בחירת תוכנת ניהול התורמים עבור המלכ"ר שלך

הזמן מגיע תמיד כאשר יש צורך לשדרג או להחליף את תוכנת הניהול של התורמים ללא מטרות רווח.

מתי אתה יודע מתי הגיע הזמן, ואז מה אתה עושה? כמה מומחים שלא למטרות רווח נתנו תשובות אלה כאשר ביקשתי מהם להשלים את המשפט הזה: "ידעתי שהגיע הזמן לקבל מערכת ניהול תורמים חדשה כאשר …"

• כאשר זה היה לנו לא יכול לדווח על הנתונים באופן שבו אנחנו נָחוּץ.

• כאשר הכלב אכל את כרטיסי האינדקס שלי. כאשר רציתי לדעת דברים על התורמים שלי, וזה לקח כמות אבסורדית של זמן צוות כדי למצוא את התשובה.
• כאשר "המערכת" האחרונה נותרה עם הראש.
• כאשר האדם היחיד שהיה לו מושג איך להשתמש במערכת (מסד נתונים ישן של Access) היה פורש.
• כשהמחשב של מתנדב התרסק ואיבדנו הכל.
• -> ->

האם אלה סיבות צלצול נכון עבור מלכ"ר שלך?

החלטה שאתה צריך מערכת חדשה היא, עם זאת, החלק הקל. יש עולם של מידע מבלבל על מערכות מתחרות שם בחוץ, ואין דרך קלה לשים את הכל ביחד.

פניתי אל "דוחות הצרכנים" של טכנולוגיה ללא מטרות רווח כדי למצוא את התשובות. Idealware היא עמותה המסייעת לעמותות אחרות לקבל החלטות תוכנה חכמות על ידי ביצוע מחקר ללא דעות מוקדמות ולאחר מכן לתרגם אותו לתוך קל להבין דוחות, מאמרים, והדרכה.

אנדריאה ברי, מנהל שותפויות ולמידה ב Idealware, הסכים לדבר איתי על איך הארגון צריך ללכת על בחירת מערכת חדשה התורם וניהול.

הנה הצעדים שברי הציע:

להבין אם אתה באמת צריך מערכת חדשה.

ברי אומר להתחיל בהערכת למה אתה לא אוהב את המערכת שלך. הבעיה אולי לא מה שאתה חושב, וזה לא קל לעבור. זה לוקח זמן, מאמץ, וכסף.

ברי אמר, "אין מערכת כדור כסף בחוץ, לכן ודא שהמערכת הנוכחית שלך אינה מספקת.

לדוגמה, ייתכן שתצטרך ללמוד עוד על המערכת שיש לך, במקום לעבור לחלוטין למערכת חדשה לגמרי. "

לקבוע מה הבעיה באמת. האם זה יכול להיות אחד מהבאים?

אתה צריך הכשרה נוספת. אולי המערכת הנוכחית שלך יש תכונות שאתה לא מבין או יודע איך להשתמש. שאל את הספק אם יש אפשרויות אימון שאתה יכול לנצל.

• אתה זקוק לתמיכה נוספת. מהן אפשרויות התמיכה עבור המערכת הנוכחית שלך? האם יש תמיכה זמינה ובמחיר סביר? האם הספק מבין את הבעיות שלך ומנסה לעזור, או שהן מדברות אליך? האם יש להם פתרון לבעיה הספציפית שלך?
• אתה לא מבין את כל היכולות של המערכת הנוכחית שלך. האם אתה באמת יודע בוודאות שהוא לא עושה מה שאתה רוצה? האם יש תיעוד נגיש?ספקים מסוימים עובדים קשה כדי לספק עזרה נוספת כגון סרטונים, פורומים שבהם ניתן לשאול שאלות, ותיעוד שנכתב עבור לא-טקאים
• המערכת שלך חלשה מדי או חזקה מדי. הזכות גודל המערכת למערכת שלך ואת התקציב שלך חשוב.
• המערכת שלך יקרה מדי. האם אתה משלם עבור פונקציונליות יותר ממה שאתה צריך? ברי אומר, "כאשר מדברים עם ספק, זכור כי מדובר במכירה … הטבע הוא 'up-sell'. הבנת הצרכים שלך תעזור לך לא להיות מוסחת על ידי 'תסמונת אובייקט מבריק'."
• המערכת שלך היא פג תוקף. אולי זה חסר תכונות חדשות. זה צריך להיות מעודכן באופן קבוע, או על ידי לך או את הספק. רוב המערכות המקוונות מתעדכנות באופן קבוע. רק להיות מודעים לאופן שבו המערכת נשארת מעודכנת.
• המערכת שלך אינה נתמכת עוד על ידי הספק. ברי אומר שזה לא נפוץ אבל קורה, במיוחד אם הוא קנה קטן יותר על ידי אחד גדול יותר.
• -> ->

Idealware מספק חוברת עבודה, האם אתה צריך מערכת חדשה לניהול התורם? אשר יסייעו להדריך אותך בתהליך הערכה עצמית זה.

