מערכת ניהול זמן באמת עובד

אנשים רבים טועים זמן מעקב אחר ניהול זמן. הם דתיים לעקוב אחר כל מה שהם עושים כל יום, במשך שבועות או אפילו חודשים.

ואז הם מפסיקים לעשות את זה כי הם לא הבינו שום שינויים חיוביים. בטח, הם חיסל כמה אירועים ותעדף כמה אחרים. אבל הם לא הצליחו באמת. הם פשוט סידרו אותו מחדש. בסוף היום הם עדיין מרופטים ומתוסכלים.

אבל לעקוב אחר איך אתה מבלה את הזמן שלך היא לא ניהול זמן. ניהול זמן הוא על ביצוע שינויים באופן שבו אתה מבלה את הזמן שלך.

עבור ניהול זמן יעיל, אתה צריך ליישם מערכת ניהול זמן שיעזור לך לראות איפה השינויים יכול וצריך להיעשות … כלומר, השלב הראשון של ניהול זמן היא לנתח איך אתה מבלה את הזמן שלך, כך שאתה יכול לקבוע אילו שינויים ברצונך לבצע.

-> ->

סיווג עבור ניהול זמן יעיל

איך אתה בעצם לנהל את הזמן? הסוד הוא בקטגוריות. תסתכל על היומן שלך למחר. זה בטח כבר מלא אירועים ופעילויות שאתה מקווה להשיג. כאשר אתה עובד או אחר כך, אתה תהיה למלא את החללים הריקים עם פרטים על מה שאתה באמת עשה.

-> ->

בסוף היום, להסתכל על הרשימה ואת התווית כל משימה ו / או אירוע עם אחת הקטגוריות הבאות. כמה זמן במהלך יום העבודה שלך אתה בעצם מבלה:

1) כיבוי שריפות. שיחת טלפון לא צפויה. דו"ח זה נחוץ לפגישה שהיתה צריכה להיות מודפסת אתמול. קובץ חסר שצריך להיות על השולחן שלך. כמה היום שלך היה למעשה בילה במצב משבר? עבור רוב האנשים, זוהי קטגוריה שלילית כי מנקז האנרגיה שלהם מפריע הפרודוקטיביות שלהם.

->

עזרה עם ארגון קבצים

כיצד להגדיר מערכת ניהול מסמכים

מאסטרינג מערכת הגשת שלך

10 טיפים לארגון קבצים אלקטרוניים

2) התמודדות עם הפרעות. שיחות טלפון ואנשים שנופלים על ידי המשרד שלך יהיה כנראה בראש הרשימה כאשר אתה הקצאת אירועים לקטגוריה זו. שוב, עבור רוב האנשים, זוהי קטגוריה שלילית כי זה מפריע (ולפעמים הורג) פרודוקטיביות.

-> ->

עזרה התמודדות עם הפרעות

התמודדות עם שיחות טלפון נכנסות

להישאר על לוח הזמנים כאשר עובדים

הפעלת עסק מוצלח מבוסס הביתה עם ילדים

3) ביצוע משימות מתוכננות. זהו השימוש החיובי ביותר בזמן במהלך יום העבודה שלך. אתה בשליטה להשיג את מה שאתה מתכוון להשיג. משימות מתוכננות יכולות לכלול שיחות טלפון, פגישות עם צוות, ואפילו מענה לדוא"ל - אם אלה משימות שהוספת לסדר היום שלך.

4) עבודה ללא הפרעות. ייתכן שאתה לא עובד על משימה שתכננת לעשות, אבל אתה מקבל להשיג משהו, ועבור רוב האנשים, זה מצב עבודה פרודוקטיבי מאוד, חיובי.

5) השבתה רצופה. אלה פעמים במהלך יום העבודה המשמשים מחדש להפיח מחדש ולארגן מחדש. צהריים או הפסקה באמצע הבוקר עשויים לספור אם הם ללא הפרעות.

אם אתה בר מזל מספיק כדי לעבוד עם חברה המציעה באתר עבודה מחוץ מתקני או חדרי שינה (פורצ'ן), זה היה נחשב גם. כל אחד צריך כמות מסוימת של זמן השבתה רצוף מובנה לתוך היום שלהם להיות פרודוקטיבי במהלך זמן העבודה שלהם.

שבוע של העבר שלך הוא המפתח לעתיד

עכשיו שאתה מבין את הקטגוריות של מערכת ניהול זמן זו, הגיע הזמן להשתמש בהם כדי לנתח "טיפוסי" שלך בשבוע עבודה. באמצעות כל מערכת לוח שנה אתה משתמש לרישום פגישות ופעילויות בחיי היומיום שלך, לחזור ולבחור בשבוע טיפוסי האחרונות. עבור את הערכים של כל יום עבודה ו לסווג אותם לפי הקטגוריות ניהול זמן לעיל אם עדיין לא. שמירה על סך ריצה בתחתית כל יום תקל לראות איך בדיוק אתה מבלה את זמן העבודה שלך כל יום.

עכשיו יש לך את הנתונים הדרושים כדי לבצע שינויים באופן שבו אתה מבלה את הזמן בעבודה. האם אתה מבלה יותר מדי זמן לכבות שריפות? אז אתה צריך לעשות את השינויים הארגוניים או פיזית כדי למנוע או לדחות את המשברים המתמידים. לנקות מחדש את השולחן שלך, למשל, כך שתוכל למצוא את הקבצים שאתה צריך בקלות, ולהקים שגרת לשים את הקבצים שאתה צריך עבור היום הבא על השולחן שלך לפני שאתה עוזב את היום.

לא מקבל מספיק זמן השבתה ללא הפסקה במהלך יום העבודה שלך? אז אתה צריך לתזמן את הזמן בשבילך. למשל, להפסיק לאכול ארוחת צהריים ליד השולחן שלך פיזית לעזוב את הבניין עבור הזמן הצהוב שנקבע.

על ידי יישום קטגוריות העבודה שלי של ניהול זמן, וביצוע השינויים עליך לבצע כדי לבלות יותר מזמנך במהלך יום העבודה שלך בקטגוריות חיוביות ופחות זמן בקטגוריות שליליות, תוכל באמת להיות מסוגל ביעילות לנהל את הזמן שלך - ולהשיג את המטרה האמיתית של ניהול זמן, כדי להרגיש טוב יותר.