלך למשתתפים הוא חצי הקרב. ככל שיותר אנשים יודעים מה לצפות מהפגישה, כך הם יהיו מוכנים יותר להגיע לעסקים.