תקצוב ניהול יסודות למנהלים חדשים

פורסם 8/1/2015

רוב הסיכויים, כאשר מישהו מקודם לתפקיד הניהול הראשון שלהם, זה יהיה בפעם הראשונה הם לנהל תקציב המחלקה.

רוב המנהלים החדשים מקבלים מעט הכשרה פורמלית או ללא הכשרה כיצד לפתח תחזית תקציב, לעקוב אחר ההוצאות שלהם, או כיצד לבצע התאמות באמצע השנה. לעתים קרובות הם מוסרים גיליון אלקטרוני או מדווחים מהמנהל שלהם, או ממחלקת הכספים, ומצפים לדעת איך לעשות זאת, או ללמוד על ידי ניסוי וטעייה.

-> ->

בעוד "ניסוי וטעייה" יכול להיות דרך יעילה ללמוד מיומנות חדשה, זה יהיה טוב יותר אם מנהל חדש לא צריך לעשות יותר מדי שגיאות מכאיבות.

הנה כמה לקחים מהניסוי שלי ואת הלמידה שגיאה, אשר אני מאמין שרוב המנהלים החדשים יכולים להפיק תועלת:

להשקיע את הזמן ללמוד ממש מההתחלה

-> ->

אין זמן טוב יותר לשאול שאלות "טיפשיות" מאשר כאשר אתה חדש למשהו ומעולם לא עשיתי את זה. עדיף לשאול ולבלות את הזמן מראש למידה, ולא לחכות עד שמישהו צריך להצביע על הטעויות שלך. בקש זמן מהמנהל שלך (או קודמו אם תוכל) לסקור את הפילוסופיה הבסיסית, את המטרות העיקריות, את הפורמט ואת כל פריט שורה. אם הארגון שלך יש אדם האוצר, לשאול את האדם לבלות איתך זמן גם כן. רוב יהיה מוחמא ומוכנים לחלוק את המומחיות שלהם. אחרי הכל, אם הם יכולים לאמן אותך איך לעשות דברים על פי מפרטים שלהם מראש, אתה תהיה פחות כאב ראש עבור אותם מאוחר יותר.

->

קח "האוצר ותקצוב למנהלים שאינם פיננסיים" קורס

בדוק עם בתי הספר העסקיים שלך באוניברסיטה המקומית, תחת "החינוך ההנהלה. "רוב בתי הספר העסקיים מציעים 1-3 יום, שאינם אשראי קורסים. במהלך הקורס או אחריו, הקדישו זמן לבדיקת הדוח השנתי של החברה שלכם, ולהבין את היחסים הפיננסיים השונים.

ניהול תקציב המחלקה שלך כמו זה העסק שלך

כאשר אנו עובדים עבור ארגונים גדולים, אנו בסופו של דבר לטפל "של החברה" כסף כמו שהוא גדל על עצים. זה לא, ועכשיו זה התפקיד שלך כמנהל לקחת בעלות אישית על המשאבים של המחלקה שלך.

היה שחקן צוות

אם ניתן, עיין בתקציב המנהל שלך. אמנם חשוב לקחת בעלות על התקציב שלך, אך היחידה שלך היא חלק מיישות גדולה יותר. בקש מהמנהל שלך להראות לך היכן התקציב שלך נכנס לתמונה גדולה, כמו גם לתלות ההדדית עם עמיתים. ייתכנו מקרים שבהם מחלקה אחרת זקוקה לכסף למטרות שהן בראש סדר העדיפויות שלך. אל תחכו להיות שאל או לקחת את זה - להיות פרואקטיבית להציע לעזור למנהל עמיתים שלך. אתה תיראה אסטרטגית ושיתוף פעולה.

אל תשחק משחקים טיפשיים

רק בגלל ש"כולם עושים את זה ", זה לא אומר שזה לא טיפש ורע לחברה. דוגמה טיפוסי טיפש תקצוב המשחק כי מנהלים לשחק הוא "להשתמש בו או לאבד את זה ההוצאות. "זה כאשר אתה מקבל קרוב לסוף השנה, ואת התקציב שלך פועל תחת התחזית שלך. בשנים קודמות, כאשר אתה underspent, התקציב לשנה הבאה שלך נקבע על בסיס בפועל של השנה.

אז, כדי לא לקצץ את התקציב שלך שוב, אתה הולך למסע קניות - לקנות דברים שאתה לא צריך או גרב רק למקרה שאתה צריך את זה.

מעקב אחר ההוצאות שלך חודשי לבצע תיקונים יזום

אל תניח כי "מישהו" אגיד לך כאשר אתה מעל התקציב. למעשה, ייתכן אפילו צריך לבקש דוחות חודשיים או לעקוב אחר עצמך. לא לחכות עד סוף השנה, כאשר זה הפתעה (לך הבוס שלך). עד אז, כבר מאוחר מדי לחקור ולבצע תיקונים. להיות אחראי, למדוד את עצמך, ולדווח מראש למנהל שלך.

להיות שקוף ולשתף את הצוות שלך

שתף את התקציב שלך עם הצוות שלך, אולי אפילו מקבל אותם מעורבים בהגדרת התחזית. שילוב הצוות שלך ועזרה להם להבין את תהליך התקצוב יוצר תחושה של בעלות משותפת ומעודד את העובדים שלך למצוא דרכים יצירתיות לניהול הוצאות.

להיות אסטרטגי

לא רק לקחת בפועל של השנה ולהוסיף עשרה אחוזים לתחזית לשנה הבאה. התחל עם פיתוח אסטרטגיה ומטרות, ולאחר מכן לקבוע את המשאבים הדרושים להשגת מטרות אלה. אם אתה דורש יותר מאשר בשנה שעברה, ולאחר מכן להכין מקרה עסקי כדי להצדיק את בקשתך מימון נוסף.

אל תגזים זה

בעת ניהול התקציב הוא תפקיד חשוב עבור מנהל, לא לאבד את הנכס החשוב ביותר: האנשים שלך! ודא שאתה מבלה לפחות חמש פעמים את כמות הזמן לפתח את הצוות שלך, כי אתה crunching מספרים.