כיצד ליצור מערכת ניהול מסמכים

ניהול מסמכים הוא תהליך הטיפול במסמכים בצורה המאפשרת ליצור, לשתף, לארגן ולאחסן ביעילות ובצורה הולמת. ככזה, ללמוד כיצד ליצור מערכת ניהול מסמכים הוא קריטי עבור עסקים.

עבור עסקים רבים, המוקד של ניהול מסמכים הוא בארגון ואחסון של מסמכים. הם רוצים להיות מסוגלים לאחסן מסמכים בצורה מאורגנת ובטוחה כי עדיין מאפשר מסמכים ניתן למצוא בקלות.

-> ->

מאמר זה יראה לך כיצד ליצור מערכת ניהול מסמכים שעושה בדיוק את זה.

אם אתה מקליד "ניהול מסמכים" בכל מנוע חיפוש, תקבל רשימות ארוכות של "ניהול" מסמכים לניהול, רבים שמציעות תוכנה או יישומים לפרסם את היתרונות של משרד ללא נייר.

תוכנת ניהול מסמכים או יישומים, עם זאת, נועדו לשפר את הטיפול של העסק שלך של קבצים אלקטרוניים. הבעיה היא כי עסקים קטנים רבים צריכים להתמודד עם תערובות של נתונים מיושנים על נייר וקבצים אלקטרוניים - ובמקרים מסוימים, חלקם של נתוני הנייר הוא הרבה יותר גדול.

פתרון אחד לבעיה של סביבת נתונים מעורבת יהיה להשתמש במערכת הדמיה של מסמכים כדי להמיר את כל המסמכים של העסק שלך לטופס אלקטרוני. אבל זה יקר מדי זמן רב עבור עסקים קטנים רבים.

החדשות הטובות הן שאתה יכול לשים את היסודות של מערכת ניהול מסמכים במקום ללא רכישת כל תוכנה מיוחדת או עובר הדמיה מסמך הסיטונאי.

המערכת אינה חייבת להיות מורכבת; אתה רק צריך להשקיע קצת זמן בתכנון וביצוע זה.

כיצד ליצור מערכת ניהול מסמכים

הגדרת מערכת ניהול מסמכים כוללת שלושה שלבים;

• יצירת תוכנית לניהול מסמכים,
• יישום תוכנית ניהול המסמכים,
• ובעקבותיה.

הצעד הראשון, יצירת התוכנית, כרוך לענות על ארבע שאלות אלה:

1. מהם הכללים ליצירת מסמכים?

חשבוניות, מכתבי תזכורת לתשלום, חוברות מכירה, דוא"ל, מאזנים, גיליונות אלקטרוניים, דוחות - כל העסקים יוצרים מגוון מסמכים במהלך ביצוע מעקב אחר עסקים. וכדי לשמור דברים מאורגנים, כל העסקים צריכים לקבוע כללים על יצירת מסמכים.

לדוגמה, האם יש תבניות ביתיות עבור חלק ממסמכי העסק הרגילים שלך, כגון מכתבים וחשבוניות, והיכן הם ממוקמים?

האם יש מדריך בסגנון הבית שיש לעקוב אחריו?

האם יש לתעד מסמכים חדשים ו / או חותמת זמן?

אילו נהלים יש לעקוב אחר או לשתף מסמכים?

עבור כמה עסקים קטנים, הנקודה היחידה על יצירת מסמך שחשוב יהיה איפה את התבניות עבור מסמכים עסקיים שונים נמצאים וכיצד להשתמש בהם.עם זאת, אם יצירת מסמכים בעסק שלך כוללת אנשים שונים המשתפים פעולה במסמכים, בודקים או מעדכנים אותם, יהיה עליך להקדיש זמן מה כדי להחליט כיצד יש לבצע פעולות אלה כדי להבטיח יעילות ועקביות.

2. איך נשמור מסמכים?

יש למעשה שני היבטים לשאלה זו.

