כתיבת מכתבים והזמנות רשמיים

מתכנני האירוע והמפגש צפויים לתרום או לכתוב מכתבי הזמנה רשמיים וחומרים עבור הפגישות, נסיעות תמריצים ותוכניות אחרות שהם מארגנים. זה לא חייב להיראות כמו משימה מדהימה, אבל חשוב לעקוב אחר צעדים מסוימים כדי לעקוב אחר התנהגות נאותה התנהגות ולהימנע חסר פרטים חשובים עבור האורחים שלך.

הנה איך:

1. יצירת נושא אירוע. לפני כתיבת מכתבים וחומרי הזמנה רשמיים, המתכננים חייבים לוודא שיש להם נושא מפתה עבור התוכנית. השאלות הבאות יעזרו להתחיל את תהליך סיעור מוחות: האם זה כנס חינוכי, סמינר או תמריץ הנסיעה? איפה הוא מוחזק? מה זה ייחודי לגבי היעד או המקום? מהו לוח הזמנים המחוספס לאירוע? מה הן המטרות מאחורי התוכנית? למה משתתף רוצה להשתתף? שאלות אלה יסייעו להקים נושא אירוע נהדר.

   -> ->

2. יצירת הזמנה אלקטרונית. הרבה מכתבי הזמנה רשמיים וחומרים לאירועים מרכזיים הועברו כעת למערכות רישום מקוונות בגלל נפח הלוגיסטיקה של אירועים חשובים שיש ללכוד במהלך תהליך RSVP: איות של שמות, מידע ליצירת קשר, דרישות תזונתיים, גישה לנכים, צרכי תחבורה, פרטי התוכנית, מידע על פעילויות ועוד. הערה: אירועים פחות מורכבים עשויים להשתמש בדף אינטרנט יחיד או בתמונת עיצוב גרפי שנשלח בדוא"ל כדי להעביר פרטי אירוע ואנשי קשר של RSVP.

3. יצירת הזמנה מודפסת. בהתאם לאופי של התוכנית או האירוע שלך, נימוסי הזמנה עשויים להציע לך לכתוב מכתבי הזמנה רשמיים והערות כדי לאפשר לאורחים שלך לדעת שאתה באמת מעריך את נוכחותם. זה שונה מחומרי האירוע; במקום זאת, שקול כרטיס הזמנה פשוט המספק מידע בעל ערך לאורחך, כולל המארח ו / הכותרת שלה, הנושא של האירוע, תאריך (ים) ו / או זמן (ים), וכן איש קשר RSVP.

   -> ->

4. כתיבת הזמנות לאירועים רשמיים. כחלק מההזמנה האלקטרונית, עליך לשרטט מידע ברמה גבוהה על התוכנית ועל האירוע. לדוגמה, אם זהו טיול תמריצים או כנס מרובה ימים, רצוי לכלול את הפרטים הבאים: היעד, מקום המלון הראשי / הכנס, הנושא המרכזי, רמקולים (כולל ביוס), לוח זמנים, פעילויות, לוגיסטיקה ופרטים על רישום. הזמנות מכתבים וחומרים צריך לספק לאורחים סיבה להשתתף, ותמיד לכלול קריאה לפעולה.

5. כללי התנהגות מתחילים בתיאור יעד / מיקום. בעת כתיבת מכתבים הזמנות רשמיים וחומרים, זה תמיד הבטוח ביותר להניח שאף אחד לא היה למקום שבו אתה מארח את התוכנית.זה אומר שאתה צריך לכתוב סקירה קצרה של היעד ו / או מלון / מתקן / מקום שבו התוכנית מוחזקת. אם אתם מתכננים אירוע רב-ימים, שמרו על רמה גבוהה ככל האפשר של מידע זה, אך ודאו שיש מספיק מידע כדי לספק לאורחים תובנות ייחודיות לגבי המקום, ולמה עליהם להשקיע את זמנם שם איתכם.

6. כללי התנהגות מחייבים את לוח הזמנים של האירוע. אם אתה מתכנן אירוע רב יום כגון תוכנית תמריץ, חומרי ההזמנה צריך לכלול פרטים רבים ככל האפשר, כך האורחים עשויים לתכנן את הזמן שלהם איתך. משמעות הדבר היא כי ההזמנה שלך צריכה לזהות שיטות ההגעה ואת הזמנים שבהם הם צפויים להשתתף, פעמים לפגישות עסקים ופעילויות (ובחירות של פעילויות), מידע על ארוחות ומידע על עזיבה.

7. כללי התנהגות מחייבים תיאורי פעילויות. בעת כתיבת מכתבים וחומרי הזמנה רשמיים, ספק סקירה כללית של הפעילויות השונות כדי לסייע לאורחים לקבוע טוב יותר את ההתאמות שלהם. האם תוכנית הגולף שלך יום וחצי או יום מלא האירוע? מהו "המעמד" של אותו נהר המפלים לצוף? מהו גובה שבו אתה מארח את האירוע, ואיך גבוה כי תוכנית אופני הרים לקחת אותך? מהו משך הזמן לשיעור ציור ומה ילמדו?

