מה אתה צריך לדעת על מבנים ממשלתיים פרוייקט

האם אתה יודע מה זה ממשל הפרויקט ואיך זה נראה? או מה לעשות אם אתה עובד בסביבה שבה זה לא קיים? נתחיל עם הגדרה.

ממשל פרוייקט: הגדרה

"ממשל" במונחי ניהול פרויקטים מתייחס למדיניות, תהליכים, תקנים, נהלים וקווים מנחים הקובעים כיצד פרויקטים מובלים, פועלים ומבוקרים בארגון שלך.

->

ממשל יכול להיות נרחב ו 'כבד' עם הרבה ביורוקרטיה, או סקוטי ו 'אור' (ובמקרה זה הוא כנראה לא יעיל).

מנהלים צריכים לשאוף לרמת הניהול הנכונה עבור הסביבה והתרבות שלהם. וודא כי מדיניות הממשל שלך מתאימה למטרה היא גורם מפתח בהבטחת יעילותם.

ממשל מתחיל בראש. מועצת המנהלים של החברה צריכה להיות מחויבת לרעיון של ממשל תקין ואת העובדה כי פרויקטים צריך להיות מנוהל כראוי, בתוך הנחיות מפורטות. גישה זו והסטנדרטים הצפויים יסתננו ל"פרויקטים "ולמנהיגי הפרויקטים (וצוותי התוכנית, היכן שהם קיימים).

למה פרויקט עקרונות ממשלתיים

חסות הפרויקט שלך ובעלי עניין מרכזיים אחרים רוצים לדעת שאתה מבלה את תקציב הפרויקט בדרך הנכונה. הם רוצים לראות שאתה עוקב אחר ההתקדמות של הפרויקט שלך ביעילות ו דורך כדי לנהל את הסיכון לפרויקט לפי הצורך.

אבל הרציונל לממשל טוב על פרויקטים הולך רחוק יותר מזה.

ממשל נדרש על ידי לקוחות, במיוחד אלו במגזר הציבורי.

ממשלות ווסתים שואלים (ובמקרים מסוימים אף אוכפים) תקנים מסוימים עבור פרויקטים מסוימים. ממשל הוא לא רק עניין פנימי: חברות רבות הפועלות בשווקים מוסדרים יצטרכו לפעול על פי הוראות חקיקה חיצונית, כמו Sarbanes-Oxley. ניהול פרויקטים מהווה חלק קטן של היכולת להוכיח כי החברה פועלת ביעילות ובתוך ההנחיות המפורטות והתקנות עבור התעשייה שלך.

ניהול פרויקטים גם עוזר לך:

• לשפר את ההחזר על ההשקעה שלך ולעקוב אחר השקעות אלה ביעילות
• השגת רכישה עבור פרויקטים
• הימנע את הסיבות הנפוצות מדוע פרויקטים נכשלים
• תקשורת יעילה יותר
• הצג סטנדרד על פני פרויקטים, מה שעושה את זה קל יותר להשוות את הביצועים
• מזעור הסיכון
• לפתח ולהניע צוות בסביבה מובנית

איך פרויקט ממשל נראה כמו

אז עכשיו אנחנו יודעים מה ממשל הפרויקט, מה זה נראה על פרויקט? להלן סוגי הפעילויות הממחישות את ניהול סביבת הפרויקט:

• קיים מחזור חיים ממושמע לניהול פרויקטים הכולל נקודות מוגדרות לאישור.אלו הן נקודות שבהן נדון כדאיות הפרויקט, ומתקבלת החלטה האם להמשיך בעבודה או לא.
• לפרויקטים יש מקרה עסקי ברור, ולמקרים עסקיים יש מספיק מידע כדי לאפשר לצוותי הניהול לקבל את ההחלטות הנכונות.
• החלטות אלה מתועדים ומתועדות בצורה הולמת.
• אנשים העובדים על פרויקטים הגדירו תפקידים ואחריות.
• יש תרבות של למידה מתמשכת המאפשרת לצוותי הפרוייקט להשתפר באופן מתמיד ולדון בשיעורים שנלמדו בסביבה ללא אשמה.
• ישנם תהליכים ונהלים המאפשרים לצוותי הפרויקט לבחון את הפרוייקט שלהם ולבקש תמיכה עצמאית במידת הצורך.
• בעלי עניין עוסקים והם בוטחים בתהליך.
• צוותי הפרוייקט מורכבים מאנשים בעלי ניסיון ותפקידים רלוונטיים.

