6 דרכים להפוך את העסק שלך הודעות דוא"ל עוד יותר מקצועי

בעלי עסקים קטנים רבים מסתמכים על הדוא"ל כמצב העיקרי של תקשורת עסקית. זה לא מפתיע; הדוא"ל הוא מהיר, קל ומספק נתיב נייר. אבל זה לא אומר כי הודעות הדוא"ל שלך, במיוחד כאשר מדובר בתקשורת עסקית, צריך להיות רגוע. למעשה, תקשורת דוא"ל לקויה יכול לעלות לך לקוחות תוך פגיעה המותג שלך ואת המוניטין שלך.

שליחת דוא"ל עסקי מקצועי מגיע ליצירת הרגלים המתמקדים בתקשורת ברורה, תמציתית ומתאימה.

1. השתמש בכתובת דוא"ל לעסקים

כאשר אתה בעל עסק, מנהל עסקים בשם החברה שלך, ודא שאתה משתמש בכתובת דוא"ל עסקית. באופן אידיאלי, זה אומר שיש לך כתובת העסק (כלומר, yourname @ yourbusiness. Com) כי אתה משתמש עבור כל התקשורת העסקית.

אם הדבר אינו אפשרי, תוכל ליצור כתובת דוא"ל ללא תשלום הכוללת את שם העסק שלך (i, eb, yourbusinessname @ gmail. Com). שימוש בכתובת דוא"ל אישית שאינה קשורה בבירור לעסק שלך יכולה, במקרה הגרוע, לפגוע במקצועיות שלך ובמקרים רבים לא ניתן להתייחס אליך ברצינות.

2. שמור הודעות קצר ומתוק

אין שום דבר רע בהסבר דברים בפירוט רב; זה יכול לספק בהירות ולהפחית אי הבנות. אבל כאשר הודעת דוא"ל מתחילה להיראות כמו רומן, אתה יכול במהירות לאבד את תשומת הלב של הנמען לבלבל את הבעיה עם מידע לא רלוונטי. כדי למנוע זאת, מקל עם נושא אחד לכל דוא"ל, וכאשר אתה צריך לעשות כדי להוסיף מידע נוסף, השתמש subheads מודגש כך את הפרטים החשובים ביותר ברורים.

3. השתמש שורות נושא תיאורי

האם אי פעם פתחה הודעת דוא"ל המבוססת על הנושא, ובסופו של דבר לגמרי מבולבל קצת מוטרד כאשר זה היה על משהו אחר לגמרי? מכיוון שאתה כבר שומר את כל הדוא"ל שאתה כותב מוגבל לנושא אחד לכל עצה למעלה, אתה צריך גם לוודא שורת הנושא שלך משקף את הנושא הזה שום דבר אחר.

פעולה זו לא רק תעזור לנמען, אלא גם תעזור לך לנהל את תיבת הדואר הנכנס שלך.

4. Tone It Down

קל לתת לדברים לעוף כאשר אתה שולח הודעת דוא"ל, מכיוון שאתה עשוי להרגיש שאתה מוגן על ידי מסך המחשב שלך, אבל כמה שיחות יכול בקלות להיות misunderstood בדוא"ל. למעשה, ללא רמזים תקשורת מילולית כדי למזג את המסר שאתה שולח, כל דוא"ל יכול להילקח בצורה לא נכונה. אם אתה שולח הודעה שעשויה להיות מוטלת בספק, קרא אותה שוב לפני שתשלח ואם אתה עדיין לא בטוח, אתה כנראה עדיף להרים את הטלפון.

5. הפוך את חתימת הדוא"ל שלך שימושי

ציטוטים, קידומים וידיעונים הרשמות בחתימת דוא"ל עשוי להיות יעיל במצבים מסוימים, אבל פריטים אלה לא צריך לשבור באמצעות חתימת הדוא"ל שלך עבור מה זה נועד לשמש - לספק את פרטי הקשר שלך.כתובת האימייל או התשובה הראשוניים שלך אמורים לכלול חתימת דוא"ל עם שם מלא, חברה וכתובת אתר לכל הפחות. מספר טלפון, כותרת ושחזור כתובת הדואר האלקטרוני שלך לא מזיק.

6. בדוק את האיות והגהה

בדיקת האיות היא קלה. הפוך אותו להגדרת ברירת המחדל של לקוח הדוא"ל שלך כדי לבדוק את כל ההודעות לפני שאתה שולח אותם.

אימייל הוא יותר פורמלי ויש קצת יותר קל עם איות שגיאות דקדוק, אבל זה נראה נורא לשלוח הודעה עם שגיאות. הדבר האחרון שאתה רוצה זה לעשות רושם רע כי היית ממהר לשלוח דוא"ל ודילוג בדיקת איות ודקדוק שלך.

דוא"ל היא שיטה חשובה של תקשורת בעסק, גם אם זה לא העדפה ראשונה שלך. בעקבות העסק האלקטרוני שיטות עבודה מומלצות יעזור לך לשמור על תקשורת הדוא"ל שלך מקצועי פרודוקטיבי, ואתה יכול להיות בטוח כי הרושם שאתה עושה הוא אחד טוב.