למה אתה צריך להשקיע בבנייה ניהול מסמכים תוכנה

תארו לעצמכם את שולחן העבודה שלכם. אני רואה את הימין שלך רואה הר קטן של ניירות. בו יש חוזים, חשבוניות, עדכוני פרויקטים, יישומים, טפסים LEED, ו RFDs. לכולם יש מקום מסוים בארון התיקים המאסיבי שלך, אבל יש לחתום על כמה מהם, חלקם צריכים להיות סרוקים, וכמה מהם צריכים להישלח ללקוחות.

בקיצור, המשרד שלך הוא בלגן.

האם תרחיש זה נשמע מוכר מדי? עומס המסמך הוא בעיה נפוצה עבור מנהלי הבנייה.

-> ->

למרבה המזל, תוכנת ניהול הבנייה מספקת פתרון מצוין לבעיה נפוצה זו.

תוכנת ניהול הבנייה יש תת קבוצה ענקית של אפשרויות ניהול מסמכים. פתרונות תוכנה אלה יכולים לסייע למשתמשים לאתר במהירות מסמכים וטפסים שלהם ולהפחית את כמות הזמן המושקע מילוי ניירת, לשחרר את הזמן לעבוד עם לקוחות ולהתמקד עבודות הבנייה.

קבל מאורגן

כנראה העיקרון החשוב ביותר של תוכנת ניהול מסמכים היא היכולת לארגן את הקבצים. לא עוד רובינג באמצעות ארונות קבצים או ערימות של נייר על השולחן שלך - פשוט לחבר את המסמך שאתה מחפש לתוך מנוע החיפוש של התוכנה כדי לאתר את הקובץ באופן מיידי.

התוכנה גם תאפשר לך להעלות את הקבצים הקיימים שלך, כך שאין פיצול מוזר בין קבצים פיזיים בעבר קבצים פתרון התוכנה שלך. וגם עבור יישומים רבים, אתה יכול לגשת מסמכים אלה על ענן ולמצוא הניירת שלך בדרכים.

כמה דוגמאות של מערכות הארגון מצטיינים כוללים Aconex ו נקודת מבט. Aconex לקח אחרי אלגוריתם החיפוש של גוגל, כך שמשתמשים יוכלו למצוא במהירות את כל מה שהם מחפשים. נקודת מבט משתמשת באלגוריתם דומה ויכולה גם לחפש ולהוסיף לאינדקס הודעות דוא"ל של Outlook המצורפות ל- Vista.

שיתוף פעולה טוב יותר

אם תבחר בשירות ניהול מסמכים המבוסס על ענן צמתים, תגלה כי תגמור את הניירת שלך במהירות רבה יותר

ו ביעילות רבה יותר. המפתח?

התוכנה מקלה על העבודה עם הצוות שלך.

הרבה בנייה וניהול מסמכים תוכנה חברות להציע אפשרויות שיתוף פעולה חדשני ואינטואיטיבי. לדוגמה, פרויקט הבנייה של Procore Project Management Tool מאפשר למנהלים לבצע הרשאות שונות עבור כל משתמש. בעוד ש- Procore שומרת גירסאות קודמות של קובץ, היא גם מוודאת שתוכן משותף נמצא תמיד באותה טיוטה, כך שמשתמשים לא יערכו בטעות את הגירסה הלא נכונה. ומכיוון שהוא עובד על iPad, iPhone, אנדרואיד בנוסף למחשב, הצוות שלך תמיד יכול לגשת למידע זה בדרכים.

לחסוך כסף

ישנן דרכים רבות בבירור וניהול מסמך הבנייה יכול לחסוך כסף במשרד שלך.אתה לא צריך להשקיע כל כך הרבה טונר, נייר, צילום, יחידות תיוק. אבל תוכנת ניהול מסמך הבנייה יכול גם להציל את החברה שלך אלפי שנה בעבודה. דיווח של הנהלת המלון כי עם תוכנת ניהול מסמכים, חברות יכולות לחסוך 5,000 דולר בשנה מחיסוק משימות הגשה - וחסכונות אלה לא מפסיקים עם בתי מלון, הוא מתרחב לכל עסק עם צרכים משמעותיים לניהול מסמכים.

תוכנת ניהול מסמכים יכול גם להיפטר החברה שלך העלות של מציאת מסמכים אבודים. אחד הדמיה החברה מעריך כי זה עולה $ 120 - $ 250 כדי לשחזר מסמך misfiled או איבד.