כיצד לפתח פגישה אפקטיבית סדר יום

סדר היום של הפגישה הוא רשימה של פריטים שהמשתתפים מקווים להשיג בפגישה. סדר היום צריך להיות מופץ המשתתפים כמה ימים לפני הפגישה, מינימום 24 שעות, כך המשתתפים יש את ההזדמנות להתכונן לפגישה.

בשילוב עם פרוטוקול פגישה, התיעוד שהמשתתפים מקבלים לאחר פגישה, סדר היום הוא תוכנית הפגישה והמעקב המדווח לפגישה הקודמת.

כאשר אתה מפתח סדר יום לפגישה כי הוא לא מתוזמן באופן קבוע, השלבים הבאים יסייעו לך. מאוחר יותר במאמר זה, תראה תבנית לפגישה מתוזמנת באופן קבוע. שני סוגי הפגישות חולקים פריטים דומים, אך לא בדיוק אותו דבר.

פיתוח סדר יום של פגישה

ראשית, לזהות אם עובדים אחרים נדרשים כדי לעזור לך לתכנן את הפגישה. לאחר מכן, להחליט מה אתה מקווה להשיג על ידי קיום המפגש. קבע יעדים לביצוע עבור הפגישה שלך. המטרות שתגדיר יקימו את המסגרת לתוכנית פגישה אפקטיבית.

כפי שסטיבן Covey אומר ב- שבע הרגלים של אנשים יעילים ביותר , "התחל עם הסוף בראש." מטרת הפגישה שלך תקבע את הפגישה להתמקד, את סדר היום הפגישה, ואת המשתתפים בפגישה.

בניית אג'נדה עושה תוכנית לפגישה. אתה מתחיל עם המטרה העיקרית או המטרה שאתה מנסה להשיג על ידי החזקת הפגישה.

לאחר שהחלטת על המטרה שלך, אתה צריך לקבוע אם אתה צריך את עזרתם של עובדים נוספים לתכנן את סדר היום שלך. אם כן, להזמין אותם להצטרף אליך.

לאחר קביעת המטרה הכוללת שלך, אתה, או הצוות שלך, צריך לקבל את ההחלטות הבאות. בנוסף למטרה או למטרה של הפגישה, כל אחד מהפריטים מופיע על סדר היום של הפגישה.

• המשתתפים הדרושים לפגישה בפועל,
• הפריטים שדורשים דיון או פעולה שיובילו להשגת המטרה או המטרה,
• משך הזמן שציפית לקבוצה יצטרך לדיון ב כל פריט,
• תאריך ושעה לפגישה,
• מיקום מתאים, אשר יחזיק את כל המשתתפים בנוחות, לפגישה,
• עבודה מראש עבור הפגישה. זה יכלול כל קריאה, תיעוד, נתונים, דקות פגישה מפגישה קודמת, או כל הכנה אחרת שיהפכו את הפגישה בפועל מוצלחת. הכנה זו יש לצרף את הודעת הפגישה ואת סדר היום כאשר אתה מפיץ אותם למשתתפים מוזמנים.

בנוסף לפריטי ההחלטה הנ"ל, פריטים בסדר היום הרגיל צריכים לכלול:

• סקירת מטרת הפגישה, סדר היום שלה והתוצאות הצפויות שלה.
• בדוק את הפרוטוקול של הפגישה הקודמת.
• סקירת התקדמות המשתתפים בהתחייבויות ובפריטי פעולה שנעשו בפגישה הקודמת.
• הערה או מנהיג צריך לבחון את ההתחייבויות שנעשו על ידי המשתתפים במהלך הפגישה כמו פריט סדר היום הסופי.

להחליט מי צריך להשתתף כדי למלא את סדר היום שלך

לאחר שהחלטת כי פגישה נחוצה כדי להשיג את המטרה שלך, אתה צריך לפתח את רשימת המשתתפים.

לא כל עובד יכול או צריך להשתתף בכל פגישה, אבל מזמין את המשתתפים הנכונים ישפר את הסבירות שלך להצלחה. לקבוע את המשתתפים על ידי לשאול את עצמך שאלות כגון הבאות.

פגישה לפגישות מתוזמנות באופן קבוע

לא כל פגישה צריכה סדר יום מותאם אישית. רוב העובדים יש פגישות קבועות עבור המחלקות שלהם או קבוצות עבודה. יש לך גם צוותים ופרויקטים שבהם אתה משתתף.

פרויקט מתמשך עשוי שלא לדרוש סדר יום חדש עבור כל פגישה, אבל הצוות שלך ישרת היטב על ידי אימוץ גישה סטנדרטית לפגישה שלך.

הפגישה המתוזמנת באופן קבוע מתחלקת לשלושה מקטעים שלכל אחד מהם יש פריטי אג'נדה סטנדרטיים: פריטי מידע, פריטי פעולה ותכנון עתידי.

פגישה לסדר

פריטים אינפורמטיביים

פריטי פעולה

תכנון עתידי

אם אתה עוקב אחר הנחיות אלו בעת פיתוח סדר היום של הפגישה שלך, אתה מגביר את ההסתברות שהפגישה שלך תניב תוצאות.

קשור לסדר היום לפגישה

• מי חייב להיות הבעלים של הפתרון שפותח על ידי הקבוצה?
• מי הבעלים של התהליך שבו הקבוצה דנה?
• מי צריך לדעת את המידע שאתה מפיץ?
• מי יכול לספק נתונים ועובדות כדי להנחות את קבלת ההחלטות?
• למי יש ניסיון או מומחיות לחלוק עם הקבוצה?
• מי צריך לתמוך ביישום של פתרונות או משימות?
• מי צריך לתת הרשאה או משאבים כדי להשיג את תוצאות הפגישה?
• מי יכול להתנגד ליישום של כל פתרון או כיוון?
• להתחמם ולברך. שקול שובר קרח קצר תלוי בתדירות שבה הקבוצה נפגשת.
• בדוק את מטרת הפגישה, סדר היום שלה ואת התוצאות הצפויות ואת המוצר.
• בדוק את הפרוטוקול של הפגישה הקודמת.
• ספק מידע מחלקתי וחברתי הנחוץ לצוות.
• סקירת התקדמות על פריטי פעולה, תוכניות פעולה והתחייבויות. קבוצת הביקורת מתקדמת על המטרות.
• לדון ולקבל החלטות על הפריטים בסדר היום של הפגישה.
• זהה את השלבים הבאים.
• זהה את המטרה, התוצאה וסדר היום לפגישה הבאה.
• הערה הערה צריך לבחון את ההתחייבויות של אנשים במהלך הפגישה.
• זהה כל עזרה הנדרשת מאנשים שאינם בקבוצה, והקצה משתתפים ליצירת קשר.
• שלח דקות בתוך 24 שעות מהישיבה.

  יותר קשורים לפגישות אפקטיביות

  • פגישה וקבלת פגישה קרח Breaker לארוחת צהריים
  • פיתוח קבוצת נורמות
  • צוות נורמות לדוגמא