דרישות לשמירה על רשומות שכר עבור עובדים

שמירה על רשומות המשכורת ותיעוד עובדים אחרים היא המנדט על ידי מחלקת העבודה של השכר ואת שעה החטיבה ואת העבודה הוגן חוק התקנים. מעסיקים חייבים לעקוב אחר פיצוי פסק זמן, ואת המס הכנסה פנימית גם מחייב אותך לשמור רשומות שכר עבור כל העובדים הנוכחי עבור מינימום של שש שנים לאחר סיום העבודה.

מה המשכורת רשומות האם המעסיקים נדרשים לשמור?

אתה בדרך כלל לשמור את רוב הרשומות הנדרשות על פי החוק רק במהלך ביצוע עסקים, כך ציות לא צריך לקחת הרבה בדרך של צעדים נוספים או עבודה.

בדוק את הרשומות שכבר יש לך כדי לוודא שאתה עומד בקנה אחד עם דרישות ה- IRS ו- FLSA.

רשומות ניתן לשמור בכל צורה, כולל אלקטרונית. יש לשמור על כל העובדים שאינם פטורים ואלה המכוסים בדרישות שכר המינימום:

-> ->

פרטים אישיים, כולל שם העובד, כתובת בית, מקצוע, תאריך לידה אם הוא מתחת לגיל 19

• השעה והיום שבהם מתחיל שבוע העבודה שלו
• סה"כ שעות עבודה בכל יום עבודה ובכל שבוע עבודה
• סך הכל שכר יומי או שבועי באופן קבוע
• תשלום שכר רגיל לשעה בכל שבוע כאשר שעות נוספות
• סך הכל שעות נוספות עבור שבוע העבודה
• סך הכל משולם כל תקופת תשלום > תאריך התשלום ותשלום התקופה.
• עובדים ללא פטור חייב להיות משולם לפחות שכר המינימום ולקבל שעות נוספות עבור כל שעות עבודה מעל 40 בשבוע. עובד יכול להיות פטור אם הוא משולם לפחות 455 $ בשבוע על בסיס שכר, ואם הוא מבצע חובות עבודה מסוימים, בדרך כלל מינהלי, מנהל או ניהול.

תשלום חד פעמי הוא זה אשר הרוויח במהלך 40 השעות הראשונות בשבוע עבודה.

הרשומות הנדרשות לעובדי פטור שונות מאלו של עובדים שאינם פטורים, ומידע מיוחד נדרש לעובדי משק הבית, לעובדים העובדים תחת הסדרי שכר נדיר, לעובדים שאליהם שוכנים מגורים או מתקנים אחרים, ולעובדים המקבלים טיפול סוציאלי הַשׂכָּלָה.

אם אחד העובדים שלך נופל לקטגוריות אלה, התייעץ עם עורך דין.

טפסים עליך לשמור

בנוסף לרשומות משכורת, עליך לשמור מספר מסמכים נוספים על כל עובד.

עותק חתום של טופס W-4 המציג ניכוי פדרלי. ניתן לשנות את הטופס הזה פעמים רבות, לכן הקפד לשמור את הטופס האחרון על הדף.

העתק של טופס כלשהו שבו העובד אישר ניכויים בתשלום, כולל הטבות ותרומות מיוחדות כמו יונייטד ויו או ארגוני צדקה אחרים

• עותק של טופס הבקשה המקורי של העובד וכל המסמכים התומכים, כמו קורות חיים או תמלילי.
• רשומות על שינויים ברמת השכר, כולל קידומי מכירות או הורדות, והסיבות לפעולות אלה.
• מהי הדרך הטובה ביותר לשמור רשומות Paycheck?
• יש לשמור את רשומות המשכורת, כולל אלה המתעדות את כל שעות העבודה, שינויים במצב התשלום ובשיעורי התשלום, בקובץ נפרד.

עליך לשמור גם תיעוד של כל השינויים שבוצעו על שכר והטבות לעובדים, כולל הסכמות עובדים. אתה חייב לקבל הסכמה בכתב על הקובץ עבור כל ניכוי משכרו של העובד למעט מסים FICA ו garnishments.

סוזן הית'פילד, מומחית משאבי אנוש, יש מידע מפורט יותר על מה צריך להישמר בקובץ העובדים של העובד.

מי מותר לראות רשומות עובד?

רוב העסקים לשמור רשומות העובד באזור מוגבל ולאפשר גישה רק לאנשים שאולי יצטרכו לראות את הרשומות בשל דרגת התעסוקה שלהם או המיקום. אין להסיר את רשומות העובד מחדר התקליטים. אם יש לך יותר מעובדים אחדים, ייתכן שתרצה להגדיר מדיניות גישה לקבצים של אנשי צוות, כך שעובדי משאבי אנוש יידעו כיצד להגיב לבקשות.

יש לאפשר לעובדים לראות רשומות משלהם. אולי אתה רוצה להיות מישהו להישאר בחדר עם עובד בזמן שהוא צופה הרשומה שלו.

ציין אילו עובדי החברה יכולים לראות רשומות של עובדים. הגישה מוגבלת בדרך כלל לעובדים במחלקת משאבי אנוש ומנהלים ומנהלים מעל רמה מסוימת.

• שונים מבקרים פדרליים המדינה יכול להיות רשאי לגשת רשומות עובד לצורך ביקורת. אתה יכול לבקש צו לפני המאפשר למבקר גישה רשומות עובד.
• עורכי דין המייצגים עובדים בתביעות ניתנות לגישה במקרים מסוימים. פקיד בכיר או עורך הדין של החברה צריך לאמת את בקשתו של עורך הדין לפני מתן הרשומות.