8. כללי התנהגות מחייבים מידע על פגישה של לוגיסטיקה. שוב, בהנחה שאתה מארח תוכנית מרובת ימים, האורחים חייבים לקבל פרטים על כל אחד מהפריטים הבאים:

   • הזמנות טיסה
   • רישום אירועים
   • הזמנות לחדר
   • הסעות לנמל התעופה > קוד הלבשה
   • מזג אויר
   • נהלי ביצוע כניסה
   • פריטים שאינם ניתנים להחזרה
   • אנשי צוות מארחים
   • פיתוח סדר היום של האירוע הסופי.

9. זה ייראה שונה מחומרי ההזמנה הראשונים, אך יש לספק לאורחים המוזמנים עם ההגעה או רק לפני השתתפות באירוע. זה צריך לכלול שעה אחר שעה (זה בסדר לשלב את השעות) סקירה כללית של מה מתוזמן מתי והיכן. אם יש לך מספר מסלולים חינוכיים מתוכננים בו זמנית, כדאי לשרטט את הרצועות בקבוצות, כך שהמשתתפים ידעו אילו נושאים מתוזמנים מתי והיכן. צור את מכתב הפתיחה של האירוע.

10. מתכננים רבים נאבקים עם מה המידע שהם צריכים או לא צריך לכלול מכתבים בברכה. העצה הטובה ביותר היא לשמור את הודעת הפתיחה פשוטה ולתת לאורחים לדעת כי הם בברכה ומוערך. נימוסים הזמנה מציע כי המכתב צריך להיות חתום על ידי המארח הרשמי של האירוע. אחד הפריטים להתעלם ביותר אירוע ההזמנה היא הודעת העזיבה. כחלק מכתב קבלת הפנים ואת כל המתנות הגעתו, חשוב לצרף פרטים על איך האורחים יעזבו.

    יצירת כרטיסי תפריט.

11. בין אם אתם מתכננים ארוחת בוקר, צהריים או ערב, האורחים תמיד מעריכים את כרטיסי התפריט המתאר את פריטי התפריט עבור כל קורס של הארוחה. זה נותן להם משהו לדבר על כאשר מתכנסים עם אחרים ליד השולחן שלהם ומאפשר את הצוות לחכות כדי לקבל במהירות אפשרויות התפריט מאורחים, עוזר לשמור על לוח הזמנים על המסלול. הערה: אם אתה מתכנן הפתעה מיוחדת במהלך הארוחה, כגון קינוח נושאים מסוימים בידור ייחודי, זה עוזר לשמור את הפריטים האלה את כרטיס התפריט כדי לשפר את האפקט המיוחד. יצירת כרטיסי הערכה מתנה.

12. אם זה מתנה ההגעה או מתנה כרית, כל מתנה הערכה צריך כרטיס מתנה מתנה שלה. זוהי הזדמנות לחזק הודעות "תודה" ולהפוך את האורחים שלך מרגיש מיוחד במיוחד. זה עוזר לשלב ניסוח ומסרים המשקפים את הנושא של האירוע עצמו. צור הודעות יציאה אינדיווידואליות.

13. ביום לפני היציאה, מסירת הודעות לחדרי האורחים המזכירים את מועד יציאתם, כולל מספר טיסה וזמן יציאה. הוא מספק הזדמנות לתקן את כל שגיאות ברגע האחרון, כי ייתכן overlooked במהלך תזמון הלוגיסטיקה.

    טיפים:

ודא שיש לך מעצב גרפי מעולה תהליך רישום מקוון. האתגר עדיין היום הוא כי רבים באינטרנט שונים האירוע מערכות רישום קיים, אבל הם גם דורשים הרבה התאמה אישית או את השימוש של מערכות צד שלישי עדיין נחשבים קצת יקר על בסיס לכל להזמין. לכן מתכננים רבים עדיין מסתמכים על כלים ומשאבים ביתיים שלהם.

1. מצא את עצמך חנות כתיבה גדולה. למרות שהארגונים נעים יותר ויותר לשימוש באמצעי תקשורת אלקטרוניים, זה עדיין לא מחליף את ההשפעה כי הזמנות מודפס וחומרי האירוע לספק. חפש נייר מכתבים כי יהיה לשבח את נושא האירוע, וכן לשנות את סגנונות של נייר וגדלים כדי ליצור עניין יותר ודרמה. האורחים שלכם יראו את המאמץ.
2. צור תבנית ושכפל משם. מתכננים ליצור תבנית הזמנה מכתבים וחומרים, ופשוט לעדכן אירועים חדשים מתוך תבניות של תוכניות ואירועים קודמים. כמובן, נייר מכתבים חדש, גרפיקה, טקסט, וכו ', יש לבחור ולהשתמש, ולכן יש כמות מסוימת של התאמה אישית נדרש בכל פעם.