ממשל של פרויקטים קשור למבנים ממשלתיים בארגון באופן כללי. אם אתה חושב שהמטרה העיקרית של ניהול הפרויקט היא להבטיח כי פרויקטים מתבצעים בדרך הנכונה, אתה יכול לראות איך זה קשור לממשל פיננסי ברמה ארגונית, ניהול סיכונים ארגוניים ועוד.

ניהול פרויקטים צריך להתאים בצורה חלקה לתהליכים הארגוניים הנוכחיים שלך. במילים אחרות, לא ליצור מותג חדש ניהול פיננסי התהליך כאשר יש לך כבר אחד שעובד בתחומים אחרים! השתמש במה שקיים כיום וצורף תהליכים ארגוניים כדי להפוך אותם מתאימים לשימוש בסביבה הפרויקט.

5 תחומי המיקוד של ממשל הפרוייקט

כאשר אתה מתחיל להסתכל לתוך זה, תוכל להבין כי ממשל הפרוייקט הוא נפוץ באמצעות כל האלמנטים של ניהול פרויקטים.

עם זאת, ישנם כמה תחומים מרכזיים שבהם הממשל רלוונטי במיוחד.

1. מתודולוגיות ותהליכים: אלה עוזרים לך לספק עבודה בצורה מהימנה וקיימת.
2. ניהול ידע: זה חיוני עבור לקחים ולהבטיח כי הארגון לומד מניסיון הפרויקט. ניהול ידע חיוני אם אתה רוצה להפסיק לעשות את אותן טעויות פעמים רבות.
3. בגרות ניהול פרויקטים: ככל שהבשלה של ניהול הפרויקט הארגוני שלך תגדל, כך גם יכולתך לספק בהצלחה.
4. בכיר ברמת קונה: ההתחייבות לממשל הפרויקט מתחיל בראש. אם יש לך תמיכה ניהולית, זה יהיה להידרדר דרך כל רמות העסק ואת הגישה לממשל יהיה בר קיימא יותר.
5. תרבות תומכת: תרבות של תמיכה, לא להאשים, יבטיח מנהלי הפרויקט יש את הסביבה הנכונה שבה לשגשג. תרבות תומכת, בהנהלת משרד ניהול פרויקטים או מנהל פרויקטים, תסייע למנהלי הפרויקטים להגיע ליעדיהם ולפרויקטים של הפרויקט.

מה לעשות אם אין תקן תאגידי

מנהלי פרויקטים רבים בארגונים קטנים יותר מוצאים עצמם מפעילים פרויקטים בסביבה תומכת, ואיפה יש לקנות את המושג של ניהול פרויקטים, אבל ללא רשמי מבנים בארגון במקום שממנו כדי להאכיל.

במצב זה - וזה לא בלעדי לארגונים קטנים - אתה תהיה עיצוב מודל הממשל הפרויקט שלך מאפס. אם אין גישה לממשל הפרויקט כי אתה יכול להוריד את המדף ולהתאים את הפרויקט שלך, תצטרך לבנות משלך.

זה לא קשה כמו שזה נראה!

התחל עם הגדרת היסודות:

• צור מסמך תפקידים ותחומי אחריות
• ודא שיש לך נותני חסות לפרויקט
• ודא שיש לך צוות פרויקט או קבוצת היגוי וארגן פגישות קבועות עבורן ולהפיץ דקות
• הגדרת תהליך ניהול סיכונים
• הגדרת תהליך ניהול שינוי
• לבנות נקודות לתוך לוח הזמנים הפרויקט שלך שבו אתה בודק את הכדאיות של הפרויקט נגד המטרות המקוריות של העסק במקרה (סוף כל שלב של שלב הוא הצבע הטבעי לשים את הבדיקות הללו).

בסופו של דבר, זוהי אחריותו של נותן החסות על מנת להבטיח כי יש ממשל תקין, אך מנהלי פרויקטים יכולים גם הם לקחת חלק פעיל בכך.

ממשל יכול להיות אחד הנושאים יבשים בניהול פרויקטים אבל זה אחד החשובים ביותר. זו הדרך בה צוותי ניהול בכירים יודעים שאתה עושה עבודה טובה וזה מרגיע אותם כי הפרויקט מתפתח כפי שהוא צריך. זה גם מספק את המחאות ואת יתרות הדרושים למנהלים לדעת כי הכסף הוא בילה בדרכים המתאימות ומיושר במקרה העסקי.