כיצד למצוא את מיקום האירוע המושלם

ההחלטה על שטח האירוע או המקום הטוב ביותר הוא קריטי להצלחה הכוללת של האירוע שלך. בעוד תכנון מקום לוקח זמן, זה לא צריך להרגיש מהמם. עבור רבים, מתכנני האירוע מקצועי חובבים כאחד, זה באמת יכול להיות אתגר מהנה.

בהנחה שכבר זיהית את סוג האירוע שאתה מתכנן ואת מטרתו, ישנם גורמים רבים אחרים יש לקחת בחשבון כאשר אתה מתחיל את תהליך בחירת המקום עצמו.

מפת הדרכים הבאה תסייע לך להנחות אותך בשלבים בבחירת מרחב האירוע המושלם.

לזהות את קהל היעד שלך ולדעת רשימת האורחים שלך

כאשר מקום תכנון האירוע, אחד החלקים החשובים ביותר של מידע עליך לדעת מי הם האורחים שלך וכמה אתה מצפה להשתתף. בעוד סוג של האירוע בהחלט להודיע ​​על הבחירה מקום, אחד הגורמים המגבילים ביותר עבור שטח האירוע הוא היכולת שלה. ודא שאתה יודע לפחות אומדן מדויק (זה יכול להיות טווח) של מספר האורחים כמו זה יהיה מיידי להגביל את האפשרויות מקום. כדאי גם לשקול את הקהל שלך. וודאו כי המקום משקף לא רק את האירוע עצמו, אלא טעמם של האורחים וציפיותיהם.

-> ->

בחר תאריכים לאירועים

בדוק את היומן שלך מפני שהתזמון ישפיע על החלטות רבות, כולל מקום הבחירה שלך. לאחר רשימת האורחים שלך, תאריך האירוע שלך יהיה הגורם המגביל הבא.

תלוי איזה סוג של אירוע אתה מתכנן, אתה עשוי לגלות כי אתה גם צריך להיות גמיש עם תאריך האירוע שלך כדי לקבל את המקום הרצוי או תצטרך להיות גמישה עם הבחירה מקום שלך כדי לקבל את התאריך אתה רוצה. אתה צריך להתחיל תכנון מקום לדעת איפה אתה או הלקוח הם גמישים.

הנה כמה שאלות שיש לקחת בחשבון:

• מתי האורחים שלך זמין ככל הנראה להשתתף על פי לוחות הזמנים שלהם?
• איזה מקומות יש מקום מתאים וזמין עבור אותם זמנים?
• מתי הזמן הטוב ביותר עבור צוות הניהול שלך לקיים את האירוע?

לחשב את התקציב שלך

עם תקציב פתוח, כל אחד יכול לתכנן אירוע גדול יש מבחר אינסופי של אפשרויות המקום. אבל יותר סביר, המשאבים הכספיים שלך מוגבלים ואתה צריך להיות מודע מתחילת מה המגבלות הפיננסיות שלך - גם אם תקציב האירוע שלך הוא פשוט אומדן ballpark או טווח. מתכנן אירוע יכול תמיד לתכנן אירוע גדול בתוך תקציב סביר.

• האם המקומות נופלים בתוך הפרמטרים של התקציב שלך עבור הוצאות שטח, טכניות וקייטרינג?
• האם ניהלת משא ומתן על שיעור נוח עבור שירותי הפגינו את הערך של התפקיד שלך?
• האם מותר גמישות בתקציב שלך במקרה פריט הוצאות שורה יעלה על התוכנית?

טווח מיקומים שונים

עם צמצום מספר רשימת האורחים ותאריכי האירועים האפשריים, חשוב לזהות את המקומות שבהם ניתן לקיים את האירוע. מלונות ומרכזי אירועים או אירועים הם חלק מהאירועים הפופולריים ביותר לאירועים עסקיים וקבלות פנים לחתונה, אך הם אינם האופציות היחידות.

