מדוע אתה צריך רשימת אירועים לתכנון אירועים

אם אתה רק מתחיל בעסקי התכנון האירוע או מתכנן האירוע מתובל, רוב הסיכויים שאתה מכיר רשימת האירועים תכנון או לפחות שמעו אותו הפניה במהלך קורס תכנון האירוע או איסוף בתעשייה. יש סיבה לכך. רשימת תכנון האירועים היא חברו הטוב ביותר של המתכנן, כלי רב ערך לניהול בהצלחה את האירועים שלך.

הערה: רשימת פעולות לביצוע אירועים ידועה גם בשם תזמון עבודה או נתיב קריטי.

-> ->

תכנון האירוע הוא על כל התכנון. גם הרעיון האירוע היצירתי ביותר יהיה כישלון אם זה לא מתוכנן היטב והוצא להורג. הנה המקום שבו רשימת האירועים מגיע. זה המדריך שלך להישאר מאורגן על - או קדימה - של לוח הזמנים, כאשר להטוטנות מספר עצום של אחריות ופרטים שונים בתכנון אירוע מוצלח. וזה שימושי במיוחד בעת ניהול אירועים מרובים. שכחה של משימה אחת קטנה או היעלמות על מועד אחד עלולה לגרום לאפקט דומינו: היבטים אחרים שאינם קשורים לכאורה של האירוע שלך יכולים להתחיל להתפרק, בזה אחר זה.

-> ->

אז לא לסמוך על הזיכרון שלך, פתקים דביקים או שרבוטים על כרית שלך כדי לשמור על העסק שלך אירוע התכנון פועל בצורה חלקה. למד להרכיב רשימה יעילה תכנון האירוע וזה יהפוך בקרוב החבר הכי טוב שלך.

לפני שתתחיל

כדי להתחיל, נקה זמן מהלוח הזמנים שלך כדי להתמקד באירוע שאתה מתכנן.

לאחר מכן, לנקות את דעתך. ברצינות. אין עיון בטלפון או מענה לדוא"ל. אתה צריך לדמיין את האירוע הזה מתחילתו ועד סופו ללא הפרעה או הסחת דעת, כך שתוכל לתכנן ביעילות את כל המשימות שיש להשלים.

התכונן

תחשוב על האירוע שאתה מתכנן ורשום את כל הפרטים שאושרו: שם הלקוח ופרטי יצירת קשר, תאריך האירוע, מיקום, מספר המשתתפים וכד '.

הוצא יומן וסימן את תאריך האירוע ביומן זה באותיות מודגשות. לאסוף כל חומר רלוונטי אחר - תמונות של מקום, רשימה של קייטרינג ליצור קשר - כי הם חלק מהאירוע הזה.

חזור אחורה

הדרך להתחיל לכתוב רשימת אירועים לתכנון אירועים היא לעבוד לאחור.

אורחים חווים אירוע כאירוע של יום אחד או מרובה ימים עם כל מה שקורה בבת אחת. כמו הופעה חיה המופיעה על הבמה ומוציאה להורג יפה. מתכנני האירוע רואים את האירועים כסדרה של אירועים קטנים יותר שמתאימים זה לזה כמו חלקים של חידה שיגיעו לשיאם באירוע הסופי. אז, כמתכננים, אנחנו מתחילים בהתחלה. וזה כמה שבועות או חודשים לפני האירוע בפועל מתרחש.

התחל בתחילת

כאשר אתה מחליט היכן להתחיל לכתוב את רשימת האירועים שלך לתכנון, לחשוב על הנחת יסוד מוצק לאירוע שלך.לפני בחירת הצבעים ואת הזמנת פרחים, אתה צריך להתמודד עם היסודות. מאת חתימת חוזים כדי לנהל משא ומתן על בלוק של חדרים, הכל צריך להיות כתוב על רשימת הבדיקה שלך, לא משנה כמה גדול או קטן. המפתח הוא הראשון לטפל בכל המשימות כי ניתן להשלים מראש כדי לאפשר יותר זמן בלוח הזמנים שלך עבור אלה לעשות פריטים המתרחשים קרוב למועד האירוע.

כמה דוגמאות לפריטים שיכללו ברשימת המשימות לאירוע שלך:

• הירשם חוזים (עם לקוח, מקום, ספקים וכו ').
• אשר תאריכים ושעה עם המקום
• השכרה בידור (להקה, רמקול, וכו ')
• בלוק מלון מאובטח
• הזמנות דואר
• בחר תפריט
• שכור צוות לחכות
• Confirm number of אורחים
• ללכת דרך האתר
• לאשר חדר להגדיר

לאפשר תוספת זמן

עם כל פריט ברשימת האירועים שלך, להוסיף זמן נוסף. אם התאריך בפועל של הזמנות הוא 15 מרס, לשים פריט ברשימה שלך יש הזמנות מוכן דיוור 8 מרס, שבוע לפני שבוע. זה נותן לך קצת זמן נוסף צריך משהו להשתבש עם הזמנות או אם אתה מאחורי לוח הזמנים מסיבה אחרת.

כלול תזכורות ברשימת הבדיקה שלך

זה לא מספיק כדי לכתוב "לחתום חוזה עם קייטרינג" ברשימת הבדיקה שלך ולאחר מכן לבדוק את התיבה לאחר השלמת.

תצטרך לוודא כי הקייטרינג קיבל עותק של החוזה ויש לו עותק חתום לך גם כן. אז עבור כל פריט גדול להוסיף לרשימת הבדיקה שלך, כולל תזכורת. לדוגמה, "עקוב אחר עם קייטרינג מחדש: חוזה. "הוסף עוד, מאוחר יותר תזכורת כי קורא" קיבל חוזה חתום מ קייטרינג ". אין זה נדיר להתמודד עם משימה ולשקול לעשות את זה כאשר זה באמת הושלם בצד שלך.