מה היא חשבונית ומה זה כולל?

מהי חשבונית?

חשבונית הנקראת לעתים חשבונית מכירות, היא הצעת חוק שנשלחה על ידי ספק של מוצר או שירות לרוכש. החשבונית קובעת התחייבות של הרוכש לשלם, יצירת חשבון לקבל. במילים אחרות, החשבונית היא אימות בכתב של ההסכם בין הקונה לבין המוכר של הסחורה או השירותים.

חשבוניות הן חלק חשוב של הנהלת חשבונות העסק שלך חשבונאות חשבונאית המערכת כי הם שיא עסקאות מכירה.

מה כוללת חשבונית?

הקטעים הרגילים בחשבונית כוללים:

• תאריך שהחשבונית נוצרה. אל תשכח את זה! תאריך החשבונית מתחיל את השעון מתקתק על הלקוח. אם יש לך מונחים (מגבלת זמן לתשלום), אתה רוצה לכלול את התאריך כך שכולם יודעים מתי התשלום מגיע.
• שמות וכתובות של הלקוח והספק. אם אתה יוצר את החשבונית בתוכנות הנהלת חשבונות, ייתכן שתזדקק רק לכתובת הדוא"ל של הלקוח, אך עדיין מומלץ לאסוף את הכתובת הפיזית ולכלול אותה, במקרה שתצטרך לשלוח מכתב או מסמך אמיתי.
• שמות אנשי קשר של אנשים בשני העסקים (או עסקים פרטיים). זהו חוק טוב של קשרי לקוחות כדי לוודא שאיית שמות כראוי.
• תיאור של פריטים שנרכשו , מוצרים או שירותים, כולל מחירים וכמויות. לעתים קרובות יהיה לך תיאור פריט סטנדרטי ומלאי המלאי. אבל להיות ספציפי ומפורט ככל האפשר, כאשר אתה יוצר את החשבונית. זה ימנע בלבול ו "לא ידעתי" בעיות.

• תנאי תשלום. לדוגמה, הספק עשוי לציין "30 יום נטו", ופירוש הדבר שהסכום כולו מגיע בתוך 30 יום.

כיצד חשבונית לקוח

ייתכן שאתה משתמש בתוכנה חשבונאית עסקית מקוונת, או אולי אתה משתמש בחשבונית מודפסת מראש שתשלים. התהליך פועל באופן זהה עבור שני התהליכי החשבונית.

אתה מוכן להכין חשבונית רק לאחר שתשלח או תספק את המוצר או השירות ללקוח.

• התחל ב זיהוי הלקוח . במקרים מסוימים, ייתכן שתרצה גם לזהות תת-לקוח או עבודה בתוך קובץ הלקוח.
• כלול מספרי מסמכים קודמים הקשורים למכירה זו, כולל כל הזמנת רכש או הסכם מכירה או הערכה.
• זהה את פריטים שנמכרו ונמסרו . בדרך כלל תכלול את שם המוצר או השירות, כמות (או זמן, עבור שירותים) וקצב (לכל פריט או לשעה). אם אתה משתמש בתוכנה מקוונת, מחושב הסכום הכולל עבור כל פריט. זה המקום שבו ייתכן שיהיה עליך לסווג פריט כמו "backordered."
• כל פריט מקבל את השורה שלו, וסך כל השורות מתווספות.
• לאחר מכן, תכלול מידע הפקדות שכבר בוצעו על ידי הלקוח, או כל הנחות < להחיל על חשבונית זו. ייתכן שתרצה להציע ללקוחות שיטות תשלום שונות, אולי לתת הנחה על תשלום במזומן.
• כולל את
• תנאי משלוח עבור מוצרים שנשלחו.ישנם שני סוגים : FOB נקודת משלוח או יעד FOB. (FOB מייצג "חינם על הלוח"). אם התנאים הם נקודת משלוח FOB, השולח (זה המוכר) משלם את המשלוח.אם המונחים הם יעד FOB, הקונה משלם את המשלוח כמו כן, כדאי לציין אם הלקוח בוחר את הפריט או את הפריטים, במקרה שיש שאלה לגבי הפריט המתקבל. כולל את
• תנאי המכירה. כלומר, כאשר אתה רוצה את הקונה לשלם ואתה תיתן כל הנחה על תשלום מוקדם? התנאים באים לידי ביטוי כמו זה 2/10 נטו / 30. זה אומר שאתה תיתן 2% הנחה אם לשלם ment הוא קיבל בתוך 10 ימים, ואת כל היתרה בשל 30 ימים. ניתן לשלוח חשבוניות בדוא"ל או לשלוח בדואר אלקטרוני ללקוח.

כאשר לקוח משלם, יש לציין את מספר החשבונית בקבלת המכירות, והתאמת את הקבלה למכירות בתוכנת החשבונאות שלך, לכן ברור שהחשבונית שולמה. התשלום לוקח את הסכום הבולט מתוך חשבונך חשבונות חייבים.

חשבוניות לעומת הזמנות רכש

חשבוניות מבולבלות לפעמים עם הזמנות רכש. הזמנות רכש (הזמנות) הן לפני העסקה, והחשבוניות הן לאחר העסקה. הזמנות רכש רושמות הזמנה של לקוח לספק או לספק. חשבונית, לעומת זאת, מתעדת את קבלת המוצר או השירות וכפי שצוין למעלה

כמה דוגמאות לחשבוניות

ל- Susan Ward, Small Business-Canada Expert, יש חשבונית לדוגמה , הכולל מידע קנדי, אבל זה ייתן לך מושג על איזו חשבונית כוללת . Allena Tapia, מומחה כתיבה עצמאי, יש הוראות צעד אחר צעד ליצירת חשבונית.