מקום המתאם רשימת אירועים רשימת פעולות לביצוע

רוב המקומות רגילים ללחצים שמגיעים עם תיאום אירועים מרובים בפרק זמן קצר. אחרי הכל, העסק שלהם תלוי בהם מתן שירות איכותי, וכל אירוע הוא הזדמנות להפגין את כישוריהם הן מתכנני האירוע המשתתפים. הזמן הקריטי ביותר אם כי מגיע לפני המופע אפילו מתחיל, כאשר הלקוח נכנס לחדר משתה להתקנה. זה הרגע שבו הטון ייקבע למשך שארית היום.

זהו שיעור אחד למדתי במהירות כמתאם מקום, ומאוחר יותר פיתחתי את רשימת ההגדרות שלי כדי לשמור על שביעות הרצון של הלקוחות (וכבושים) במהלך תקופת ההתקנה המלאת מתח.

האם עגלות שלך מוכן

הדבר הראשון שהלקוח שלך ירצה לעשות הוא לפרוק את כל האספקה ​​האירוע שלהם הרכב שלהם. זו יכולה להיות משימה קשה, במיוחד אם מצב החניה קשה לניווט. תארו לעצמכם מישהו הולך לתוך המקום שלך עם עומס של תיבות כבדות - מה הדבר הראשון שהם מחפשים? התשובה היא, כמובן, עגלה, או כל דבר אחר יהיה להאיר את העומס שלהם ולהפוך את העבודה מבשרת רעות של פריקה קלה יותר. לאחר עגלות זמין נכון כאשר הם הולכים במקום היא דרך קלה לגרום להם להרגיש "הקלה" רק על ידי להופיע.

-> ->

הכינו את טבלאות ההרשמה

הבא ברשימה של דברים לעשות עבור רוב הלקוחות מקבל הגדרת רישום. משמעות הדבר היא מקום שלך טוב יותר יש את כל מרכיבי ההרשמה במקום לפני שהם מגיעים.

זה כולל את כל השולחנות, הכיסאות, החשמליות והמעגלות. ארגון תגי שם וחומרי הצ'ק-אין יצרוך הרבה זמן עבור מתכנני האירוע, והם לא צריכים לחכות לך כדי לקבל את הדברים הפשוטים האלה במקום כדי להתחיל.

-> ->

יש את כל החדרים טבלאות ומצעים הגדר

הגדרת כל השולחנות והכיסאות בחלל האירוע יכול כמובן לקחת קצת זמן.

יש לקוות, אם אתה בא את האירוע מוקדם יותר, יש לך אמר הלקוח מראש כאשר לצפות את כל הרכיבים בחדר להיות מוגדר. אם הלקוח שלך נכנס לחדר עם עשרות עובדים נאבקים על ערימת שולחנות וכיסאות הם צפויים להיכנס לפאניקה. באופן אידיאלי, צוות הפעולות שלך יהיה הכל להגדיר עם מצעים השולחן במקום כך המתכננים יכולים להתחיל הצבת מרכזי, פריטים במכירה פומבית, וכו '

קבל כל סימן בחוץ מוקדם

רק בגלל המתכנן להוביל יודע איך לנווט את הבניין לא אומר צוות התמיכה שלה עושה. אתה יכול להציל את כולם הרבה טרחה מיותרת על ידי עדכון השילוט בתוך הבניין שלך ברגע תקופת ההתקנה עומד להתחיל. זכור כי ספקים כמו florists ו DJ של גם צריך לדעת לאן ללכת. כל אלה הם דברים כדי לבדוק עם הלקוח שלך לפני יום האירוע, אבל הם גם נחוצים כדי לחפש את היום הגדול.

סקירה של BEO של חשבוניות

שוב, סביר להניח שיש לך בדוא"ל מסמכים אלה מספר פעמים במהלך הימים המובילים לאירוע, אבל זה לא כואב לבדוק אותם בפעם האחרונה. למרות זמן ההתקנה הוא קדחתני, אתה צריך לגלף את 15 דקות כדי להסתכל על מסמכים אלה יחד. המתאמים מקום צריך חבילה מוכנה ללקוח שלהם הכוללת את BEO, דיאגרמת החדר, וכן חשבונית פוטנציאליים.

מעט מאוד מתכננים מנוסים יעברו על ההזדמנות לסקור את המסמכים הקריטיים האלה.

מבוא

הקפד להביא את חברי המפתח של הצוות שלך ללקוח שלך עבור מבוא רשמי. רשימה זו כוללת את מנהל קייטרינג, קפטן משתה, מפקח המבצעים רכזת אודיו / ויזואלי. חשוב בשם הלקוח שלך בעת הצגת הצוות - האם יש פרטים שיש לדון איתם בצוות הניהול שלך? החל שיחה קצרה היא דרך יעילה להדגיש מי אחראי על כל אזור.

רשימה קצרה זו של פריטי הגדרת אירועים תעביר דרך ארוכה לשמירה על שביעות רצון הלקוח שלך עם ההגעה. כנציג הראשי עבור המקום שלך, זה תמיד הכי טוב לתת ללקוחות שלך מספר הטלפון הנייד שלך במקרה משהו משתבש בזמן שאתה עובד במשרד שלך.

זכור, הם עלולים לקבל מתוסכל אם הם צריכים משהו, אבל הם יהיו מתוסכלים עוד יותר אם הם לא יכולים למצוא מישהו שיעזור להם!