איך להתמודד עם בעלי עניין קשים (חלק 2)

הנה חלק 2 של הראיון שלי עם פרופ 'דוד ברייד, PhD, ממרכז פיטר יוסט Enterprise באוניברסיטת ליברפול ג'ון מורס בבריטניה, שם הוא פרופסור לניהול פרויקטים. הוא גם המחבר של ספר חדש שפורסם על ידי גאוור, שנקרא מדריך מעשי להתמודדות עם בעלי עניין קשים .

קרא חלק 1 של הראיון שלי עם דוד

שלום שוב, דוד. היום רציתי לשאול אותך על קצה העליון שלך עבור מנהלי פרויקטים שמנסים לקבל בעל עניין לשנות את הגישה שלהם. מה היית מציע?

זה קשה. כפי שאנו יצא בספר זה לעתים קרובות יותר קל לשנות התנהגות מאשר עמדות. כדי לשנות את היחס של בעל העניין, אתה בדרך כלל צריך להעביר להם מידע בצורה כזאת שהם ישנו את דעתם על נושא מסוים או בעיה.

הטיפ שלי יהיה לחשוב בזהירות על הדרך הטובה ביותר לעשות את זה; לתכנן את זה. דגש על הקפד לעשות את זה בצורה אמינה - להיות אמין במצבים אלה הוא חיוני אחרת בעל העניין לא יקשיב למה שאתה אומר (אם אתה עושה את זה פנים אל פנים, בדוא"ל, בדוח) .

בסדר, תודה. לפעמים אנשים פשוט כי הם משועממים עם העבודה שלהם. איך מנהלים הפרויקט יכולים להתמודד עם זה?

זה משהו שאנחנו מכסים בפירוט כלשהו בספר. ישנם מספר סיבות שורש של צוות משועמם: ראשית, הפרויקט הוא ללא עוררין ושנית, הפרויקט הוא לא מעניין מבחינה טכנית.

אתה יכול להתמודד עם הגורמים הראשונים של אלה בדרכים הבאות:

• נסה ליצור קצת התלהבות סביב הפרויקט, מן הפעולות שלך ואת ההתנהגות ועל ידי הבאת בעלי עניין נלהבים באמת - ההתלהבות היא מדבקת.
• יצירת אתגרים עבור חברי צוות הפרויקט, אולי על ידי שינוי היקף, תפקידים, או שיטות הלידה - אם כי זה צריך להיעשות בזהירות כדי למנוע יצירת הסחות דעת שעלולות לגרום נזק.
• להקדיש זמן רב יותר לניהול אנשים - הקשבה ואמפתיה עם הצוות שלך.
• הציגו תחושה של כיף (פעילויות, מזון וכו ') כדי לספק כמה הסחות דעת מוזמן.

עם הסיבה השנייה או לחפש דרכים שבהן למידה יכול להתרחש, אולי באמצעות ניצול של כלים חדשים וטכניקות או להשקיע זמן למכור את היתרונות של דבק בטכניקות הנוכחי - גם אם זה אומר פתרון לא מעניין מבחינה טכנית.

נכון. אתה גם מדבר בספר על שומרי סף. מהו שומר הסף וכיצד יכולים מנהלי הפרויקט לעבוד איתם בצורה הטובה ביותר?
לעתים קרובות אנו זקוקים לאנשים "לפתוח דלת" כדי שהפרויקט שלנו ימשיך בהתאם. האנשים שפותחים את הדלתות האלה הם שומרי סף.

יש הרבה מצבים שבהם אנחנו צריכים את העזרה של Gatekeeper.זה יכול להיות שאנחנו צריכים אותם כדי לאשר אישור להמשיך לשלב הבא של הפרויקט או שאנחנו יכולים צריך אותם כדי להעניק לנו גישה בעל עניין אחר אני. ה. מקבלי החלטות מרכזיים ברמה גבוהה יותר בארגון (במקרה האחרון דוגמה קלאסית לשומר סף חזק בארגון היררכי גדול היא הרשות הפלסטינית של המנכ"ל).

אמנם יש להם הרבה כוח, חסימת Gatekeepers כי מסרבים לפתוח דלת יכול ברצינות לעכב את הפרויקט.

שומרי הסף מנותקים לעתים קרובות ונטולי עניין של הפרויקט שלך. הם עשויים גם לחשוב על הסיכון לעומת הפרס של פתיחת השער לפרויקט שלך. מה אם דברים להשתבש עם הפרויקט במועד מאוחר יותר, יהיה להאשים כמה להחלטה שלהם? או אולי הם פשוט להיות אנושיים. ה. סירוב לא רציונאלי לפתוח את השער ללא סיבה טובה.

הדרך הטובה ביותר לעבוד עם Gatekeepers היא לא לזלזל כוחם (וגם אם הם אינם מסוגלים במיוחד להפעיל כוח על הפרויקט שלך עכשיו הם יכולים גם להיות מסוגל בעתיד) ולכן לקחת אותם ברצינות. נסה לקבל אותם בצד. להזדהות איתם. לדבר איתם, לבקש מהם לפתוח את השער ולתת להם להבין שאתה מעריך את מה שהם עושים, וכי הם במקרים מסוימים הם עשויים לשים את עצמם כדי לעזור לפרויקט שלך.

טיפים מעולים! תודה, דוד.

קרא ראיון עם אחר של מחברי דוד, רוג'ר ג'ובי