זהה צוות של בעלי עניין.

אז החלטתם לעבור. מה הלאה?

ברי אמר, "מה שאנחנו רואים כל הזמן הוא מנהל הפיתוח מחליט לקבל מערכת חדשה, אבל לא להתייעץ עם מחלקת השיווק, או מנכ"ל, או מתנדב מתנדב, כולם ישתמשו מערכת. "

זה רעיון טוב להתייעץ עם כל מי הולך להשתמש במערכת. כאשר אתה סיעור מוחות תכונות שאתה צריך, תן לכולם יש לומר. ודא שכל מי שישתמש במערכת או יושפע ממנה מיוצג.

להבין את התהליכים הנוכחיים שלך.

תן רשימה מפורטת של תהליכי גיוס כספים שלך. לאחר מכן סטנדרטי אותם. להעריך את כל מה שאתה עושה עם מסדי הנתונים שלך. שאל למה אנחנו עושים את זה ככה? האם אנחנו צריכים להמשיך לעשות דברים כאלה?

ברי אמר: "התקינה נותנת לך גמישות בבחירת מערכת … המערכות הזולות פחות אינן מאפשרות גמישות רבה, כך שהמוזרויות" פחות "טובות יותר, חפש את שיטות העבודה המומלצות בתחום והימנע לחלוטין נהלים ייחודיים. "

לחסל יתירות לפני שאתה משקיע. כמה פעמים אתה מזין כתובת למשל … אתה צריך? אל תישא על טקטיקות מוזרות שהתפשטו במשך השנים.

סדר עדיפויות של רשימת תכונות.

קבל את כולם יחד מי ישתמש במערכת או מי יקבל דוחות ממנו. סיעור מוחות מה שאתה יכול לרצות, ולאחר מכן דרגה תכונות אלה. לקבוע מה אתה בהחלט צריך, שבלעדיו המערכת היא חסרת תועלת. עושה את זה הראשון ימנע ממך ללכת לרמה של המורכבות שיכולה להרוס את התקציב שלך.

ברי ממליץ ליצור רשימה של שלוש שכבות:

מה אתה צריך או אחר המערכת היא חסרת תועלת?

• מה יהיה נחמד לקבל אבל לא מפסק העסקה?
• מה היית רוצה אם הכסף לא היה אופציה?

זהו המשך של "כיצד לבחור תוכנה לניהול התורם עבור המלכ"ר שלך."איך אתה יודע מתי אתה צריך תוכנה חדשה לניהול התורמים, וכיצד אתה בוחר את המערכת המתאימה לעמותה שלך?

האם המחקר שלך.

השתמש Idealware, הם עשו את המחקר הבסיסי בשבילך. צמצמו את השדה, בחרו במערכות ייעודיות לניהול התורמים, ולאחר מכן שלפו את עשרת המערכות המובילות וסיפקו רשימת תכונות.

בדוק את מדריך הצרכן ל- Low-Cost מערכות ניהול התורם.

השתמש בדו"ח, צור רשימה קצרה של שלוש או ארבע מערכות קיימא

הפגנות של ספקי ספקים

ספקים מסוימים יגיעו אליך או שתוכל לגשת אליהם, אך הדגמות רבות הן באינטרנט שבו אתה יכול להשתמש בכלי webShareing או להוריד גירסת ניסיון.

הקפד להשתמש בדוגמאות אמיתיות כדי לראות איך כל מערכת תעבוד עבור הצרכים שלך.העזרה הגדולה של Idealware של שישה טיפים ניווט הדגמה ספק. דרג את המערכות כנגד רשימת המשאלות שלך - צרכים מהודרים מול ליבה ועלות גבוהה מול עלות סבירה - ובחר את הזכות מערכת בשבילך

ייתכן שתוכל לרכוש את המערכת החדשה שלך עם כרטיס אשראי באינטרנט, אבל מערכות גדולות יותר עשוי להיות חוזה זה צריך להיות מעובד וחתום.

ברי אמר, "לפעמים אתה יכול להתחיל להשתמש במערכת החדשה שלך באופן מיידי, בעוד מערכות אחרות צריך להיות מותאם אישית. DonorPerfect Online ידועה עבור התאמה אישית של מערכת לפני שתתחיל, בעוד מערכות אחרות, כגון GiftWorks, קל לשימוש "

כמה מערכות יצור צורך לשכור יועץ כדי לקבל להגדיר."

ברי גם מציע מאמרים אלה באתר Idealware:

ארבעה מנהלים בבחירת מערכת ניהול התורם > עשר טעויות נפוצות בבחירת מאגרי מידע של התורמים