הראשון כולל את ההיבטים הפיזיים של האחסון. גם אם העסק הקטן שלך הוא אחסון מסמכים בארונות תיוק, יש עלויות הקשורות אחסון; לא רק את עלות הארונות תיוק עצמם, אבל את עלות הזמן כאשר אתה ו / או העובדים שלך להגיש מסמכים או ללכת לאחזר אותם. למעשה, המחיר הגדול ביותר הקשור לאחסון, עבור רוב העסקים הקטנים, הוא כנראה העלות של הזמן מבוזבז כאשר אנשים מחפשים מסמכים.

ההיבט השני של אחסון מסמכים הוא ארגוני; איך יוגשו מסמכים? המפתח להגשת מסמכים הוא לעקוב אחר נוהלי ניהול קבצים טובים. ג 'יל Chongva מסביר כיצד להגדיר מערכת תיוק עבור הגשת מהיר ויעיל מאסטרינג תיוק המערכת שלך בעוד 10 קבצים ניהול טיפים מסביר כיצד לשמור את הקבצים על מערכת המחשב שלך מאורגנת ומעודכנת.

אתה גם צריך לדעת איך מסמכים בארכיון. איך תטפל בקבצים שאינם מעודכנים או פשוט מוכן להעביר את הצריבה האחורית במערכת ניהול המסמכים שלך?

קרוב לתחילת כל שנה, למשל, אני עובר את הקבצים השונים הקשורים לעבודה על המחשב שלי, ניוקם את אלה שאינם קיימים עוד, וצור תיקיות חדשות המתויגות לפי שנה ו / או נושא, העברת קבצים כ- נָחוּץ.

אותו הדבר ניתן לעשות עם קבצי נייר; זה לא קשה להסיר מסמכים ישנים (אה) מתוך תיקיית קובץ התווית וליצור אחד חדש עם "ישן" בכותרת. תוכנות מסוימות מציעה אפשרויות אחסון אוטומטי. לדוגמה, Microsoft Outlook מאפשר לך לאחסן הודעות דוא"ל ישנות.

3. כיצד ניתן לאחזר מסמכים?

שאלה זו היא הלב של מערכת ניהול המסמכים שלך. בסקר שנערך על ידי Leger שיווק עבור זירוקס קנדה, בעלי SMB הקנדי ומנהלים בממוצע אמר שזה עולה $ 2, 152 בשנה כדי לנהל ולאחסן מסמכים כשעה אחת ביום כדי לחפש את המסמכים האלה (globeandmail. Com).

שוב, שיטות הגשת טוב יכול ללכת דרך ארוכה לקראת פתרון הבעיה. דפדוף במאמרים לניהול נתונים באתר זה יסייע לך להתחיל. אם אתה עושה דברים כגון עקוב באופן עקבי את שמות המוסכמות קובץ המתואר 10 דרכים לשמור קבצים דיגיטליים שלך מאורגן, למשל, מסמכים יהיה הרבה יותר קל למצוא.

ואם אתה הבעלים הבלעדי שעובד סולו או בעל עסק עם עובדים, אני ממליץ על יצירת רשימת מיקומי קבצים , אשר תזכיר למשתמשים היכן קבצים מסוימים של קבצים יוצאים - והיכן ניתן למצוא מסמכים מסוימים. אם העסק שלך הוא כמו רוב, זכור לכלול אם הקובץ יהיה על מערכת המחשב שלך, שרת בתוך הבית, בענן, או אם בצורת נייר הגיש במיקום פיזי כגון ארון תיוק.לדוגמה, נניח שאתה משתמש תמונות, וידאו או אפילו תמונות נייר בעסק שלי. ערך של רשימת מיקומי הקבצים שלך עשוי להיות: תמונות / וידאו: מחשב (או שרת) - כונן E: / photos - קובץ בתיקיית הנושא המתאימה

תמונות נייר: ארון תיוק 3 - תמונות - אלפא לפי נושא
כונני רשת משותפים או ענן צריכים להיות מסומנים על פי התכנים כמו להגיש מגירות ארון.