זה הזמן להיות יצירתיים בחשיבה שלך. שקול את הדברים הבאים:

• בהתבסס על נושא הפגישה שלך, מהם שלושת המקומות הטובים ביותר שעולים בדעתך?
• היכן היו האורחים שלך מעדיפים להשתתף בפגישה זו?
• מה יהיה הכי נוח לאורחים שלך?
• מלבד מלון, אילו מיקומים בלתי צפויים יכולים להגדיל את קצב ה- RSVP?

מצא את הסוג הנכון של שטח האירוע

במקום שבו תבחר חייב להיות מקום מתאים לסוג האירוע שאתה מתכנן. האם האירוע שלך ידרוש רחבת ריקודים? האם אתה צריך מערכת הרשות? מה לגבי הדוכן של הדובר או מסך המקרן? איזה סוג של הגדרת טבלה אתה צריך? בנוסף לשאלות מסוג זה, הנה כמה משאלות התכנון המובילות לשאול את עצמך:

• האם האירוע עומד בקריטריונים המיוחדים של התוכנית או האירוע שלך?
• האם המקום יכול להתאים את הייצור, הבידור, ה- A / V, הצלילים וצרכים טכניים אחרים?
• האם מצב המתקן משקף את הסטנדרטים הגבוהים של הארגון שלך?

שקול שירותים מקום והגבלות

בנוסף למציאת הסוג הנכון של שטח האירוע, אתה רוצה להסתכל על סוגי שירותים אחרים המוצעים על ידי מקום ולהחליט הערך שלהם לאירוע שלך. במקומות מסוימים יהיה גם רשימת ספקי מועדף שממנו אתה חייב לעבוד כדי למצוא ספקים או ספקים עבור שירותים אחרים. במקומות אחרים יש מגבלות על עיצוב או היבטים אחרים על האירוע עצמו. כמה שאלות לשאול כוללים:

• האם זה מקום להציע אפשרויות חניה טובה או שירות?
• האם המקום הזה מציע אבטחה?
• האם זה מקום להציע שירותים נוספים כמו קייטרינג, סידורי פרחים, פשתן השכרת שולחן, וכו '?
• האם זה המקום יש צוות ההתקנה לנקות?
• האם המקום הזה מגביל את הספקים האחרים שאתה עובד איתם?
• האם המקום הזה יש מינימום מזון ומשקאות?

שקול שם מוניטין

המוניטין של מקום השירות הוא קריטי. זה לעתים קרובות ההבדל בין מחזיק אירוע טוב להפקת אירוע גדול. האופן שבו מקום ניהול מתקני שלה, צוות, לקוחות תמיד ייזכר. כדי לקבל מושג לגבי ערך המוניטין של המקום, שקול את השאלות הבאות:

• מהו כהונתו של מנהל הוועידה, מנהל קייטרינג או שף בכיר?
• האם ההנהלה תתייחס אליך כאל לקוח VIP או רק כאחת מתוכניות מרובות?
• כמה גמישות היא המקום מוכן להרחיב לך?
• האם יש להם המלצות או ביקורות זמינות?
• האם המקום מציע צילומים מאירועים דומים לשלך?

תזמן ביקור מקום

אלא אם כן הלוגיסטיקה והזמן ממש למנוע את זה, כל מתכנן האירוע צריך לערוך בדיקה באתר לפני ההתקשרות בכל מקום.תמונות יכול להיות מאוד מועיל, אבל יש היבטים רבים, כי ניתן רק להעריך אדם. מבקשים סיור של המקום כולל הכל מהחניה לכניסה ואת שטח האירוע לשירותים. אתה תהיה שמח שעשית!

התאמת העדפות הלקוח

בסופו של דבר, מתכנני האירועים חייבים להציג את המלצות המקום שלהם ללקוח שלהם (בין אם זה לקוח פנימי כמו מנהלי חברה או ניהול או לקוח חיצוני) ולקבל אישורים. השאלה היחידה לשאול את עצמך לגבי הלקוח במהלך שלב תכנון המקום הוא הלקוח יאשר המלצה שלי (ים)? על מנת להיות מסוגל לענות על שאלה זו עם קצת ביטחון, עליך לוודא שאתה מבין את הציפיות של הלקוח והעדפות מההתחלה.