כיצד לחסוך זמן בשיחות טלפון נכנסות - טלפון עצות

שיחות טלפון נכנסות יכול לאכול הרבה זמן ברצינות להפחית את התפוקה שלך על ידי משיכת אותך ממשימות אחרות. אבל בדיוק כמו שיש דרכים לטפל שיחות טלפון יוצאות שישפרו את ניהול הזמן שלך, יש דרכים לטפל שיחות טלפון נכנסות כדי לצמצם את כמות הזמן שאתה שורף לדבר בטלפון - מבלי להיות גס לאדם נקרא אתה. אלה טיפים לענות על הטלפון יעזור.

טלפון עצות עבור שיחות נכנסות

1) לענות על הטלפון שלך עם ברכה הטלפון העסקי הנכון.

לדוגמה, כאשר עונה לטלפון אומר משהו כמו "Cypress Technologies, סוזן מדברת, איך אוכל לעזור לך?" זה לא רק מאפשר למתקשר לדעת כי הם הגיעו לעסק, אבל מעביר את האחריות עליו לענות על השאלה, חוסך זמן על שאלות חקירה כגון, "האם זה סייפרס טכנולוגיות?", ו צ'ט בטלה.

2) תחשוב ותעדף תוך כדי דיבור.

האם השיחה מטופלת בצורה הטובה ביותר עכשיו או מאוחר יותר? רבים של שיחות טלפון עסקים מקבלים שאילתות מהירות כי הם נענו בקלות, כגון, "כמה מאוחר אתה פתוח?" אבל אחרים כוללים תשובות מורכבות יותר זמן רב. אם זה המקרה, אמור למתקשר כל כך, ושאל מתי יהיה נוח להתקשר אליה כדי לדון בו.

3) השתמש בטכניקות כגון פרפרזה וסיכום כדי לשמור על שיחות טלפון על המסלול.

- אם אתה מדבר עם מישהו בטלפון אשר נראה רוצה לשוחח או לסטות מהנקודה, לומר משהו כגון, "אז מה שאני שומע אותך אומר …" או "אז נקודות המפתח הם … "או" האם (הוסף סיכום) סיכום הוגן של מה שאתה אומר? " קשה לפטפט עם מישהו שמסרב לשוחח.

4) קבל את הרגל של סגירת כל שיחה נכנסת עם סיכום של כל פעולה שאתה ואת המתקשר הסכימו לקחת.

אמנם זה ייקח רק שניות ברוב המקרים, זה יכול לחסוך לך הרבה זמן על ידי הימנעות שגיאות ואת הצורך לבדוק פעמיים. למשל, אחרי שיחה שבמסגרתה ארגנת פגישה עם לקוח, אתה יכול לומר, "טוב.

אני אפגש איתך במשרד שלך (הכנס מיקום ) ב 10 בבוקר מחר נלך על הדגימות יחד. "

5) שמור על כרית הודעה וכלי כתיבה על ידי כל הטלפונים שלך, כך שתוכל לרשום פרטים במהלך השיחה.

זה לא רק ניהול זמן טוב באותו זמן, עוזר לשמור על התמקדות השיחה, אבל לעזור זמן ניהול מאוחר יותר, אם אתה צריך למצוא ו / או לסקור את הפרטים של שיחה מסוימת.

6) תן ללקוחות שלך ולקוחות את האפשרות דוא"ל.

רבים מהם ישתמשו בדוא"ל כדי ליצור איתך קשר במקום לטלפן אם הם יודעים מה כתובת הדוא"ל שלך.ודא שכתובת הדוא"ל של החברה שלך בולטת בכרטיסי הביקור שלך ובאתר שלך, אם יש לך כתובת אתר. אם יש לך את כתובות הדוא"ל שלהם, שלח דוא"ל ללקוחות הנוכחי שלך ולקוחות, להזכיר את אפשרות הדוא"ל ולהציג אותו כדרך לשפר את התקשורת.

7) השתמש בטכנולוגיה כדי לנהל את הזמן שבו אתה מבלה לענות לטלפון.

כמינימום, העסק שלך צריך להיות משיבון ודואר קולי. הגדר את אלה עם סקריפטים עסקיים המתאימים, ולהשתמש בהם כדי לענות על הטלפון בשבילך כאשר אתה מחוץ למשרד או צריך לעבוד על משהו ללא הפרעות. לאחר מכן, הזמן לתזמן את הודעות הטלפון האלה בכל יום.

במונחים של ניהול זמן, תוכל להרוויח זמן יקר על ידי קיבוץ שיחות טלפון יחד.

8) אם אתה מפעיל עסק מהבית, לקבל טלפון או עסק נפרד.

אתה צריך טלפון שני "עסקים בלבד" עם משיבון "העסק בלבד" שלו ו / או דואר קולי. לא רק זה מקצועי יותר, אבל זה יחסוך לך את הזמן שנדרש כדי לדעוך דרך הודעות וקביעת אילו הם קשורים העסק.

9) זה תמיד הכי טוב שיש לאדם לענות לטלפון.

לאחר מכונת להרים או גרוע מזה, מערכת אוטומטית אינטראקטיבית קול תגובה (IVR) הוא ממש לבטל את זה יעלה לך כאשר אנשים לא טורחים להשאיר הודעות או להתקשר בחזרה. אם מענה לשיחות טלפון נכנסות לוקח יותר מדי זמן במהלך היום, שקול לשכור פקידת קבלה או שירות מענה מקצועי כדי לענות לטלפון עבורך.

העלות של מישהו אחר לעשות את זה עשוי להיות יותר מאשר לקזז את הגידול הפרודוקטיביות שלך ומכירות טובות יותר.

10) שמור סקריפט בכתב של שאלות נפוצות (ותשובות) פורסם על ידי הטלפון שלך.

זה חוסך לך זמן העובדים שלך אם הם לא צריכים לחפש תשובות או לחשוב על איך לענות על בקשה מסוימת בעת מענה לטלפון.

טלפון טיפים סיכום

זכור, הטלפון אמור להיות כלי עסקי, לא פולשניות זמן אשר שולט יום העבודה שלך. טיפול בשיחות הטלפון הנכנסות שלך בהתאם לטיפים אלה לניהול זמן יעזור לך לנהל את הזמן שלך, לשפר את הפרודוקטיביות שלך, ולהחזיר את הטלפון למקומו הנכון - לעזור לך לנהל את העסק שלך במקום להפעיל אותך.