4. כיצד נוכל ליצור / לשמור על המסמכים שלנו מאובטח?

קו ההגנה הראשון לאבטחת מסמכים הוא פיזית הבטחת הנחות עסקיות עצמם. כל העסקים צריכים להיות מערכות אבטחה, כגון מערכות אזעקה, מותקן - אפילו עסקים מבוססי הביתה.

עסקים עשויים גם צריך או רוצה להשקיע מכשירים אבטחה אחרים, כגון סורגים חלון / גריל, מצלמות אבטחה ו / או שירותי סיור. אתה יכול לבזבז את כל הזמן שאתה רוצה ליצור סיסמאות הצפנת קבצים בניסיון להגן על הקבצים האלקטרוניים שלך, אבל זה לא משנה אם מישהו יכול פשוט לשוטט ולגנוב את המחשב ואת הכונן הקשיח המלווה.

כל ארונות תיוק צריך להיות נעול ונשמר נעול לאחר שעות העבודה (ונעול בזמן ארוחת הצהריים אם אף אחד לא אמין יהיה בסמיכות).

נהלי אבטחה כלליים עבור מסמכים אלקטרוניים כרוכים בגיבוי מסמכים באופן קבוע ושמירה על גיבויים של מסמכים במקום שאינו זהה לכונן הקשיח שבו נמצאים המסמכים המקוריים. מחוץ לאתר הוא הטוב ביותר כדי לשמור מפני הנתונים העסקיים שלך נמחק על ידי אסונות טבע - סיבה נוספת מדוע ענן אידיאלי לעסקים. לקבלת מידע נוסף על הגדרת ושימוש במערכת גיבוי יעילה, ראה כיצד להגדיר מערכת גיבוי מוצלחת.

עסקים קטנים עם עמיתים או עובדים המשתמשים באותה רשת מחשבים עשויים גם הם להגביל גישה של משתמשים מסוימים, כדי שיוכלו להשתמש אך ורק בחלק מהמשאבים של הרשת. לדוגמה, ייתכן שיש לך רשת או ספריית שיתוף ענן בשם "חשבונאות" שיש לה גישה מוגבלת לניהול בלבד גם אם למשתמש מותר לגשת למשאב, כגון יישום, מסמכים מסוימים יכולים להיות מוגנים באמצעות סיסמה. התוכן של מסמכים יכול להיות גם מוצפן, מה שהופך אותם נגישים רק לאלה שיש להם את מפתח ההצפנה הנדרש.

גניבת עובדים היא איום נוסף על אבטחת מידע. עסקים קטנים עם עובדים צריך לעשות בדיקה עובדתית וקבלת בדיקות רקע על העובדים עניין של מדיניות.

יישום מערכת ניהול המסמכים

לאחר שיצרת את תוכנית ניהול המסמכים שלך על-ידי מענה לשאלות למעלה, אתה מוכן ליישם אותה, וודא שכל הצוות שלך יודע את הפרטים של מערכת ניהול המסמכים של העסק שלך. בעקבות הליכים מתאימים בעת יצירה, אחסון ואחזור של מסמכים.

כמו כן, יהיה עליך להיות בטוח שכל מי שניגש אל המסמכים ומשתמש בהם בתוך הארגון שלך עובר דרך, עושה דברים כגון מתן שמות ואחסון מסמכים כראוי. בדיקת ספוט על בסיס קבוע כדי לבדוק אם קבצים מסוימים ניתן למצוא בקלות ולשמור מפני misfiling.

אתה יכול להגדיר מערכת ניהול מסמכים ביום אבל יישום זה בעקביות לאורך זמן יהיה המפתח להצלחה שלה. התגמולים הם ענק - להיות מסוגל למצוא את מה שאתה רוצה למצוא כאשר אתה רוצה את זה ואת שלוות הנפש.